Für Word und Excel: Vorlage zum kostenlosen Download

Erbringst du für deine Kunden eine Leistung – durch den Verkauf eines Produktes oder durch eine bestellte Dienstleistung, so erwartest du eine angemessene Bezahlung. Gerade im B2B-Geschäft ist es üblich, dafür eine Rechnung zu erstellen. In diesem Beitrag findest du unsere kostenlose Rechnungsvorlage zum Download im Word und Excel-Format. Mit solch einem Beleg stellst du dem Leistungsempfänger neben dem Preis alle weiteren Informationen zur Verfügung, die für die Bezahlung notwendig sind.

Hier findest du kostenlose Vorlagen für den Download

Wir haben für dich verschiedene Muster für Rechnungen erstellt, die du mit Hilfe der Programme Word und Excel erstellen kannst. Mit wenigen Mausklicks kannst du den Rechnungsgenerator auf dein Unternehmen anpassen. Füge deine Unternehmensdaten ein und erstelle dir so für das Erstellen von Rechnungen eine Vorlage, die du immer wieder benutzen kannst:

Rechnungsvorlage als Word und Excel downloaden
Unsere Rechnungsvorlage kann kostenlos im Word, Excel und PDF Format heruntergeladen werden

Alternative: Rechnung Online schreiben

Eine deutlich bequemere und effizientere Variante für die Rechnungserstellung ist es, die Rechnung online zu erstellen. Das geht mit Rechnungsprogrammen in der Cloud, wie zum Beispiel sevDesk. Du kannst sevDesk hier kostenfrei testen, und innerhalb von wenigen Minuten die erste rechtssichere Rechnung erstellen und direkt versenden. Exklusiv über unseren Link erhältst du außerdem einen 50% Gutschein, falls du dich für die Software entscheidest.

Rechnung schreiben – die einzelnen Schritte:

Richtige Rechnungen schreiben? Darauf musst du achten!
  1. Wähle für das Erstellen der Rechnung als Muster zwischen den Dateiformat Word und Excel aus!
  2. Oben links auf dem Formular ist Platz für die Daten deines Unternehmens. Schreibe deinen korrekten Firmennamen und die vollständige Anschrift
  3. Gib bitte darunter auch die vollständigen Daten des Rechnungsempfängers an. Achte bitte auf die richtige Rechtsform (z.B. GmbH)
  4. In den rechten Teil des Rechnungskopfes kannst du dein Logo platzieren. Außerdem füge hier ergänzende Informationen zum Beleg ein:
    • die Rechnungsnummer (gefordert wird eine fortlaufende, einmalige und eindeutige Nummerierung aus Ziffern und/oder Buchstaben und Sonderzeichen)
    • das Rechnungsdatum (der Tag der Ausstellung der Rechnung)
    • das Leistungsdatum (der Tag der Lieferung oder der Leistungserbringung, kann auch in Kalenderwochen oder als Monat angegeben werden, wenn ein Zeitraum angegeben werden soll)
  5. Im Betreff kannst du dich zum Beispiel auf eine Angebotsnummer oder auf ein besonderes Projekt beziehen
  6. Der Kopftext führt weitere Informationen ein, wenn Bedarf besteht
  7. Im Hauptteil der Rechnung werden alle Leistungen aufgelistet, die du berechnest. Wenn du mehrere Positionen aufführen möchtest, so nummeriere sie durch
    • Bezeichnung der Artikel oder der Dienstleistung
    • Menge und Mengeneinheit
    • Einzelpreis
    • Gesamtpreis (ohne Umsatzsteuer)
    • Steuersatz und Steuerbetrag
    • Gesamtpreis mit Umsatzsteuer
  8. Unter den Leistungspositionen wird in der Regel das Zahlungsziel ausgewiesen. Weise hiermit deinen Kunden darauf hin, bis wann er die Rechnung zahlen soll. Das kannst du mit einem konkreten Datum tun oder mit einer Zeitangabe (z. B. „innerhalb von 10 Tagen). Wenn du Skonto vereinbart hast, schreibe es so genau wie möglich auf. Vermerke, bis wann dein Skontoangebot gilt und wie hoch der Prozentsatz ist.
  9. In den Fußtext der Rechnung gehören
    • deine Unternehmensdaten. Neben Firmierung und Anschrift sind hier auch Kontaktdaten wichtig. Möchtest du telefonisch erreichbar sein so gib Telefon- oder Handynummer an. Legst du Wert auf elektronische Informationen, vermerke deine E-Mail-Adresse
    • deine Bankverbindung. Heute solltest du nur noch die IBAN sowie die Bank und die BIC deines Geschäftskontos angeben
    • deine Umsatzsteuer-Nummer aus steuerlichen Gründen. Tritt dein Unternehmen als Kapital- oder Personengesellschaft auf, muss auch der Name des Geschäftsführers aufgeführt sein
  10. Vorlage als Word oder Excel speichern und ausdrucken

Sind Word und Excel Rechnungen GobD-Konform?

