Als Kapitalgesellschaft muss eine GmbH Gründung nicht nur vom Notar beurkundet, sondern auch ins Handelsregister eingetragen werden – dabei handelt es sich jedoch nur um zwei Schritte, die die Gründungskosten ausmachen. Umso wichtiger ist es, sich umsichtig auf die Gründung einer GmbH vorzubereiten, die Kosten im Blick zu behalten und intelligent zu optimieren. Hier erfährst du im Detail, was du dabei beachten solltest.

Bist du bereit einen Teil der GmbH Gründungskosten zu sparen? Dann lass uns loslegen!

Inhaltsverzeichnis

1)Ablauf einer GmbH-Gründung
2)Kosten
2.1)Gesellschaftsvertrag
2.2)Notar
2.3)Eintrag ins Handelsregister
2.4)Gewerbeanmeldung
2.5)Eröffnungsbilanz
2.6)Folgekosten
3)Gründungskosten im Überblick
4)Musterprotokoll
5)Kosten sparen
6)Fazit

Üblicher Ablauf einer GmbH Gründung

Zunächst gehen wir die vor dir liegenden Schritte zur Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung durch, um schon an dieser Stelle einen groben Überblick zu den anfallenden Kosten zu erhalten. Eine ausführliche Anleitung für eine Gmbh Gründung von A-Z haben wir in einem separaten Artikel für dich erstellt.

Du kannst die GmbH alleine gründen oder gemeinsam mit anderen Gesellschaftern – in jedem Fall musst du ein Stammkapital von 25.000 Euro einlegen. Das gute ist: Du kannst zu Beginn auch nur die Hälfte (12.500 €) einlegen, und die restliche Summe bei Bedarf oder nach Gesellschafterbeschluss hinzufügen. Abseits der Stammkapitaleinzahlung liegen weitere Schritte liegen vor dir, wie zum Beispiel:

  • das Aufsetzen eines Gesellschaftsvertrages – und zwar inklusive notarielle Beurkundung
  • das Vervollständigen des Gründungsprotokolls – das über den Gesellschaftsvertrag hinaus noch die Liste der Gesellschafter sowie die Bestellung des Geschäftsführers oder der Geschäftsführer umfassen muss
  • das Einzahlen des Stammkapitals – wenigstens die Hälfte davon musst du als Guthaben auf dem Geschäftskonto der GmbH nachweisen
  • die Eintragung der GmbH Gründung ins Handelsregister – der Notar stellt den entsprechenden Antrag
  • die Veröffentlichung der Eintragung – das Handelsregister macht die Eintragung nach Vorlage aller formellen und materiellen Voraussetzungen bekannt

Einen Detaillierteren Einblick in die Gründung einer GmbH findest du in unserem Gründungs-Guide von A-Z:

Schon an dieser Stelle wird dir sicher klar, dass die zum Teil online zu findenden Offerten, die mit der Gründung einer GmbH für weniger als 100 Euro werben, mit Vorsicht zu genießen sind: Allein die Notarkosten für die Beurkundung des Gesellschaftsvertrags sprengen diesen Rahmen von vornherein – und damit ist noch lange nicht alles abgedeckt, was du zu erledigen hast. Gehen wir also ins Detail – und bleiben dabei realistisch.

GmbH gründen – Kosten nicht unterschätzen!

Um es gleich vorwegzunehmen: Die Kosten für die Gründung einer GmbH können weit auseinandergehen. Auf einige Posten hast du kaum Einfluss, wie beispielsweise die Gebühren für den Notar oder die Eintragung beim Handelsregister, andere wiederum hängen von deinem Vorhaben ab: Da können Honorare für die Gründungsberatung zu Buche schlagen, aber auch Kosten für die Erstellung des Gesellschaftsvertrages, wenn er auf deine speziellen Bedürfnisse angepasst wird. Darüber hinaus steht es dir natürlich frei, ein höheres Stammkapital in die Gesellschaft einzulegen, wenn das deinem Geschäftszweck dient. Die wesentlichen Faktoren, die Einfluss auf die Kosten für die Gründung einer GmbH haben, führen wir für dich aus:

Kostenfaktor 1: Gesellschaftsvertrag

Jede Gesellschaft benötigt eine Satzung – und genau das ist damit gemeint, wenn im Zusammenhang mit der Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung von einem Gesellschaftsvertrag die Rede ist. Ob ein Standardvertrag für die GmbH Gründung ausreicht oder ein komplizierteres Vertragswerk notwendig ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel

  • Anzahl der Gesellschafter,
  • deren Struktur,
  • dem Verhältnis der Gesellschafter untereinander oder
  • von der Art, wie das Stammkapital von 25.000 Euro eingebracht wird.

