Als Unternehmer bist du darauf angewiesen, dass deine Kunden ihre Rechnungen pünktlich bezahlen. Schließlich hast du alle Kosten bereits getragen, die für deine Leistung notwendig waren – du hast das Material eingekauft, die Löhne übernommen und die Rechnungen für Miete und Strom gezahlt. Daher ist es wichtig, die offenen Forderungen ständig zu überwachen und den Kunden bereits nach wenigen Tagen an die Überweisung zu erinnern, wenn er säumig ist.

Wir empfehlen dir eine Buchhaltungssoftware zu verwenden, die dir dabei hilft einen Überblick über alle offenen Forderungen zu behalten und mit wenigen Klicks Mahnungen zu versenden. Hier kannst du unsere Empfehlung 14 Tage kostenfrei testen, und erhältst exklusiv 50% Rabatt auf das Programm. Andernfalls helfen dir unsere kostenlosen Mahnungsvorlagen dabei, richtige Mahnungen zu erstellen.

Übrigens ist es im Geschäftsverkehr nicht unbedingt notwendig, drei Mahnungen zu versenden. Gibst du bereits auf deiner Rechnung ein genaues Datum für die Fälligkeit der Zahlung an, so befindet sich der Schuldner sofort in Zahlungsverzug, wenn er nicht pünktlich überweist. Doch ein wenig Fingerspitzengefühl ist im Umgang mit Kunden gefragt, denn schließlich möchtest du ihn ja nicht verlieren. Daher nutzen in Deutschland viele Unternehmen ein dreistufiges Mahnsystem.

Kostenfreies Muster für die Zahlungserinnerung

Nicht immer steckt Absicht dahinter, wenn die Zahlung des Kunden ausbleibt. Daher entscheiden sich viele Unternehmer, die erste Mahnung als freundliche Zahlungserinnerung zu versenden. Das kannst du bereits wenige Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung erledigen. Je früher du deinen Kunden an die ausstehende Zahlung erinnerst, desto schneller bekommst du dein Geld. Es empfiehlt sich dabei, noch einmal eine Kopie der Rechnung mitzusenden. So kann dein Kunde nicht behaupten, er hätte den Beleg gar nicht erhalten. Erkläre auf deinem Mahnschreiben freundlich, dass du einen Zahlungseingang in den nächsten Tagen erwartest und für etwaige Rückfragen gern zur Verfügung stehst. Oft hat diese Zahlungserinnerung bereits Erfolg. Wir stellen hier ein kostenfreies Muster für die 1. Mahnung zum Herunterladen zur Verfügung:

Kostenfreies Mustermahnung für die 2. Mahnung

Etwa zwei Wochen nach deiner Zahlungserinnerung solltest du die 2. Mahnung versenden, wenn der Geldeingang ausgeblieben ist. Hier darf der Ton schon energischer werden. Verweise auf die bereits versendete Erinnerung und setze eine Frist von 10 bis 14 Tagen für die Zahlung. Hier findest du eine kostenlose Vorlage dafür als Download in der

Kostenfreie Mahnungsvorlage für die 3. Mahnung

Wenn die zweite Mahnung den Kunden nicht dazu bringen sollte, deine Rechnung zu begleichen, musst du dir um dein Geld ernsthaft Sorgen machen. Offensichtlich kann oder will er deine Forderung nicht begleichen. Fordere den Schuldner daher nochmals eindeutig auf, den Betrag bis zum bestimmten Zeitpunkt zu überweisen. Kündige ihm außerdem an, rechtliche Schritte einzuleiten oder ein Inkassounternehmen zu beauftragen, wenn er diese Zahlungsfrist nicht einhält. Die dafür anfallenden Kosten wird er übernehmen müssen. Mustermahnungen zum Herunterladen findest du hier als

