009 Mehr Zeit und Geld für wichtige Dinge durch effektives Outsourcing – mit Marcus Meurer

Outsourcing an virtuelle Assistenten mit Marcus Meurer

“Arbeit ist schön, ich könnte ständig dabei zusehen!” Outsourcing ist sehr verlockend und bringt viele Vorteile mit sich. In diesem Podcast verrät euch der digitale Nomade und Gründer der globalen DNX Bewegung, des Reiseblogs Travelicia mit sechsstelligen Besucherzahlen pro Monat und der Host des LIFE HACKZ Podcasts – alles, was man über outsourcen wissen muss.

Wie wäre es, wenn du ein weltweit verteiltes Team hättest, an die du einfach deine eigenen Aufgaben (oder einen Teil davon) abgeben könntest? Wenn dabei auch noch die Kosten niedriger wären, als deine Einnahmen?

Auf dem Weg zu den mehr als 10 Remote-Mitarbeitern seiner Unternehmen hat er einige Fehler gemacht und Dinge gelernt, die er heute an euch weitergibt.

Dabei erfahrt ihr unter anderem wieso er viel zu spät mit Outsourcing begonnen hat, wie du Jamaikanische Hippies nutzen kannst um Aufmerksamkeit für neue Projekte zu bekommen und wie du du den wertvollsten Vermögenswert deines Unternehmens aufbauen kannst.

Timestamps

[2:30] Welche Aufgaben gebt ihr an Freelancer ab?

[4:55] Mit welchen Aufgaben habt ihr angefangen zu experimentieren?

[10:10] Wie kann ich einen VA finden?

[14:38] So bekommst du Aufmerksamkeit wenn du dein Projekt startest und baust Backlinks auf!

[17:40] Wie macht ihr das mit den Anleitungen für die Freelancer?

[19:40] Habt ihr da also ein Google Dokument wo alles drin steht?

[23:00] Wie läuft bei euch die Kommunikation und die Planung in der Company ab?

[31:12] Wie bezahlt ihr eure VAs?

[37:20] Gab es manchmal so richtige Fails?

Man kann gar nicht früh genug anfangen!

Wie viele erfolgreiche Unternehmer mit denen wir gesprochen haben, haben auch wir viel zu spät mit dem Outsourcen von Aufgaben angefangen.

Erst als uns bei 500 Event-Besuchern und einem Blog mit sechsstelligen Besucherzahlen alles über den Kopf gewachsen ist haben wir den Schritt endlich gewagt – und es war der wohl beste unserer Karriere – erzählt Markus.

Denn wie viele sah auch er am Anfang nur die negative Seiten. Doch wenn man erst einmal erlebt wie viel Headspace man durch Outsourcing gewinnen kann und wie leicht sich das Wachstum dadurch vervielfacht – will man nicht mehr stoppen.

Lerne es selbst bevor du es anderen zeigst!
Einen positiven Faktor hatte der späte Start in die Welt des Outsourcings allerdings, argumentiert Markus:

”Erst wenn man es einmal selbst gemacht hat kann man es outsourcen und auch erst dann beginnt man technische Tools und Assistentin sowie ihren monetären Wert so richtig zu schätzen.”

Outsourcing – Alles ist möglich!

Angefangen vom Checken der E-Mails wofür Markus das Tool Helpscout nutzt, über die Erstellung von Newslettern, dem Teilnehmermanagement bei Events, dem Hochladen und Bearbeiten von Podcast Folgen bis hin zur Buchhaltung lagert Markus alles an virtuelle Assistenten und Freelancer aus.

Für alle die sich auf der Suche nach guten Freelancern oder virtuellen Assistenten befinden empfiehlt Makus seine eigene Plattform DNX Jobs, aber auch auf MachDuDas.de, fiverr, Upwork oder Freelancer.com findet sich für so ziemlich jede Aufgabe etwas bzw. jemand. Folgendes Video zeigt dir, worauf du genau achten solltest und wie du bei der Suchen nach deinen Helfern vorgehen solltest:

SOPs – der wichtigste Vermögenswert deines Unternehmens!

Für viele stellt sich die Frage wie man dafür sorgt, dass der Freelancer auch das macht was er machen soll und zwar so wie ich es haben will.

Markus´ Antwort: Standard-Operations-Procedures

Dabei handelt es sich um so etwas wie Bedienungsanleitungen für alle Standard-Prozesse die im Unternehmen so ablaufen. Diese SOPs werden in Form zum Beispiel von Google-Docs Dokumenten organisiert und wachsen von Tag zu Tag immer weiter an.

“Sie sind unser wichtigster Asset – jeder kann das Unternehmen genauso weiter betreiben wie ich es aktuell mache – es macht den Unternehmer frei von operativen Sorgen”

Am Anfang ist das zwar eine Menge Arbeit doch mit der Zeit spielt sich das ein. Oft macht es auch Sinn es dem Freelancer selbst zu erklären und der macht dann daraus einen neuen Eintrag in das SOP-Dokument. Damit kannst du gleich kontrollieren ob er es verstanden hat und gleichzeitig bist du Schreibarbeit los.