Sobald die GmbH mit mehreren Gesellschaftern gegründet wird, solltest du einen Notar oder Rechtsanwalt mit der Erstellung des Gesellschaftsvertrages beauftragen.

Musterprotokoll oder individueller Vertrag?

Es liegt auf der Hand, dass eine GmbH Gründung mit Mustersatzung nicht nur kostengünstiger ist, sondern auch schneller abgewickelt werden kann, als dies bei individuellen Lösungen der Fall ist. Ein sogenanntes Musterprotokoll umfasst nicht nur die Satzung für die GmbH, sondern auch einen Entwurf für die Gesellschafterliste und die Bestellung des Geschäftsführers. Doch dieser Standard reicht eben nicht aus, weichst du in einem Detail vom genormten Procedere ab.

Das kann schon der Fall sein, wenn du das Stammkapital von 25.000 Euro ganz oder teilweise als Sacheinlage einbringen oder externe Investoren in die Gesellschaft einbinden willst. Dann lassen sich mit einem individuellen Gesellschaftsvertrag selbst komplexe Verflechtungen eindeutig regeln – und das kann insbesondere bei der GmbH ausgesprochen wichtig sein.

Stammkapital gründlich abwägen

Um eine GmbH gründen zu können, musst du wenigstens 25.000 Euro einlegen – die Höhe des Stammkapitals ist aber nach oben offen. Dieser Punkt will gut überlegt und am besten mit einem Anwalt oder Notar besprochen sein. Letztendlich steigt nämlich mit dem Stammkapital auch die Gebühr, die der Notar für die Beurkundung des Gesellschaftsvertrages erhebt. Fakt ist jedoch, dass die Gebühren degressiv steigen, also nicht gleichmäßig mit dem Stammkapital: Je höher dieses, desto kleiner die Gebührensteigerung.

Kostenfaktor 2: Notar

Abhängig von der konkreten Konstellation können verschiedene Kosten beim Notar anfallen, wie beispielsweise

  • für den Entwurf, die Beratung und letztendlich die Beurkundung des Gesellschaftsvertrags,
  • für den Entwurf, die Beratung und die Beurkundung des Gesellschafterbeschlusses zur Bestellung der Geschäftsführung,
  • für das Aufsetzen der Anmeldung der GmbH inklusive beglaubigter Unterschrift
  • für das Übermitteln der strukturierten Daten sowie
  • für die Kontrolle der Einzahlung des Stammkapitals.

Darüber hinaus legt der Notar die Telefongebühren ebenso um wie das Porto – und auf alles zusammen wird die Mehrwertsteuer aufgeschlagen. Hier einige Beispiele:

  • Willst du alleine eine GmbH gründen und nutzt ein Musterprotokoll, kannst du mit Notarkosten von rund 115 Euro rechnen – inklusive Gesellschafterliste und Bestellung des Geschäftsführers.
  • Die GmbH Gründung mit wenigstens zwei Gesellschaftern verursacht mit Musterprotokoll rund 250 Euro – allerdings ohne Geschäftsführerbestellung. Diese würde zusätzlich rund 135 Euro ausmachen, die Liste der Gesellschafter, sollte diese ebenfalls vom Notar aufgesetzt werden, weitere knapp 60 Euro.
  • Planst du die GmbH Gründung mit mehreren Gesellschaftern und individuellen Regelungen steigen die Kosten für den Notar schnell auf 500 und mehr Euro – das solltest du bei deiner Kalkulation unbedingt berücksichtigen – oder eine Alternative suchen.