Effizient und termingerecht: Mahnungen erstellen mit Hilfe einer Software

Viele Arbeitsschritte im Rechnungswesen kannst du heute automatisieren, wenn du ein entsprechendes Buchhaltungsprogramm nutzt. Das gilt auch für das Mahnwesen. Deine Software liefert dir bereits alle Daten, die du brauchst. Dazu zählen etwa der Rechnungsbetrag, die Belegnummer und das Rechnungsdatum, die Anschrift des Kunden und auch die Zahlungsziele, die du ihm eingeräumt hast. Eine intelligente Software ermittelt auf Knopfdruck alle offenen Kundenforderungen und berechnet auch die Tage, die sie bereits überfällig sind. Eine Funktion oder ein Modul „Mahnungen“ verknüpft dann automatisch die benötigten Angaben zur Mahnung mit dem richtigen Mahnformular. Einfach ausdrucken, noch ein letzter Kontrollblick – und schon kannst du sie versenden. Für Mahnschreiben solltest du sicherheitshalber noch die gute alte Post oder andere Postdienstleister nutzen. E-Mails werden gerade in diesem Bereich noch oft ignoriert, landen im Spam oder beim falschen Ansprechpartner.

Diese Vorteile bringt dir eine Buchhaltungssoftware, die das Mahnwesen anbietet:

  • Zeitersparnis durch das Nutzen bereits erfasster Kundendaten
  • Überblick über alle Außenstände auf Knopfdruck
  • Auswerten der offenen Posten nach Tagen der Überfälligkeit
  • Markern der angemahnten Forderungen durch Vergabe von Mahnkennzeichen
  • korrekte Informationen und automatische Fristberechnung auf dem Mahnbelegen
  • einmaliges Formulieren von Mahntexten
  • einheitliche Formulare
  • Versenden der Mahnungen mit wenigen Klicks, kein manuelles kopieren & einfügen

Bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware achte bitte darauf, dass sie den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung in elektronischer Form (GoBD) entspricht. Fordere vom Hersteller ein entsprechendes Zertifikat, das du dem Finanzamt bei Rückfragen zur Verfügung stellen kannst. Unser Partner in diesem Bereich ist sevDesk, die hier entwickelte Software ist GoBD-konform. Du kannst sie übrigens kostenfrei und unverbindlich für 14 Tage testen. Außerdem gewährt das Unternehmen unseren Lesern exklusiv einen Gutschein in Höhe von 50 Prozent! Den Gutscheincode dafür findest du auf dieser Landingpage im oberen Bereich.

Aufbau und Form einer Mahnung

Eine schriftliche Mahnung ist eine Form des Geschäftsbriefes, als solcher also auch ein Aushängeschild deines Unternehmens. Orientiere dich hier an der Norm DIN 5008 für Geschäftsbriefe und verwende den Briefkopf deines Unternehmens. Bei Fragen oder bei Problemen, die dein Kunde mit dir besprechen möchte, findet er dann gleich alle wichtigen Daten und Ansprechpartner in deinem Unternehmen. Achte auf eine gute Rechtschreibung und Grammatik. Im Adressfeld füge die Kundendaten ein, die du mit der schriftlichen Bestellung oder der Auftragsbestätigung erhalten hast. Auch das ist übrigens bereits eine Maßnahme, wie du den Ausfall einer Kundenforderung vermeiden kannst: Bestehe auf schriftliche Bestellungen oder verwende ein Online-Formular, das alle wichtigen Angaben abfragt!

Die wichtigsten Informationen für den säumigen Zahler

Dein Mahnschreiben sollte dann folgende Punkte enthalten:

  • Überschrift („Zahlungserinnerung“ bzw. „2. Mahnung“)
  • Datum
  • Text mit allen wichtigen Daten zur Rechnung wie Betrag und Rechnungsdatum
  • Hinweis, dass die Fälligkeit überschritten ist
  • Aufforderung zur Zahlung
  • gesetzte Frist (innerhalb von … Tagen) oder genaues Zahldatum (Zahlung bis zum ….)
  • Hinweis auf möglich Folgen eines weiteren Zahlungsverzugs
  • bereits entstandene Mahngebühren oder Verzugszinsen
  • eigene Bankverbindung, damit der Kunde nicht lange suchen muss

