Papierkram Buchhaltungsprogramm – Erfahrungen, Gebühren & mehr (2023)

Papierkram ist ein Buchhaltungsprogramm, das sich besonders an projekt- und auftragsbasierte Selbstständige, Kleinst- und kleine Unternehmen richtet. Darauf deutet der schlanke Funktionsumfang hin.

In puncto Nutzerfreundlichkeit und Preis (gerade in den niedrigeren Tarifen) trumpft Papierkram allerdings auf.

Doch Papierkram ist nicht für jeden geeignet. In diesem Beitrag prüfen wir das Buchhaltungsprogramm Papierkram anhand einiger zentraler Kriterien, die dir dabei helfen zu entscheiden, ob Papierkram die richtige Buchhaltungssoftware für dich und dein Unternehmen ist.

Papierkram: Kosten & Gebühren

Papierkram als Buchhaltungssoftware ist in vier Varianten erhältlich, die sich hinsichtlich ihres Preises und ihres Funktionsumfangs unterscheiden.

Papierkram Free

Ein Vorteil, der Papierkram für viele kleine Unternehmen so attraktiv macht, ist die kostenlose Version. Diese hat einen eingeschränkten Funktionsumfang, aber bietet wichtige Funktionen wie die Möglichkeit Angebote und Rechnungen zu erstellen, Belege zu managen, Waren und Dienstleistungen im Blick zu halten und die Buchhaltung online vorzubereiten.

Einschränkungen existieren z.B. hinsichtlich des Supports (nur die ersten 60 Tage), der Cashflowauswertung, der Zeiterfassung und des Speicherplatzes.

Papierkram Pro +

Die Version “Pro +” der Buchhaltungssoftware hat zusätzlich zu den Funktionen, die die kostenlose Version hat, Premium Funktionen wie XRechnungen, wiederkehrende Rechnungen, Mahnungen, Lieferscheine usw. als Dokumente in petto.

Zudem kann die Buchhaltung im Paket Pro+ mithilfe der Buchhaltungssoftware durch Cashflow Auswertung, Zeiterfassung via App und automatische Belegerkennung angenehmer gestaltet werden.

Als Unterschied zur “Free” Version müssen auch nützliche Funktionen hervorgehoben werden, die mit der Steuer in Verbindung stehen. Dazu zählen erweiterte UStVa mit Elster-XML Export, EÜR-Erstellung, Jahres-BWA (aktuelles Jahr + Vorjahr), DATEV-Export und ein Steuerberaterzugang.

Im Gegensatz zur Free Version geht Papierkram Premium + auch mit Pro Support und 1.000 MB Speicherplatz einher.

Papierkram Team & Business

Weitere Upgrades zu “Pro +” sind die Optionen “Team” und “Business”. Diese sind hier zusammen aufgeführt, da sie sich in ihren Funktionen stark ähneln. Beide bieten alle Vorteile aus Papierkram “Free” und “Pro +”.

Zudem punkten beide Tarife mit erweiterter BWA, einem Kundenportal, Zahlung per Girocode und Paypal und unbegrenzt vielen Zeiterfassungen via Android und iOS App für alle Nutzer. In diesen Tarifen ist der automatische Abruf von bis zu 5 Onlinekonten möglich.

Die Tarife sind jedoch nicht identisch. Während der Tarif “Team” 5 Nutzer erlaubt und 2.500 MB Speicherplatz bietet, geht der Tarif “Business” mit 20 Nutzern inkl. und 10.000 MB Speicherplatz einher!

Papierkram: Funktionen

Die Grundfunktionen wie z.B. das Erstellen von Rechnungen, das Schreiben von Angeboten, die Vorbereitung der Umsatzsteuererklärung und andere Funktionen, die kleine Unternehmen für ihre Buchhaltung, ihr Projektmanagement und ihre Warenwirtschaft benötigen, können mit Papierkram einfach abgewickelt werden.

Die Betonung liegt auf “kleine Unternehmen”, da einige wichtige Funktionen auch fehlen.

Angebote und Rechnungen schreiben

Bei Papierkram hast du die Möglichkeit, Angebote und Rechnungen direkt aus zuvor angelegten Vorlagen zu generieren. Beides kann schnell im eigenen Design erstellt werden.
Von Vorteil ist auch, dass später auf diese Angebote zurückgegriffen werden kann, um mit wenigen Klicks Rechnungen zu schreiben – eine weitere Zeitersparnis!

Belegerfassung mit Papierkram

Da Papierkram keine Mobile Apps zur Belegerfassung besitzt, ist die einfachste Möglichkeit, deine Belege zu erfassen, per Mail.

Dafür schickst du deine eingescannten Belege per Papierkram-Email-Adresse sofort in dein System. Von da aus kannst du diese weiter verwenden und bearbeiten.

Auswertung mit Papierkram

Hilfreich ist auch die Funktion, auf wichtige Formulare und Auswertungen zurückgreifen zu können. Darunter zählen:

• EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung)
• Umsatzsteuervoranmeldung
• Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
• Cashflow

Eine Gewinn- und Verlustrechnung (GUV) oder einen Jahresabschluss kannst du mit Papierkram allerdings noch nicht vorbereiten.

