Angebotsvorlage und Muster für Excel und Word zum kostenlosen Download – auch für Kleinunternehmer!

Wordversion

Excelversion

Ganz egal, warum du auf der Suche nach einer Angebotsvorlage bist – bei uns bist du genau richtig! Wir bieten dir Vorlagen und Muster für Angebote, die individuell anpassbar sind, und zudem noch kostenfrei. Ganz egal, ob du dein Angebot lieber in Word oder Excel erstellen möchtest, bist du gerade bei uns fündig geworden.

Aber Achtung: Geschäftsunterlagen, die mit Word bzw. Excel erstellt worden sind, sind nicht GoBD-Konform. Erfahre hier mehr dazu. Du kannst dieses Problem einfach lösen, indem du ein Buchhaltungsprogramm wie SevDesk nutzt (HIER kostenfrei testen, und 50% Rabatt bekommen). Andernfalls helfen dir unsere kostenlosen Angebotsvorlagen dabei, richtige Angebote zu erstellen.

Worauf es bei einem Angebot ankommt

Auch oder gerade in Zeiten des Internets braucht es immer wieder ein Angebot. Denn ohne konkretes Angebot gibt es keinen Auftrag. Warum das so ist und welche Inhalte ein Angebot beinhalten muss, erfährst du gleich. Vielleicht sicherst du dir zuerst unsere Vorlagen für eine korrekte Rechnung, so dass du direkt starten kannst.

Auch wenn du auf eine Buchhaltungslösung setzt, ist die Erstellung von Angeboten ein wichtiges Thema. Meist werden heute in einer Buchhaltungslösung sämtliche Schritte von der Erstellung eines Angebots, die Auftragsbestätigung, weiter bis zur Rechnungserstellung und dem Mahnwesen aus einer Hand geliefert. Die einzelnen Module gehen dabei Hand in Hand und übergeben die entsprechenden Daten in die nächste Stufe. Das spart Zeit und der gesamte Prozess ist übersichtlich und geht leicht von der Hand.

Erfahre nachfolgend, was in ein korrektes Angebot gehört, warum ein Angebot die Grundlage für einen Auftrag ist und wie es bei Auftragserteilung weitergeht.

Bevor es losgeht

Sicherlich hast du jetzt weder Lust noch Zeit, um eine eigene Angebotsvorlage zu erstellen. Sichere dir am besten gleich hier unsere Vorlagen. Diese sind kostenlos und individuell anpassbar, so dass du direkt starten kannst.

Die Angebotsvorlagen liegen als Word- und Excel-Datei vor, damit du schnell und leicht ein Angebot erstellen kannst, das alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Und so geht es weiter:

1. Sichere dir die gewünschte Vorlage
2. Ergänze die Angaben zu deinem Unternehmen
3. Füge, wenn vorhanden, dein Logo ein

Das solltest du noch wissen:

• Bezüglich Umsatzsteuer gilt für Kleinunternehmer die sogenannte Kleinunternehmerregelung. Hierbei muss in einem Angebot keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden.

• Wie bei Rechnungen sollten Angebote auch eine einmalige fortlaufende Nummerierung besitzen, so dass diese zweifelsfrei zugeordnet werden kann.

• Zusätzlich braucht jedes Angebot auch ein Datum, um hier ggf. Angebotsfristen und Gültigkeiten korrekt festzulegen.

• Idealerweise solltest du auch Kunden eine entsprechende Kundennummer zuweisen, die auch schon im Angebot eindeutig festgehalten wird.

• Idealerweise sollte auch ein direkter Ansprechpartner genannt werden, an den sich ein Kunde bei Rückfragen wenden kann. Ein konkreter Ansprechpartner spart dem Kunden immer Zeit und Nerven – und ist in gewisser Weise auch als vertrauensbildende Maßnahme zu verstehen.

Behalte bei diesen Punkten einfach Folgendes im Hinterkopf: Jedes Angebot sollte so klar und deutlich wie möglich sein und es ist immer gut, wenn alles zweifelsfrei zugeordnet werden kann. Dadurch ist auch nach Jahren noch ersichtlich, wann das Angebot erstellt wurde, wer der Empfänger war und welcher Ansprechpartner zuständig war und sich um alles gekümmert hat.

