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Kassenbuch, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, vielleicht noch EÜR – Was muss eine Buchhaltungssoftware können? Ganz klar: Die Anforderungen sind unterschiedlich. Eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen leistet anderes als die Buchhaltungssoftware für Freiberufler oder die Buchhaltungssoftware, die ein Verein nutzt. Wir unterziehen Buchhaltungssoftware einem Vergleich, so dass du das für dein Unternehmen passende Tool schnell findest.
Natürlich ist es wichtig, welche Funktionen die Buchhaltungssoftware im Test hat. Denn jedes Unternehmen ist zu einer ordentlichen, nachvollziehbaren Buchhaltung verpflichtet. Ist die Buchführung fehlerhaft, kann das schwere Strafen nach sich ziehen. Am Ende des Geschäftsjahres muss ein ordentlicher Jahresabschluss durchgeführt werden. Buchhaltungssoftware kann online genutzt werden, kann aber auch lokal und offline erfolgen. Einige Angebote basieren auf einem monatlichen Abo (mit Kosten im Bereich von 5 Euro bis in den niedrigen zweistelligen Bereich), andere Buchhaltungssoftware ist kostenlos nutzbar.
Welche Module müssen die Tools unbedingt enthalten? Hier geht es nicht um spezielle Buchhaltungssoftware für das Handwerk oder um eine Buchhaltungssoftware für Kleingewerbe, sondern um grundsätzliche Anforderungen. Zu den Basics gehören:
Zu diesen zwingend notwendigen Funktionen kommen noch optionale Funktionen. Wenn die Buchhaltungssoftware außerdem die Rechnungsstellung übernimmt, die Verwaltung offener Verbindlichkeiten und Forderungen erleichtert, ein Modul zum Mahnwesen hat und aus dem Tool heraus Online-Banking erlaubt, ist das perfekt. Außerdem ist die Digitalisierung und automatische Einbindung an die jeweiligen Buchungen eine praktische Sache.
Die ELSTER-Schnittstelle ist unbedingt nötig. Denn diese Schnittstelle stellt sicher, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen an das Finanzamt weitergeleitet werden. Ebenfalls nötig ist die Schnittstelle DATEV. DATEV ist ein IT-Dienstleister für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sowie deren Mandanten – also für kleine und mittelständische Unternehmen, für Vereine und Freiberufler. Der Schwerpunkt von DATEV liegt allerdings beim Steuerberatermarkt.
Sinnvoll kann auch ein Zugang für einen Steuerberater ein sowie die Möglichkeit, Daten im Format CSV zu importieren und zu exportierten. Die Beleg-Erfassung per E-Mail erleichtert die Arbeit ebenfalls ungemein, aber das lassen nicht alle Programme zu.
Standard ist, dass die Buchhaltungssoftware auf der Basis von allen erfassten Buchungen eine EÜR, also eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, erstellt. Kapitalgesellschaften benötigen allerdings einen Jahresabschluss in Form einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung. Dieses Modul fehlt bei einigen Angeboten.
Kleingewerbe mit einem Umsatz von weniger als 17.500 € jährlich brauchen sich darum keine Gedanken zu machen – die Buchhaltungssoftware für Kleingewerbe braucht keine Umsatzsteuervoranmeldung zu machen.
Für alle anderen gilt: Das muss die Buchhaltungssoftware können. Und dabei spielt es keine rolle, ob es sich um Buchhaltungssoftware für Freiberufler handelt, um Buchhaltungssoftware für das Handwerk oder eine andere Buchhaltungssoftware, die vielleicht sogar kostenlos ist. Die Umsatzsteuerdaten werden an ELSTER gemeldet.
Noch vor ein paar Jahren war Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen wie auch für Freiberufler und größere Unternehmen immer ein Software-Paket, das auf einer oder mehreren DVDs geliefert wurde. Die Software musste für die verschiedenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Unternehmen lizenziert werden.
Das Modell gibt es heute immer noch, allerdings wird die Software häufig per Download angeboten. Parallel dazu kann Buchhaltungssoftware online genutzt werden: Buchhaltungssoftware für Mac wie für Windows wird nicht mehr auf den lokalen Rechner geladen, sondern über eine sichere und verschlüsselte Verbindung in der Cloud genutzt.
Dementsprechend fällt dann auch kein einmaliger Preis für den Kauf der Software an, sondern die Nutzung wird über ein monatlichen Abonnement geregelt. Verschiedene Modelle lassen die Nutzung von einem, drei, fünf, zehn oder unbegrenzt vielen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zu. Dabei kann in vielen Fällen individuell eingestellt werden, wer auf welche Module genau Zugriff hat. Genauso wie die lokale Installation hat auch die Lösung aus der Cloud Vor- und Nachteile.
