Eine Dauerrechnung ist eine besondere Form der Rechnungsstellung, in dem schon zu einem bestimmten Zeitpunkt festgelegt wird, in welchem Abstand ein Betrag fällig wird.
Eine Dauerrechnung macht also dann Sinn, wenn dauerhaft bestimmte Leistungen im gleichen Umfang regelmäßig und immer für das gleiche Entgelt berechnet werden.
Das ist bspw. bei der gewerblichen Mietverträgen, regelmäßigen Reinigung von Geschäftsräumen oder Wartungsverträgen für Webseiten der Fall.
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Die Vorteile
Eine Dauerrechnung senkt den Aufwand auf beiden Seiten: Du musst die Rechnung nur einmal erstellen, danach hast du deine Ruhe und kannst die freigewordene Zeit anders nutzen.
Auch der Kunde muss die Rechnung nur einmal in Empfang nehmen und hat die Möglichkeit z.B. über einen Dauerauftrag gemütlich zu bezahlen – oder du ziehst den Betrag per Lastschrift ein.
Die Fehlerquote in den Rechnungen wird reduziert, da nach der einmaligen Rechnungsstellung kein Mensch mehr in den Prozess involviert ist und sich so auch keine Fehler mehr einschleichen können. So erhältst du auch mit einer höheren Wahrscheinlichkeit dein Geld pünktlich.
Auch die Motivation der Mitarbeitenden wird auf beiden Seiten erhöht, denn die eintönige Arbeit der Rechnungserstellung und das Eintragen der Überweisung auf der Kundenseite fällt weg.
Die Nachteile
Neben den Vorteilen gibt es einige kleinere Nachteile, die wir dir aber nicht Vorenthalten wollen:
Die Dauerrechnung bietet weniger Flexibilität. Für Änderungen muss ein Korrekturbeleg mitgereicht werden. Das könnte bei einer Änderung des Leistungsumfangs oder bei gesetzlichen Änderungen (bspw. Mehrwertsteuersenkung während der Corona-Pandemie) passieren.
Grundsätzlich sind solche Änderungen eher selten der Fall, daher ist auch dort der Aufwand gering.
Wie erstellt man eine Dauerrechnung?
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Die Pflichtangaben einer Rechnung bleiben erhalten. Du musst folgendes angeben:
- Den vollständigen Namen und Anschrift des Leistungserbringers bzw. Rechnungsstellers
->Bei Eintragung in das Handelsregister auch die HR-Nummer, sowie das zuständige Amtsgericht
- Den vollständigen Namen sowie Anschrift des Kunden bzw. Rechnungsempfängers (wenn Gesamtwert >250€ und keine Kleinbetragsrechnung)
- Die Steuernummer, wenn vorhanden auch die USt-ID
- Das Datum des Belegs
- Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmalig vergeben werden darf
- Eine Angabe zum genauen Leistungsumfang oder Art und Menge der gelieferten Ware
- Der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistungserbringung (Beispiel folgt)
- Das Entgelt für die Ware bzw. Leistung, inkl. Ausweis der Umsatzsteuer (falls keine Kleinunternehmerregelung angewendet wird)
- Wenn im Vorfeld vereinbart: Rabatte, Skonti oder andere Minderungen des Entgelts
Außerdem ist es empfehlenswert, ein Zahlungsziel bzw. Zahlungsbedingungen zu welchen dein Kunde die Leistung gezahlt haben muss. Ansonsten gilt das BGB. Demnach ist die Zahlung sofort fällig, allerdings kannst du erst nach 30 Tagen eine Mahnung senden, wenn der Kunde nicht zahlt.
Zudem empfehlenswert ist die Angabe von Kontaktdaten, sodass der Kunde bei Rückfragen kurzfristig Kontakt an der richtigen Stelle aufnehmen kann.
Besonderheiten einer Dauerrechnung
Bei der Erstellung einer Dauerrechnung musst du darauf achten, die Bezeichnung als “Dauerrechnung” zu verwenden. Diese muss gut erkennbar sein. Außerdem muss ein Gültigkeitszeitraum (bspw. die Gültigkeit für ein Gesamtjahr) genau angegeben werden.
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