Kleinunternehmer Rechnung – Kostenlose Vorlage mit Anleitung + Video

Als Word, Excel und PDF Vorlage zum kostenlosen Download

Du bist Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes und suchst eine Möglichkeit, deine Rechnungen schnell und richtig zu schreiben? Dann bist du hier genau richtig. Wir bieten dir eine Vorlage für deine Rechnungen, die du hier downloaden kannst – kostenfrei, für Kleinunternehmer optimiert und direkt auf dein Geschäft anpassbar.

Kleinunternehmer genießen Vereinfachungen

Alle Vorschriften für das Erstellen von Rechnungen gelten selbstverständlich auch für kleine Unternehmer gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG), Paragraph 19. Willst du diese Sonderregelung in Anspruch nehmen, so musst du dich beim Finanzamt als Kleinunternehmer anmelden. Voraussetzung dafür ist, dass dein Umsatz im letzten Jahr nicht höher als 17.500 € war und auch im laufenden Jahr die Grenze von 50.000 € nicht übersteigen wird. Dann darfst du deine Rechnungen erstellen, ohne Umsatzsteuer auszuweisen. Du musst keine Umsatzsteuer abführen, auch Umsatzsteuervoranmeldungen brauchst du im Laufe eines Jahres nicht anfertigen. Im Gegenzug darfst du jedoch keine Vorsteuer geltend machen. Diese Regelungen des Umsatzsteuergesetzes erleichtern dir damit vor allem die Arbeit, wenn du Dienstleister oder Freiberufler bist, keinen großen Wareneinsatz aufbringen musst und ohne teure Maschinen oder Geräte auskommst.

Hier kannst du die Vorlagen kostenlos herunterladen

Als Geschäftsmann oder –frau bist du viel beschäftigt und unterwegs. Doch auch wenn du viele Aufträge hast – als Gewerbetreibender oder Freiberufler musst du Rechnungen schreiben, wenn du deine Leistungen anderen Unternehmen anbietest. Je schneller du diese Belege an deine Auftraggeber erstellst desto früher kannst du mit dem Geldeingang auf deinem Konto rechnen. Im B2B-Verkehr sind Bargeschäfte die Ausnahme. Mit unseren Mustern für Rechnungen als Kleinunternehmer im Word- oder Excelformat kannst du Rechnungen ohne viel Aufwand erstellen, kostenfrei und ohne eigene Software. So stellst du sicher, dass dein Beleg alle Pflichtangaben gemäß Paragraphen 14 UStG enthält. Nur dann wird der Empfänger das Dokument auch anerkennen, denn sonst kann er keine Vorsteuer geltend machen. Unsere Anleitung für den Rechnungsgenerator für Kleinunternehmer hilft dir, den Download der Rechnung mit wenigen Klicks auf dein Geschäft anzupassen. Speicher dir die Rechnung für Kleinunternehmer als Vorlage ab, dann geht es beim nächsten Mal noch schneller.

Mit wenigen Schritten zur eigenen Vorlage der Rechnung Kleinunternehmer

1. Kostenfreier Download der Vorlage Rechnung im Format Word oder Excel – wähle selbst aus.

2. Passe im Muster für Rechnungen links oben deine Anschrift an, achte auf deine korrekte Firmenbezeichnung und die vollständige Anschrift.

3. Ergänze darunter die richtige Anschrift deines Empfängers. Dazu gehören neben den Adressdaten auch die korrekte Rechtsform – GmbH, GmbH & Co. KG, AG, UG…

4. Auf die rechte Seite des Rechnungskopfes gehört dein Logo. Außerdem findest du hier weitere Felder für die Pflichtangaben auf einer Rechnung von Kleinunternehmern:

• das Rechnungsdatum, das ist der Tag, an dem du die Rechnung erstellst
• das Leistungs- oder Lieferdatum – der Tag oder der Zeitraum, in dem du für deinen Auftraggeber tätig warst oder die Ware geliefert hast
• die Rechnungsnummer, eine Kombination aus Zahlen und Buchstaben, die einmalig vergeben wird und fortlaufend sein muss
• Kontaktdaten für weitere Absprachen, wie Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Anschrift (freiwillige Angabe)

5. In der Betreff-Zeile kannst du dich auf eine Bestell- oder Auftragsnummer beziehen.

6. Ein Kopftext leitet die Berechnung ein. Du kannst dich hier für die Bestellung/ den Auftrag bedanken oder weitere Informationen anfügen. Wenn du zuvor einen Lieferschein ausgestellt hast, kannst du an dieser Stelle auf ihn verweisen.

7. Im eigentlichen Berechnungsteil muss die Leistung genau beschrieben werden, die du erbracht hast:

• Artikel bzw. Dienstleistung
• Menge und Mengeneinheit
• Einzel- und Gesamtpreis

Willst du eine Rechnung als Kleinunternehmer erstellen, die mehrere Positionen enthält, versehe deine Zeilen mit einer Positionsnummer. Unterteile nicht in einen Netto- und Bruttopreis, denn als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus! Damit entfällt auch die Angabe eines Steuersatzes und eines Steuerbetrages, die sonst auf jede Rechnung gehört.