Buchhaltungssoftware ist ein komplexes Thema. Die Bedienung und die einzelnen Funktionen erschließen sich nicht zwangsläufig von alleine – Support ist wichtig. Der sollte immer und von überall aus erreichbar sein, per Telefon, E-Mail oder Chat. Idealerweise gibt es innerhalb der Buchhaltungssoftware online einen ausführlichen FAQ-Bereich, der auch die tatsächlich auftretenden Probleme behandelt und nicht nur Dekoration ist.
Wichtig: Wie viel kostet der Support? Eine kostenpflichtige Hotline ist nie so toll wie ein kostenloser Chat mit echten Menschen (statt Chat-Bot).
Manche Software wird jährlich abgerechnet, andere quartalsweise, wieder andere monatlich. Und es gibt – selten – noch Buchhaltungssoftware, die einmal gekauft wird und dann für die nächsten Jahre kostenfrei genutzt werden kann. Daneben existiert die ein oder andere Buchhaltungssoftware, die kostenlos ist. Das macht den Vergleich schwer. Ein hoher Preis ist für Gründer und junge Unternehmen sowie für Freiberufler jedoch oft ein Ausschlusskriterium.
Eine kostenlose Testphase ist natürlich eine tolle Sache: Du kannst innerhalb eines festgelegten Zeitraums die Funktionen des Programms kennenlernen und anschließend entscheiden, ob es das ist, was du brauchst und willst.
Aber Achtung: Manche Buchhaltungssoftware ist zwar kostenlos nutzbar, aber nur eingeschränkt. Es handelt sich dann um eine Demo-Version mit eingeschränkten Funktionen. Willst du die Software in vollem Umfang nutzen, kann es teuer werden. Besser ist eine 30tägige oder 90tägige Testphase, während der das Programm in vollem Umfang genutzt werden kann.
Was sollte die Buchhaltungssoftware nun unbedingt können, was ist eine nette Beigabe? Wichtig ist, dass die Software beim Erstellen von Angeboten, von Rechnungen und Mahnungen unterstützt. Außerdem sollte die Buchhaltungssoftware sich mit Bankkonten und mit Kreditkarten verknüpfen lassen. Offene Posten müssen auf den ersten Blick erkennbar sein, eine übersichtliche Darstellung aller Vorgänge und die entsprechende Kennzeichnung wichtiger Details ist unabdingbar.
Ist ein Unternehmen umsatzsteuerpflichtig, muss die Software die Umsatzsteuervoranmeldung übernehmen. Ideal ist die automatische Übermittlung aller relevanten und vorgeschriebenen Daten an ELSTER.
Außerdem muss die Software unbedingt die Erstellung des Kassenbuchs übernehmen und eine EÜR beziehungsweise eine Gewinn-und-Verlust-Bilanz erstellen. Welcher der beiden Jahresabschlüsse benötigt wird, hängt davon ab, ob die Buchhaltungssoftware von einem Kleinunternehmen oder von einem Unternehmen oder einem Freiberufler mit einem jährlichen Umsatz von mehr als 17.500 € genutzt wird.
Neben den unbedingt nötigen Funktionen sind einige Funktionen wünschenswert. Das sind im Speziellen:
Die Verknüpfung mit dem Online-Banking und der Kreditkarte wurde bereits erwähnt: Es ist einfach unpraktisch, alle Informationen zwischen den beiden Programmen manuell zu managen. Alternative Angebote wie PayPal und Stripe werden immer wichtiger. Einige Unternehmen, insbesondere junge Unternehmen, arbeiten nun auch schon mit Kryptowährungen und nutzen die entsprechenden Systeme nicht nur im Bereich eines Online-Shops, sondern auch zur Auszahlung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Ist das in deinem Unternehmen der Fall, solltest du unbedingt darauf achten, wie die Buchhaltungssoftware im Test damit umgeht.
Die Buchhaltungssoftware sollte einen Zugang für den Steuerberater angelegt haben oder zumindest über eine DATEV-Schnittstelle verfügen. Außerdem ist eine ELSTER-Schnittstelle unabdingbar, anders kann die Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht vorgenommen werden.
Wünschenswert ist darüber hinaus, dass die Software für jeden involvierten Mitarbeiter und jede involvierte Mitarbeiterin einen Zugang bereithält, der sich genau auf die nötigen Module und Zugriffsberechtigungen einstellen lässt. Ist die Buchhaltungssoftware nicht nur auf dem Mac oder dem PC im Unternehmen nutzbar, sondern verfügt auch über eine mobile App für Android und iOS, ist das noch besser. Die Apps sind im Idealfall kostenlos, auch wenn die Buchhaltungssoftware vielleicht nicht kostenlos ist.