Kostenfaktor 3: Gerichtsgebühren für Eintragung ins Handelsregister

Ein weiterer wesentlicher Schritt bei der GmbH Gründung ist die Eintragung ins Handelsregister – und die kostet ebenfalls Geld. Auch diese Gebühren variieren in Abhängigkeit davon, ob du ein Musterprotokoll bei der GmbH Gründung nutzt oder nicht. Reicht die Standardlösung mit einem Stammkapital von 25.000 Euro aus, kostet die Beantragung der Eintragung in Handelsregister 57,50 Euro – auch für mehrere Gesellschafter. Das Gericht erhebt jedoch separate Kosten in Höhe von 150,00 Euro.

Sobald du allerdings die Höhe des Stammkapitals veränderst oder eine Sacheinlage vorhast, steigen die Kosten. Der Notar führt die Anmeldung deiner Gesellschaft elektronisch per XML-Datei durch, was weitere 34,50 Euro ausmacht – sofern du das Musterprotokoll verwendest.

Kostenfaktor 4: Gewerbeanmeldung

Die GmbH Gründung reicht noch nicht aus, um deinen Betrieb zu starten – hier steht noch der Gang zum Gewerbeamt an: Für die Gewerbeanmeldung kannst du rund 30 Euro einplanen, allerdings variieren auch diese Kosten in jeder Stadt/Gemeinde.

Kostenfaktor 5: Eröffnungsbilanz

Ein weiterer Punkt, wenn du eine GmbH gründen willst: Der Steuerberater muss eine Eröffnungsbilanz erstellen, also die Kapital- und Vermögensverhältnisse zum Zeitpunkt der Gründung der GmbH exakt aufnehmen. Die Gebühren für die Eröffnungsbilanz hängen wiederum von der Höhe des Stammkapitals ab. Reichen die 25.000 Euro als Kapital aus, berechnet der Steuerberater die Gebühren nach Steuerberatergebührenverordnung in einem Bereich von 85 bis 136 Euro – zuzüglich Mehrwertsteuer.

Kostenfaktor 6: Folgekosten für Buchführung und Jahresabschluss nicht vergessen

Neben den Gründungskosten verursacht eine GmbH (wie jedes Unternehmen) auch regelmäßig wiederkehrende Folgekosten. Wie hoch die laufenden Kosten (sog. „Strukturkosten“) einer GmbH sind erfährst du in diesem Video:

Laufende Kosten einer GmbH im Überblick

Gründungskosten für eine GmbH im Überblick

Es kommt also bei einer Gründung einiges auf dich zu – und damit sind nicht nur die gründlichen Vorüberlegungen, Beratungen und Termine gemeint, sondern vor allem auch die Kosten. Eine Aufstellung der Gründungskosten soll dir den Überblick erleichtern.

Gründungskosten für GmbH mit einem Gesellschafter und 25.000 Euro Stammkapital

Die Gründungskosten einer GmbH hängen wie zuvor beschrieben davon ab, mit wie vielen Gesellschaftern du gründest, und ob du das Musterprotokoll oder eine individuelle Satzung verwendest. Dies sind die Kosten für eine Ein-Mann-GmbH mit Musterprotokoll und einer individuellen Satzung.

GmbH Gründung mit MusterprotokollGmbH Gründung mit individueller Satzung
Beurkundung des Gesellschaftsvertrags115,00 €125,00€
Bestellung der Geschäftsführer durch Notar0,00 €250,00 €
Handelsregisteranmeldung57,50 €62,50 €
Datenübertragung durch Notar34,50 €37,50 €
Liste der Gesellschafter durch Notar0,00 €57,60 €
Kontrolle Einzahlung Stammkapital durch Notar62,50 €62,50 €
Post, Telefon, Kopien – Pauschale für Notar50,00 €50,00 €
Gerichtsgebühren Handelsregistereintragung150,00 €150,00 €
Gewerbeanmeldung30,00 €30,00 €
Gesamt499,50 €825,10 €
Gründungskosten einer GmbH mit einem Gesellschafter – Mit und ohne Musterprotokoll

Übrigens: Solltest du dein Stammkapital als Sacheinlage einbringen wollen, erhöhen sich die Kosten nochmals – und zwar auf knapp über 928 Euro in diesem Beispiel.