Warenwirtschaft

Ergänzend zu den Buchhaltungsfunktionen bietet Papierkram ein simples CRM, das du zur Verwaltung von Kundendaten nutzen kannst. Du kannst die Datenbanken auch nutzen, um Waren und Dienstleistungen im Blick zu behalten.

Je nach gebuchtem Tarif und zugewiesenen Rollen haben auch andere Team-Mitglieder Zugriff auf die Daten im System.

Nutzerfreundlichkeit

Wie bereits oben erwähnt, ist der beschränkte Funktionsumfang von Papierkram eine der Schwächen des Buchhaltungsprogramms. Überzeugend ist das Buchhaltungsprogramm allerdings in Hinsicht Nutzerfreundlichkeit.

Papierkram ist einfach und intuitiv zu bedienen und punktet mit einer übersichtlichen Nutzeroberfläche in der Web-Anwendung.

Beispiel: Workflow mit Papierkram

Ein typischer Workflow mit Papierkram kann ziemlich leicht aussehen. Beim Rechnung schreiben mit Papierkram kannst du das integrierte Zeiterfassungssystem zur Hilfe nehmen, um Aufgaben und Zeiten zu tracken und es später in den Rechnungen abzubilden.

• Kunde anlegen
• Angebot schreiben
• Projektaufgaben abarbeiten und per Zeiterfassung
• Rechnung schreiben
• Rechnung an Kunden verschicken

Einen Abzug in puncto Nutzerfreundlichkeit bekommt das Buchhaltungsprogramm aufgrund der fehlenden mobile Apps und somit auch fehlender Funktionen (z.B. Einpflegen von Belegen). Allerdings können die Belege auf Umwegen durch die automatische Inhaltserkennung namens “MagicSuggest” ausgelesen werden.

Schnittstellen

Bei Papierkram handelt es sich um ein Online-Buchhaltungsprogramm, dessen Website auch mobil auf Smartphone und Tablet gut performt. Allerdings bietet Papierkram leider keine nativen mobilen Apps an.

Mithilfe von Papierkram kannst du alle Listen im XML-Format exportieren und Datenbanken als .zip-Archive speichern. Zudem kannst du bei Papierkram eine nahtlose Integration in das “Online-Finanzamt” ELSTER vornehmen. Der XML-Export ermöglicht es dir, dann deine Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus Papierkram vorzunehmen.

Darüber hinaus hat Papierkram leider nicht viele Schnittstellen. Es fehlt zum Beispiel eine eigene API und ein separater Steuerberater-Zugang (je nach Tarif).

Was sich jedoch positiv bei Papierkram hervorheben lässt, ist, dass das Buchhaltungsprogramm eine integrierte Zeiterfassung bietet. Das einzige, was du dafür tun musst, ist Adobe AIR zu installieren, um die Anwendung auf dem Desktop nutzen zu können.

Die Zeiterfassung ist gerade für Selbstständige und Freelancer sinnvoll, die ihre Projekte abhängig von der Zeit abrechnen.

Service und Support

Falls es bei der Anwendung von Papierkram Probleme geben sollte, bietet das Buchhaltungsprogramm Unterstützung in unterschiedlichen Formen an. In allen Tarifen stehen dir ein Handbuch, Video-Tutorials und ein FAQ zur Verfügung.

Ab dem Tarif Pro kannst du auf den Premium-Support zugreifen, bei dem dir das Service-Team in Form eines Ticketsystems weiterhilft. Eine Möglichkeit, den Support per Telefon zu kontaktieren, gibt es nicht.

Fazit zu Papierkram als Buchhaltungsprogramm

Abschließend lässt sich sagen, dass sich Papierkram besonders für kleinere Unternehmen, Selbstständige und Freelancer eignet. Diese stören sich meist nicht an den Einschränkungen hinsichtlich des Funktionsumfangs (Fehlen mobiler Apps, keine GuV usw.).

Da diese meist nur von den guten Grundfunktionen (Rechnungen schreiben, Projekte & Kunden managen, Buchhaltung vorbereiten) Gebrauch machen, freuen diese sich über die gute Usability, das übersichtliche Dashboard und das gute Preis-Leistungs-Verhältnis.

Ein weiterer positiver Faktor ist die integrierte Zeiterfassung, mit deren Hilfe du den Überblick über die Aufgaben und Zeiten hältst und daraufhin später automatisch in Rechnungen umwandeln kannst. Besonders nützlich ist das für Selbstständige, die auftragsbasiert arbeiten.

Wenn du jedoch nach einem Buchhaltungsprogramm für ein größeres Unternehmen suchst, ist Papierkram aufgrund des schlanken Funktionsumfangs vermutlich nicht optimal für dich und dein Unternehmen geeignet. In diesem Fall kannst du in unserem Buchhaltungsprogramm Vergleich nach einer geeigneten Buchhaltungssoftware suchen.