Was ist ein Angebot?

Neutral betrachtet ist ein Angebot ein Bestandteil eines Kaufs- bzw. Beschaffungsprozesses. Dieser Prozess besteht aus vier Schritten:

1. Anfrage
2. Angebot
3. Auftrag
4. Auftragserfüllung

Ein Unternehmen, Dienstleister oder ein Handwerker erstellt ein Angebot auf Basis einer mündlichen, telefonischen oder schriftlichen Anfrage per Brief, Fax oder E-Mail. Sowohl im Bereich B2B als auch im B2C ist es üblich, eine Anfrage zu starten, um ein Angebot zu erhalten. Jeder kann das, wenn er Interesse an bestimmten Waren oder Leistungen hat. Hält der Kunde das Angebot in den Händen, dann kann er dieses annehmen – muss es aber nicht. Letztlich ist es üblich, mehrere Angebote einzuholen, um diese zu vergleichen. Letztlich geht es um die einzelnen Preise, Leistungen und das Preis-/Leistungsverhältnis insgesamt.

Wichtig dabei ist, dass ein Angebot nicht nur eindeutig durch Angebotsnummer und Datum identifizierbar ist, sondern auch die Menge der Waren oder den Umfang der gewünschten Leistung abbildet. Unternehmen werden, wenn du ein Angebot abgibst, zum Anbieter. Grundsätzlich können Angebote mündlich, telefonisch, per Fax, per E-Mail und schriftlich formuliert werden.

Alles ist zulässig, aber erst ein eindeutig identifizierbares und zuordenbares Angebot hat im Falle eines Streits Beweiskraft. Rechtlich gesehen ist ein Angebot die Bereitschaft zur Lieferung von bestimmten Waren oder zur Erbringung von Leistungen.

Welche Bestandteile beinhaltet ein Angebot?

Betrachten wir nun die einzelnen Bestandteile und Inhalte eines Angebots.

1. Der Betreff

Nach dem Adressfeld kommt direkt der Betreff. Dieser hat die Aufgabe dem Leser zu vermitteln, worum es im vorliegenden Schreiben (Angebot) geht. Das bedeutet im Falle eines Angebots, dass hier eine eindeutige Angebotsnummer eingesetzt wird. Diese kann beispielsweise wie folgt aussehen:

• Angebot-Nr. 4711
• Angebot 4711-2018
• Angebot 36.4711.2018

Letztlich geht es darum, dass die Nummer immer eindeutig ist – egal welche weiteren Informationen zusätzlich hinterlegt bzw. verschlüsselt werden.

2. Anrede und Kopftext

Wie bei einem Brief kommt als nächstes die Anrede und ein kurzer Text, der den Leser einstimmt, abholt und auf das vorbereitet, was nachfolgend kommt. Der Kopftext ist eine Möglichkeit, um eine gedankliche Verbindung zum Leser aufzubauen. Je persönlicher und kundenorientierter ist, desto besser.

3. Die einzelnen Artikel und Leistungen

Im nächsten Bereich geht es um die einzelnen angebotenen Artikel und Leistungen. Auch hierbei ist wichtig, dass diese eindeutig sind. Das beinhaltet eine Bezeichnung, die Menge, den jeweiligen Einzelpreis und einen Gesamtpreis. Bei Kleinunternehmern greift hier schon die Kleinunternehmerregelung und die Umsatzsteuer muss hier nicht einzeln ausgewiesen werden. Für alle anderen gilt, dass die Summe ohne USt. und der Rechnungsbetrag mit USt. angegeben werden müssen.

4. Abschlusstext

Unter dem Block mit den einzelnen Positionen für Artikel und Leistungen ist noch Platz für einen weiteren Text und die eigene Signatur. Hier können beispielweise Hinweise zur Lieferung, Zahlung und Angebotsbindung vermerkt werden. Auch diese Informationen gehören mit zum Angebot.

5. Fußtext

Zum Schluss kommt der Fußtext. In diesem werden die kompletten Firmendaten, Kontaktdaten, USt.-Identifikationsnummer, Registrierungsnummer, Name des Geschäftsführers, Telefon, Fax, Website und E-Mail-Adresse zusammengefasst. Meist wird dieser Platz auch genutzt, um die Kontodaten, wie Name der Bank, IBAN/Kontonummer und BIC/Bankleitzahl zu platzieren.