Gründungskosten für GmbH mit mindestens zwei Gesellschaftern und 25.000 Euro Stammkapital

Gründest du mit 2 oder mehr Gesellschaftern eine GmbH? Dann erwarten dich diese Kosten:

GmbH Gründung mit MusterprotokollGmbH Gründung mit individueller Satzung
Beurkundung des Gesellschaftsvertrags230,00 €250,00€
Bestellung der Geschäftsführer durch Notar0,00 €134,00 €
Handelsregisteranmeldung57,50 €62,50 €
Datenübertragung durch Notar34,50 €37,50 €
Liste der Gesellschafter durch Notar0,00 €96,00 €
Kontrolle Einzahlung Stammkapital durch Notar62,50 €62,50 €
Post, Telefon, Kopien – Pauschale für Notar50,00 €50,00 €
Gerichtsgebühren Handelsregistereintragung150,00 €150,00 €
Gewerbeanmeldung30,00 €30,00 €
Gesamt499,50 €825,10 €
Gründungskosten einer GmbH mit mindestens 2 Gesellschaftern – Mit und ohne Musterprotokoll

Übrigens: Solltest du dein Stammkapital als Sacheinlage einbringen wollen, erhöhen sich die Kosten nochmals – und zwar auf über 975 Euro in diesem Beispiel.

Logische Frage: Musterprotokoll als günstige Alternative nutzen?

Diese Schlussfolgerung klingt logisch, doch es will – wie schon angedeutet – einiges bedacht sein: Willst du die GmbH gründen und das Musterprotokoll nutzen, um an den Gründungskosten zu sparen, musst du zwangsläufig einige Einschränkungen in Kauf nehmen:

  • Deine GmbH darf maximal drei Gesellschafter haben.
  • Deine Gesellschaft darf nur einen Geschäftsführer bestellen.
  • Individuelle Regelungen zur Nachfolge sind nicht möglich.

Insbesondere der letzte Punkt kann für Deine Gesellschaft wichtig werden: Siehst du beispielsweise für den Fall des Ablebens oder Ausscheidens eines Gesellschafters Vorkaufsrechte vor, die die übrigen Gesellschafter begünstigen, kannst du den Kreis der an deiner GmbH Beteiligten auch in der Zukunft kontrollieren – mit dem Musterprotokoll nicht.

Ist die Satzung im Nachhinein änderbar?

Ja, grundsätzlich ist das möglich, um die GmbH an eventuell seit der Gründung eingetretene Veränderungen anpassen zu können. Allerdings musst du dazu mit Sicherheit eine Rechtsberatung und den Notar in Anspruch nehmen – und das kostet wieder Geld. Umso wichtiger ist es, sich schon vor der Gründung der GmbH umfassend beraten zu lassen.

Wer trägt die Kosten für die Gründung einer GmbH?

Auch in diesem Punkt macht es dir das Musterprotokoll nicht leichter: Hier ist nämlich vorgesehen, dass die Gründungskosten nur bis zu einer Höhe von 300 Euro von der Gesellschaft getragen werden dürfen. Mit einem Wort: Der darüber hinausgehende Kostenteil muss von dir und deinen eventuellen Mitgesellschaftern als private Personen bestritten werden – obwohl es sich eigentlich um Betriebsausgaben handelt. Nicht zu vergessen: Auf die genannten Gebühren wird noch Umsatzsteuer erhoben!

Die Kosten einer GmbH Gründung variieren stark - Sparen lässt sich, wenn man die Gründungskosten genau kennt und sich gut vorbereitet
Die Kosten einer GmbH Gründung variieren stark – Sparen lässt sich, wenn man die Gründungskosten genau kennt und sich gut vorbereitet

Kosten sparen bei der Gründung einer GmbH – wie geht das?

Um diese Frage zu beantworten, untersuchen wir zunächst, welche der Gründungskosten obligatorisch sind – also weder bei Verwendung einer Mustersatzung noch bei einer individuellen Satzung beeinflusst werden können:

Unumgängliche Kosten

  • Zunächst sind das die Gebühren für die Beurkundung des Gesellschaftsvertrags, die bei einer GmbH mit einem Gesellschafter 125 Euro und bei mehreren Gesellschaftern 250 Euro ausmachen.
  • Die notarielle Anmeldung der GmbH zur Eintragung ins Handelsregister und die dazu notwendige Erstellung der XML-Datei sind ebenfalls unumgänglich.
  • Sowohl Amtsgericht als auch Gewerbeamt werden Gründungskosten erheben – daran kannst du nichts rütteln.