Der Ablauf im dreistufigen Mahnsystem

Im Geschäftsalltag ist es nicht immer leicht, den Überblick über seine Forderungen zu behalten. Musst du sehr viele Rechnungen verwalten, weil du zum Beispiel einen Online-Handel betreibst, so gewöhne dir am besten einen wöchentlichen Rhythmus für die Auswertung deiner Offenen-Posten-Listen an und stoße dann das Mahnwesen an. Natürlich muss dafür auch deine Buchhaltung auf dem Laufenden sein. Wertvolle Tipps zum Mahnwesen haben wir dir in einem Video zusammengestellt

Mit einem Mahnwesen möchtest du dein Geld eintreiben – gleichzeitig musst du deine Texte so gestalten, dass du den Kunden nicht verlierst. Gehe nicht davon aus, dass böse Absicht dahinter steckt, wenn die Zahlung nicht pünktlich kommt. Da du die Ursache für den Verzug nicht weißt, bleibe immer freundlich, aber bestimmt. Kennst du den Kunden gut, so kannst du auch zuerst telefonisch an die Zahlung des Außenstandes erinnern. Ansonsten schreibe eine höfliche Zahlungserinnerung oder eine 1. Mahnung.

Darf ich Mahngebühren & Verzugszinsen verlangen?

Du kannst sogar vom ersten Tag des Überschreitens der Fälligkeit an Verzugszinsen und auch Mahngebühren von deinem Schuldner verlangen. Mahngebühren, oft auch Säumniszuschläge genannt, sollen den notwendigen Aufwand des Mahnwesens decken – üblich sind bis zu 5 Euro. Mehr solltest du nicht fordern. Verzugszinsen berechnen sich taggenau nach dem Fälligkeitstermin. Sie können bis zu 8 Prozentpunkte über dem veröffentlichten Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank liegen. Dazu findest du im Internet gute Verzugszinsen-Rechner.

In vielen Fällen hat bereits die erste Mahnung Erfolg. Außerdem erinnerst du deinen Kunden daran, dich zu informieren, wenn es Probleme mit deiner Leistung gab. Spätestens jetzt sollte er dir nämlich mitteilen, wenn die Lieferung gar nicht angekommen ist, wenn etwas defekt war oder er keine Rechnung gefunden hat. Erhältst du keine Reaktion, kannst du davon ausgehen, dass alles in Ordnung ist. Bleibt die Zahlung weiterhin aus, musst du vorsichtig sein. Deine Forderung ist jetzt in Gefahr!

Die erste Zahlungserinnerung war erfolglos. Und jetzt?

Entscheide, ob du eine zweite oder dritte Mahnung versenden möchtest. Das kann sich bei guten Kunden, mit denen du langfristig zusammenarbeiten möchtest, durchaus lohnen. Aber du musst länger auf dein Geld warten – und das musst du dir auch leisten können. Bringen deine Mahnungen den Kunden nicht dazu, den Betrag zu überweisen, so kannst du das gerichtliche Mahnverfahren beginnen. Dabei hilft dir ein Rechtsanwalt, notwendig ist er aber nicht. Mahnbescheide und Zwangsvollstreckungen sind automatisierte Verfahren, die heute mit Hilfe des Internets angestoßen werden können. Hier findest du entsprechende Formulare zum Herunterladen. Du kannst deine Kundenforderung aber auch an jemand Dritten, zum Beispiel an ein Inkassounternehmen, verkaufen.

Das Fazit: erfolgreiches Mahnen sichert dir deine Forderungen

Nur wenn deine Kunden pünktlich und zuverlässig bezahlen, kannst du erfolgreich dein Geschäft führen. Kümmere dich also so früh wie möglich um deine Außenstände. Dabei hat sich ein dreistufiges Mahnwesen bewährt, notwendig ist es aber nicht. Mit einer Software für die Buchhaltung, in der ein Mahnsystem enthalten ist, schreibst du zeitnahe und richtige Mahnungen an deine Schuldner. Solche Programme wie das von sevDesk bringen mit ihren vielseitigen Funktionen und tollen Auswertungsmöglichkeiten eine echte Zeitersparnis. Teste das ruhig einmal kostenfrei.

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