Ist dein Unternehmen von der Corona-Pandemie betroffen? Erfahre hier was du jetzt tun kannst, und welche Soforthilfen es gibt Mehr erfahren

Selbstständig arbeiten – das bedeutet für viele selbst und ständig zu arbeiten. Für dich auch? Dann bist du hier genau richtig, und solltest weiterlesen. Mir ging es bis zum letzten Sommer genau wie dir.

Jedes Geschäftsmodell ist individuell, und jeder Unternehmer-Typ ist unterschiedlich. Aber eine Sache hält uns alle davon ab, unsere Ideen und Visionen in die Tat umzusetzen: Bürokratie! Neben all den Behörden, deren Formulare und Anträge wir in regelmäßigen Abständen gezwungenermaßen bearbeiten nervt eine Aufgabe JEDEN von uns – Die allseits “beliebte” Buchhaltung!

Selbst wenn man dieses Gebiet jemandem übertragen hat (zB. Steuerberater, Buchhalter o.ä.) muss man jeden Beleg einzeln heraussuchen, ihn bei Eintreffen weiterleiten oder entsprechend ablegen. Kennst du diesen einen Tag im Monat, an dem du dir den Kalender freischaufelst, um genau das zu tun?

Ich habe ihn gehasst! Bis zu einem Grillabend im letzten Sommer…

Zu besagtem Grillabend kam ich zu spät – wer hätte es gedacht – weil ich für meinen Steuerberater noch alle Belege zusammensuchen musste, damit die Umsatzsteuervoranmeldung rechtzeitig gemacht werden konnte. Als ich den anderen Unternehmern und Selbstständigen von diesem Tag erzählte bekam ich mitleidige Blicke und Zuspruch, denn jeder kannte diese Situation. Meine Laune wurde nicht gerade besser, als mich einer der vier auslachte.

Er hatte gelacht, weil er zum einen die Situation kannte, aber eine ganz simple Lösung für das Problem gefunden hatte. Seine einzige Antwort auf meinen verwirrten Blick war “Getmyinvoices”. Nachdem nun auch die anderen mehr als durcheinander waren antwortete er etwas ausführlicher.

“Ist euch mal aufgefallen, was wir da jeden Monat machen?

Wir sind wie dressierte Affen. Wir loggen uns regelmäßig in die gleichen Portale ein, und machen immer die gleichen Klicks um immer wieder die gleichen Dokumente zu bekommen. Ist das nicht wahnsinn?

Bei mir wiederholen sich 80%-90% der Belege jeden Monat, oder kommen zumindest von den gleichen Anbietern wie Google, Facebook oder der Telekom. Irgendwann habe ich Getmyinvoices gefunden, die mir genau diese lästige Aufgabe durch ein smartes Programm abnehmen. Man verbindet einmal die Anbieter, von denen man Rechnungen bekommt, und sie holen neue Dokumente automatisch ab. Am Buchhaltungstag klicke ich nur noch auf einen Button, und habe innerhalb von 30 Sekunden alle Belege vorsortiert in einem Ordner.”

Für uns anderen klang das wie ein Traum, aber es ging noch weiter.

“So musste ich jeden Monat nur noch die individuellen Belege heraussuchen, die ich zum Beispiel per E-Mail bekam, und sie weiterleiten. Irgendwann konnte ich mein E-Mail Konto auch verknüpfen, und es werden jetzt auch Rechnungen aus meinem Postfach automatisch erkannt. Mittlerweile brauche ich statt 10-12 Stunden nur noch eine Stunde, um die Buchhaltung vorzubereiten. Das Tüpfelchen auf dem i ist, dass die Belege inzwischen auch direkt an den Steuerberater übertragen werden können, oder sich mit meinem eigenen Buchhaltungstool synchronisiert. Für wenige Euro pro Monat habe ich mir so einen kompletten Tag erkauft.”

Aus der Runde kam kurz darauf ein Einwand. “Aber was sagt dein Steuerberater dazu? Das entspricht doch bestimmt wieder irgendeiner Richtlinie nicht.”

“Genau andersherum. Das Tool ist nicht nur zertifiziert und ohne Bedenken verwendbar, sondern mein Steuerberater hat auch einen kostenfreien Zugang. Er kann direkt auf die Belege zugreifen, und muss mich nicht mehr anrufen oder per Mail an die Abgabe erinnern.”

Drei mal darfst du raten, was ich direkt am nächsten Tag gemacht habe. Genau, ich habe mir das Tool direkt in der kostenlosen Testversion angeschaut, und eingerichtet.

Folgendes musst du tun, wenn du dir in Zukunft mehrere Stunden pro Monat sparen möchtest:

Schritt 1

Registriere dich hier für die kostenlose Testversion. Du hast kein Risiko, es verlängert sich nicht automatisch.

Schritt 2

Nachdem du deine E-Mail Adresse bestätigt hast (Klick auf den Link in der ersten Mail) kannst du dein Konto direkt nutzen.

Bitte verbinde nun das erste Portal.

Mein Tipp: Ich habe zuerst die Portale verknüpft, bei denen ich am meisten Rechnungen hatte, und die am nervigsten “manuell” abzurufen waren.

Hast du bedenken, dass dein Portal nicht dabei ist? Keine Sorge, bisher sind mehr als 4.500 Anbieter verfügbar, und täglich kommen mehrere hinzu. Sollte dir etwas fehlen kannst du das Team jederzeit informieren, und innerhalb kürzester Zeit wird es dir zur Verfügung stehen.

Schritt 3

Verbinde dein E-Mail Postfach, damit auch die “außergewöhnlichen” Dokumente automatisch in deinem Account erscheinen. Dieser Schritt hat mir enorm viel Zeit gespart, denn diese Sonderfälle haben bei mir einen großen Teil der benötigten Zeit ausgemacht.

Schritt 4

Dein verfluchter Buchhaltungstag steht bevor? Jetzt kommt dein Moment! Setz dich bequem hin, hol dir einen Kaffee und logge dich in dein Getmyinvoices-Account ein. Wähle den entsprechenden Monat aus, und drücke nun auf “Download All”. In den nächsten Sekunden befindet sich nicht nur ein Ordner mit allen belegen auf deiner Festplatte, sondern auch ein breites Grinsen wird dein Gesicht verzieren 🙂

Worauf wartest du noch?

Meiner Meinung nach ist es mehr als einen Test wert. Du hast nichts zu verlieren, kannst allerdings dein wichtigstes Gut zurückgewinnen: Deine Lebenszeit! Was du mit deiner Zeit anfängst ist letztendlich deine Sache, ich würde empfehlen sie nicht mit einer stupiden Aufgabe zu vergeuden, die auch ein Programm übernehmen kann. Viel Erfolg beim Testen, und viel Spaß mit deiner neu gewonnenen Freizeit!