Du bist mehr ein visueller Typ? Auch kein Problem, man kann auch einfach mit Bildschirmaufnahmen arbeiten! Statt einem teuren Aufnahmeprogramm kannst du dafür zum Beispiel den „QuickTime Player“ nutzen, der kostenfrei ist. Über den Menüpunkt „Ablage“ kannst du eine neue Bildschirmaufnahme mit 2 Klicks starten, und sie direkt abspeichern.

Markus macht es auch oft so, dass er eine Audionachricht aufnimmt und der Freelancer erstellt aus dieser dann einen SOP Eintrag.

Es gibt also viele Arten wie man es machen kann, das einzig wichtige ist nur, dass du es machst!

Wie organisiere ich die Anleitungen, sodass genau die richtigen Freelancer darauf Zugriff haben?

Auch auf diese Frage hat Markus eine Antwort parat:

  • Zuerst erstellst du ein Docs-Dokument auf das alle Zugriff haben
  • Du teilst das Dokument wie ein Inhaltsverzeichnis in einzelne Kapitel/Projekte auf
  • Danach erstellst in jedem Kapitel Unterkapitel mit den einzelnen Prozessen
  • Jedes Unterkapitel ist ein Link zu einem anderen Dokument
  • In diesem Dokument wird der Prozess beschrieben
  • Nun gibst du die einzelnen Dokumente immer für die Personen frei die Zugriff haben

Klingt erstmal kompliziert und nach viel Arbeit, in Wahrheit ist es das aber nicht. Sobald man einmal angefangen hat ist es sehr einfach diese Struktur einzuhalten. Damit es dir deutlich leichter fällt findest du hier noch ein Video, in dem du lernst wie du bestimmte Abläufe in deinem Unternehmen automatisieren kannst:

Kommunikation mit virtuellen Assistenten

Vor allem wenn man vollständig Remote arbeitet und sich nie sieht ist Kommunikation ein wichtiges Thema.

Markus zählt dabei auf Slack. Slack ist ein Messaging-Tool für Unternehmen und ungefähr so organisiert wie WhatsApp. Jeder User hat einzelne Kontakte mit denen er im direkten Chat schreiben kann sowie mehrere Gruppen – sogenannte Channels.

In der Regel bezieht sich jeder Channel auf ein Projekt, es gibt also bspw. einen Channel für das nächste große Event, einen für den Podcast und einen für den Travel-Blog.

In Markus´ Unternehmen gibt es dann noch einen großen Channel so eine Art Campus auf den alle seine Mitarbeiter Zugriff haben – in diesem schreibt er über wichtige Neuigkeiten die das ganze Unternehmen betreffen. Wenn es mal ein bisschen persönlicher zugehen soll greift er aber auch gerne auf Skype zurück.

Um sich selbst zu organisieren nutzt Markus Wunderlist und für seine Ideen nutzt er Evernote.

Um sich für die Arbeit zu organisieren nutzen die meisten seiner Mitarbeiter Trello – so etwas wie eine digitale Post-It-Wand.

Wie sollte man seine Freelancer bezahlen?

“Nachdem wir plötzlich eine 4000 Euro Rechnung in den Händen hielten und die Mitarbeiter für Meetings Geld verlangten von denen wir nichts wussten war uns klar, dass es Zeit ist etwas zu ändern!”

– so Markus auf die Frage nach Bezahlung auf Stundenbasis.

Am Anfang hat er fast alle Mitarbeiter auf Stundenbasis bezahlt doch als er in einer starken Wachstumsphase Anfang 2015 immer mehr Mitarbeiter dazu stießen verlor er den Überblick.

Seitdem hat er einige fixe Regeln festgelegt:

  • Nur noch unsere virtuellen Assistenten und die Mitarbeiter die wir wirklich gut kennen werden auf Stundenbasis bezahlt.
  • Alle anderen werden für eine bestimmte Leistung mit einem fixen Preis bezahlt, egal wie lange es dauert
  • Bei neuen Freelancern muss zuerst eine Bestätigung eingeholt werden für ein Teilprojekt
  • Für Eventmanager gibt es ein fixes Gehalt plus eine Bonuszahlung falls das Projekt bspw. ausverkauft ist.
  • Wenn jemand ein Camp oder Event unter der DNX Marke veranstaltet bekommen wir einen fixen Prozentsatz vom Umsatz. Falls wir Camps selbst mit anderen veranstalten bekommen diese einen Teil vom Gewinn ab.
  • Sollte eine Virtuelle Assistentin mehr als 600 Euro auf ihrem Lohnzettel haben muss sie uns kontaktieren bevor sie weiterarbeitet.

Outsourcing – Fail often Fail fast!

Doch selbst bei Markus läuft nicht immer alles rund. Von statistischen Auswertungen in PDF-Form bis hin zu indischen Web-Developern die Paint-Grafiken erstellen hat er schon alles gesehen. Aber im Großen und Ganzen hat ihm das Outsourcing so viel gebracht, dass man über diese Kleinigkeiten hinwegsehen kann.

„Als Unternehmer geht es nicht darum keine Fehler zu machen – sondern darum diese schnell zu machen und daraus zu lernen.“

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