Technisch ist heutzutage sehr viel möglich, und zu den sehr angenehmen Möglichkeiten gehört auch der automatische Rechnungsimport, oft als Getmyinvoices bezeichnet. Schnittstellen zu den Tools, die dein Unternehmen nutzt, sind selbstverständlich ebenfalls nützlich.
Das ist (noch) eine Glaubensfrage. Bei der lokalen Desktop-Version liegt die gesamte Sicherheit gegen Angriffe von außen in der Hand deines Unternehmens. Und natürlich muss die entsprechende Hardware auch vorhanden sein. Das ist eine Menge Geld, die da involviert ist, denn natürlich muss ein firmeninternes Netzwerk existieren, über das die verschiedenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen jeweils Zugriff auf die relevanten Module haben.
Wird die Buchhaltungssoftware online und über die Cloud benutzt, musst du dir zwar auch über Sicherheit und Angreifbarkeit Gedanken machen, aber in einem anderen Rahmen. Der Zugang zu Software und einzelnen Modulen ist über den Desktop möglich, jedes internetfähige Gerät kann dafür genutzt werden. Du benötigst für deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter also nur einen Zugangsschlüssel. Ideal ist nach der aktuellen Lage der Dinge, wenn die Server, auf denen die Buchhaltungssoftware online betrieben wird, auf deutschem oder zumindest europäischem Boden stehen…
Buchhaltungssoftware für den Verein muss etwas anderes können als Buchhaltungssoftware für ein Kleingewerbe oder Buchhaltungssoftware für den Freiberufler. Wie groß ist das Unternehmen? Welche Schnittstellen werden benötigt? Wie viele Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen benötigen Zugang? Soll die Buchhaltungssoftware für ein Kleinunternehmen möglicherweise sogar den Steuerberater ersetzen? Jedes Unternehmen stellt andere Anforderungen. Daher können wir dir hier keine pauschale Empfehlung geben. Aber wir können dir Tendenzen aufzeigen, was möglicherweise für dein Unternehmen in Frage kommt.
Für Kleinunternehmen und Kleingewerbetreibende sind einfache Lösungen in der Regel ausreichend. Auch Freiberufler profitieren von einfachen, oft kostenlosen Lösungen, die nur mit wenigen Funktionen ausgestattet sind.
Freiberufler und kleine Einzelunternehmer fallen häufig unter die Regelung für Kleingewerbe. Sie benötigen eine Buchhaltungssoftware, die einfach und unkompliziert die Rechnungserstellung erledigt, die Einnahmen und Ausgaben aufzeichnet. Die Software sollte die EÜR erstellen und die Datenübertragung an den Steuerberater leisten. Außerdem muss sie einfach nutzbar sein und darf, wenn überhaupt, nur geringe Kosten verursachen.
Online-Händler benötigen eine Software, die Schnittstellen für die verwendeten Tools und Marktplätze beinhalten. Die Zusammenarbeit mit dem verwendeten ERP sollte problemlos möglich sein. Das bieten eher die kostenpflichtigen und nicht ganz günstigen Software-Pakete: Billbee ist hier eine Möglichkeit, aber auch Shopify oder SevDesk. Wie hoch die Kosten für die Buchhaltungssoftware am Ende ausfallen, hängt aber immer noch vom jeweiligen Unternehmen und den Anforderungen ab.
Bei inhabergeführten Unternehmen ist meist immerhin eine kleine Belegschaft vorhanden. In der Regel gibt es einen oder mehrere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die sich zumindest in Teilzeit um die Buchhaltung kümmern. Daher muss die Buchhaltungssoftware für Handwerk und Kleinunternehmen in diesem Fall schon etwas mehr können.
Neben der Rechnungsstellung und der Aufzeichnung von Einnahmen und Ausgaben ist die Erstellung einer EÜR nötig. Die Datenübertragung an den Steuerberater muss gewährleistet sein, die Nutzung muss aber immer noch sehr einfach sein. Abschreibungen und Lohn- und Gehaltsabrechnungen sollte die Software erledigen.
Manchmal liegen einfach viele Dinge an. Da kommen zahlreiche Belege zusammen, die als Werbekosten, Materialien und mehr abgerechnet und eingepflegt werden müssen. Die Software sollte das nicht nur erlauben und möglichst unkompliziert über Scan und E-Mail ermöglichen. Eine automatische Vorsortieren erleichtert in diesem Fall die Arbeit ungemein.