8. Im darunter liegenden Textfeld einer Rechnung für Kleinunternehmer kannst du verschiedene Hinweise aufnehmen:

• das Zahlungsziel

Als Kleinunternehmer solltest du auf kurze Zahlungsfristen achten. Auf der Rechnung könntest du zum Beispiel angeben: „Zahlungen leisten Sie bitte innerhalb der nächsten 5 Tage“. Gibst du kein Zahlungsziel an, so ist deine Rechnung sofort nach Eingang beim Empfänger fällig, das ist gesetzlich vorgeschrieben. Wenn du Skonto als Belohnung für eine zeitnahe Zahlung vereinbart hast, musst du hier die Skontofrist sowie die prozentual erlaubten Abzüge nennen.

• die Abrechnung als Kleinunternehmer

Mit deinem Beleg weist du den Leistungsempfänger auch auf deine Eigenschaft als Kleinunternehmer hin und erklärst, dass deshalb der Ausweis einer Umsatzsteuer fehlt! Sonst identifiziert der Empfänger deine Rechnung als nicht korrekt und fordert dich auf, sie neu auszustellen. Du kannst zum Beispiel diese Formulierungen nutzen: „Ich bin Kleinunternehmer nach Paragraph 19, Absatz1 UStG und weise daher keine Umsatzsteuer aus“ oder „Keine Umsatzsteuer, da die Abrechnung als Kleinunternehmer nach Paragraph 19, Absatz1 UStG erfolgt“.

• der Hinweis zur Aufbewahrungspflicht

Unternehmer sind gesetzlich verpflichtet, Rechnungsdokumente zehn Jahre lang aufzubewahren. Diese Vorschrift gilt für private Rechnungsempfänger nicht, sie müssen Belege aus steuerlichen Gründen aber zwei Jahre aufheben. Schreibst du als Kleinunternehmer Rechnungen für private Kunden, musst du sie darauf hinweisen, zum Beispiel so: „Diese Rechnung müssen Sie gemäß Paragraph 14b Absatz 1 UStG zwei Jahre aufbewahren.“

9. In den Fußbereich der Rechnung als Kleinunternehmer trägst du noch einmal deine vollständige Firmenbezeichnung, die Anschrift sowie die wichtigsten Kontaktdaten ein. Nenne einen Ansprechpartner und wähle dabei den bevorzugten Kommunikationsweg aus – gib also eine Telefon- oder Handynummer oder auch eine E-Mail-Anschrift an. Auch die Bankverbindung für dein Geschäftskonto musst du hier nennen, damit die Kunden überweisen können. Benutze nur noch die IBAN und die BIC deiner Bank. Bankleitzahl und Kontonummern reichen heute nicht mehr aus.

Steuerrechtlich vorgeschrieben ist außerdem die Angabe deiner Steuernummer. Damit weist du dich als Unternehmer aus, auch wenn du keine Umsatzsteuer abführen musst.

10. Bitte das Speichern der Rechnung nicht vergessen. Willst du als Kleinunternehmer Rechnungen schreiben und nutzt dafür die Programme Word oder Excel, musst du den Beleg ausdrucken. Das Speichern und direkte Archivieren auf der Festplatte oder auf externen Speichermedien ist nicht konform mit den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) – denn die Dateien sind nachträglich veränderbar. Auch Dokumente als PDF können nachträglich korrigiert werden. Ausdrucken bzw. Kopieren des Originals und dann in Papierform archivieren ist als Kleinunternehmer die kostengünstigste Variante. Hast du einmal ein Muster für die Rechnung eines Kleinunternehmers erstellt, kannst du es immer wieder verwenden. Denke jedoch daran

• das Rechnungs- sowie das Leistungsdatum zu ändern
• die Rechnungsnummer weiterzuzählen.

So kommt deine Rechnung zum Kunden

Die meisten Rechnungen werden auch heute noch in Papierform mit der Post verschickt. Natürlich kannst du deine Belege als Kleinunternehmer auch online schreiben und versenden, dann solltest du sie jedoch in ein PDF konvertieren, das sie unveränderlich macht. Das geht zum Beispiel mit Adobe Acrobat DC.

Rechnungsempfänger dürfen inzwischen elektronisch versendete Rechnungen akzeptieren, ohne den Vorsteuerabzug zu gefährden. Das gilt auch für Rechnungen, die sich im Anhang einer Mail befinden. Eine elektronische Signatur ist nicht mehr erforderlich.

Voraussetzung: die Mail wird im Rahmen der gesetzlichen Fristen (also ebenfalls für zehn Jahre) archiviert. Mit unserem kostenfreien Download kannst du dir ein Muster für die Rechnung eines Kleinunternehmers erstellen, das rechtlich korrekt ist, sich schnell anpassen lässt und viele Monate genutzt werden kann.