Ein Angebot begleitet die Entscheidung

Ein Angebot ist, wie zu Beginn bereits erwähnt, das Fundament für einen Auftrag. Deshalb müssen hier alle Informationen zu den gewünschten Waren und Leistungen enthalten sein, sowie alle Preise genannt werden. Letztlich dient das Angebot als Informations- und Entscheidungsgrundlage für Kunden. Am Ende sollen potenzielle Kunden ein klares Bild vor Augen haben, was sie in die gewünschten Waren oder Dienstleistungen investieren sollen.

Gleiches gilt auch für Dienstleistungen, Handwerksarbeiten oder Bauleistungen. Allerdings können hier vorher nicht ersichtliche Gründe am Ende für einen höheren Rechnungsbetrag sorgen. Hier gilt: Der Anbieter muss das Angebot nach bestem Wissen und Gewissen so realistisch wie möglich abgeben und der tatsächlich entstehende Rechnungsbetrag darf nur geringfügig, in der Regel bis zu 10 %, abweichen. Überschreiten, ohne Zustimmung des Auftraggebers, die tatsächlichen Kosten das abgegebene Angebot erheblich, dann kann der Kunde die Zahlung verweigern.

Doch grundsätzlich gilt immer, dass Angebot ist für den Anbieter rechtlich bindend.

Ein Angebot wird zum Auftrag

Idealerweise führt ein Angebot zum Auftrag. Das wäre dann der Schritt 3 von insgesamt vier Schritten. Üblicherweise erhält der Kunde eine entsprechende Auftragsbestätigung, die auf dem Angebot beruht. Auch für die Auftragsbestätigung kannst du dir eine entsprechende Vorlage sichern.

Das Wichtigste in Kürze: Alle Positionen und Einzelpreise werden aus dem Angebot übernommen. Idealerweise nutzt du hier neben den entsprechenden Vorlagen ein Buchhaltungssystem, das automatisch die entsprechenden Positionen aus dem jeweiligen Angebot extrahiert und in die Auftragsbestätigung übernimmt.

Weitere Informationen zur Auftragsbestätigung findest du HIER! Alternativ kannst du dir den Stress auch sparen und dieses Problem einfach lösen, indem du ein Buchhaltungsprogramm wie SevDesk nutzt (SevDesk kostenfrei testen und 50% Rabatt bekommen).

Fazit und Checkliste für ein Angebot

Natürliches Ziel jedes Unternehmens ist, aus Angeboten Aufträge zu generieren. Doch klar ist, dass nicht jedes Angebot zum Auftrag führt. Dafür gibt es mehrere Gründe. Zum einen werden immer mehrere Angebote zum Vergleich eingeholt, um sich dann für das beste Angebot zu entscheiden. Zum anderen werden aber Angebote oft auch eingeholt, um herauszufinden, was der Wettbewerb verlangt – und um dann eventuell sogar ein eigenes Angebot zu formulieren, das preislich unter dem des Wettbewerbs liegt. Letztlich gehört auch das einfach mit zum Spiel mit dazu.

Am Ende braucht es immer ein gutes und vollständiges Angebot, dass beim Kunden keine Fragen offen im Raum stehen lässt.

Ein solches Angebot braucht:

1. Eine einmalige Angebotsnummer
2. einen Einleitungstext, der den potenziellen Kunden empfängt und einen thematischen Rahmen für das Angebot vorgibt
3. einzelne Positionen mit genauen Bezeichnungen für Waren oder Leistungen
4. konkrete Angaben zu Mengen und Preisen
5. Preise zu den jeweiligen Leistungen
6. Rabatte und Preisnachlässe
7. Garantien und zusätzliche Verkaufsversprechen
8. Kosten für Lieferung und Verpackung
9. Informationen zur Angebotsbindung
10. Hinweis auf den Gerichtsstand und Eigentumsvorbehalt
11. Termine, Fristen oder Zeiträume für Lieferung oder Leistungserbringung
12. Zahlungsbedingungen
13. Weitere Informationen und Regelungen bzgl. der Warenlieferung

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