Um die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung einzuhalten, solltest du die erstellen Rechnungen nicht nur für den Postversand, sondern immer auch für dich ausdrucken. Wenn du deine Buchhaltung nicht komplett papierlos organisieren willst, so dient diese Kopie dann als Buchungsbeleg. So sicherst du außerdem die Unveränderlichbarkeit des Beleges.

Heute kannst du auch Rechnungen online erstellen und als E-Mail-Anhang versenden. Bitte denke daran, die Rechnung dann unbedingt in das PDF-Format umzuwandeln. Einfach als Word oder Excel-Datei speichern reicht nicht(!) aus, da diese Dateien leicht veränderbar sind.

Alle Rechnungen, die du fakturiert hast, musst du 10 Jahre lang archivieren. Hefte dein mit Word oder Excel erstelltes Dokument am besten nach der Rechnungsnummer geordnet ab. Auch die PDF und die E-Mail mit deiner Rechnung musst du so lange speichern. Denke daher immer an die Sicherung deiner Computerdateien und bewahre diese Back-ups gesondert auf.

Nach dem kostenlosen Download kannst du dieses für dich angepasste Muster einer Rechnung immer wieder benutzen. Als amtliches Dokument muss eine Rechnung übrigens nicht unterschrieben werden, sie ist auch so gültig.

Wenn kein Zahlungsziel angegeben ist, ist die Rechnung sofort fällig!

Die Angabe eines Zahlungsziels durch den Leistungserbringer ist ein freiwilliges Angebot. So ermöglichst du deinem Kunden, die Waren für eine kurze Zeit zu prüfen. Wenn du kein Zahlungsziel angibst, so ist die Rechnung jedoch unmittelbar mit Erhalt fällig! Der Kunde hat nicht das Recht, sich mit der Bezahlung Zeit zu lassen – vorausgesetzt natürlich, es war alles in Ordnung. Ist er nicht zufrieden, muss er dir das als Leistungserbringer unverzüglich mitteilen. Bleibt die Zahlung dennoch aus, dann mahne den Kunden zeitnah an.

Kleine und mittlere Unternehmen vereinbaren oft kurze Zahlungsziele von 10 oder 14 Tagen. Im Geschäftsverkehr mit leistungsstarken Betrieben sind dagegen auch Zielvereinbarungen von 30 Tagen und mehr üblich. Für eine kurzfristige Zahlung wird dann oft auch ein Skonto vereinbart. Meist kennen sich beide Geschäftspartner gut, bevor solche Zahlungsziele vereinbart werden. Vorab wird aber die Bonität des Kunden geprüft, zum Beispiel durch eine Anfrage bei einer Wirtschaftsauskunft wie die Creditreform.

Warum gehört die Umsatzsteuernummer auf jede Rechnung?

Das Schreiben einer Rechnung durch ein Unternehmen unterliegt steuerlich vielen Vorschriften, als wichtigste wäre das Umsatzsteuergesetz zu nennen. Der Paragraph 14a listet alle Pflichtangaben einer Rechnung auf. Unter anderem muss die eigene Umsatzsteuernummer aufgeführt werden. Damit weist du dich als Rechnungsersteller gegenüber deinem Kunden als Unternehmer aus, der bestimmten Pflichten und Rechte unterliegt.

Die Umsatzsteuernummer wird vom örtlich zuständigen Finanzamt vergeben. Zu Beginn deiner unternehmerischen Tätigkeit kann das ein Problem werden, denn ohne Umsatzsteuernummer kannst du keine Rechnung erstellen. Reiche daher deine Unterlagen zur Unternehmensgründung rechtzeitig bei der Steuerbehörde ein. Dauert die Bekanntgabe der Nummer länger, so wende dich an dein Finanzamt und bitte um Unterstützung.

Rechnung schreiben mit Vorlage – Fazit

Neben der Akquise neuer Aufträge und der Erfüllung der Kundenwünsche ist die Rechnungserstellung einer deiner wichtigsten Aufgaben als Unternehmer, denn nur so sicherst du dir auch eine Vergütung für deine Leistung. Je schneller du dieses Dokument erstellst, desto früher erhältst du dein Geld.

Mit unserer kostenlosen Vorlage für eine Rechnung, die du hier zum Download findest, gelingt die Fakturierung einer Leistung ganz schnell. Das hilft dir vor allem dann, wenn du viele Rechnungen erstellen möchtest und unter Zeitdruck stehst. Außerdem stellst du so sicher, dass deine Rechnungen auch den steuerlichen Vorschriften entsprechen. Nur dann wird sie nämlich vom Finanzamt auch anerkannt. Das ist für deine gewerblichen Kunden wichtig, wenn sie sich die ausgewiesene Vorsteuer zurückholen möchten.

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