Wie du siehst, bleiben doch einige Punkte übrig, an denen du beim Gründen sparen könntest.

Selbst zu erledigende Schritte

  • Die Geschäftsführerbestellung und der Beschluss der Gesellschafter kannst du als Gründer selbst aufsetzen – eine Beurkundung ist hier nicht notwendig. Sparpotenzial: 250 Euro bei der Ein-Mann-GmbH und 134 Euro bei einer GmbH mit mehreren Gesellschaftern. Wichtig: Achte unbedingt auf eine formal korrekte Beschlussfassung!
  • Die Liste der Gesellschafter kannst du ebenfalls selbst erstellen – und weitere 57,60 bzw. 96 Euro einsparen. Wichtig: Zu den Notarleistungen zählt auch, dass er die Firmierung mit der zuständigen IHK abstimmt. Erledigst du diesen Schritt selbst und achtest nicht auf die Formalien, kann es passieren, dass deine GmbH nicht ins Handelsregister eingetragen wird!
  • Eine notarielle Überwachung der Einzahlung des Stammkapitals muss auch nicht sein – ist aber sinnvoll. Sobald er nämlich die Erledigung registriert, meldet er dies beim Handelsregister.

Sind Notarkosten verhandelbar?

Im Gegensatz zu Steuerberater Kosten ist die Antwort ganz klar: Nein! Die Gebühren sind bundeseinheitlich geregelt, nämlich im Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) – und einzuhalten. Eventuell kannst du mit ihm über die Pauschalen von insgesamt 50,00 Euro für Telefon, Porto, Kopien usw. verhandeln, denn diese darf er auch anhand der konkret angefallenen Kosten berechnen. Ob er dies tut, ist eine andere Frage – denn er macht sich damit mehr Arbeit.

Lassen sich amtliche Kosten einsparen?

Nein, auch das ist nicht möglich: Die beim Amtsgericht, Handelsregister oder Gewerbeamt anfallenden Gebühren für die Gründung einer GmbH sind unumgänglich. Und die Posten sind nicht unerheblich, allein für das Handelsregister sind bei der Gründung einer GmbH pauschal 150,00 Euro aufzubringen, bei einer Sachgründung noch mehr. Allerdings wird darauf keine Mehrwertsteuer erhoben – und hier eröffnet sich dann doch Optimierungspotenzial:

Nutzt du das Musterprotokoll, kannst du die Kosten für die Gründung der Gesellschaft nur begrenzt über die Gesellschaft abrechnen. Dann ist es sinnvoll, wenn du bzw. deine Mitgesellschafter die Gerichtsgebühren als private Personen bezahlt – Ihr spart euch die Umsatzsteuer. Im Gegensatz dazu trägt die GmbH die Notarkosten und kann die darauf erhobene Mehrwertsteuer als Vorsteuer in Ansatz bringen.

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Fazit: GmbH gründen – und Kosten sparen

Fakt ist: Die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung verursacht Kosten – und das sowohl mit einem standardisierten als auch mit einem individuellen Gesellschaftsvertrag. Als Gründer bist du gut beraten, wenn du dich umsichtig vorbereitest und die Konsequenzen gründlich abwägst: Sobald du weitere Gesellschafter mit ins Boot nimmst, das Stammkapital erhöhen, dieses in Form von Sacheinlagen einbringen oder sinnvolle Regelungen zur Nachfolge treffen willst, lohnt es sich, einen individuellen Gesellschaftsvertrag erstellen zu lassen.

Als Gründer kannst du an einigen Stellen sparen, wenn du einige Punkte eigenständig abarbeitest – sofern deine Gesellschaft eine übersichtliche Struktur haben soll und du alle Formalien beachtest. Ob das Sparen um jeden Preis sich auf lange Sicht rechnet, ist eine ganz andere Frage. Müssen nämlich nachträgliche Änderungen an der Satzung vorgenommen werden, wird eine zusätzliche Gebühr für Rechtsanwalt und/oder Notar fällig. An dieser Stelle dürfte ein Festpreis zielführend sein, den du mit deinem Rechtsanwalt zur Erstellung einer individuellen Satzung vereinbaren kannst.