SevDesk Erfahrungen nach 4 Jahren – Lohnt sich die Anschaffung des Buchhaltungsprogramms?

Bist du auf der Suche nach einem Buchhaltungs- oder Rechnungstool und fragst dich, ob SevDesk das Richtige für dich ist? An genau diesem Punkt stand ich auch vor etwas mehr als vier Jahren. Mittlerweile habe ich viele Erfahrungen mit SevDesk in der Praxis gemacht, die ich dir in diesem Beitrag mitgeben werde.

INHALTSVERZEICHNIS

SPRING HIER SOFORT ZU DEM FÜR DICH RELEVANTEN THEMENBEREICH:

1. Einrichtung
2. SevDesk Versionen im Vergleich
3. Rechnungen schreiben
4. Auftragsbearbeitung
5. Digitale Buchhaltung und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
6. Mobile App – Buchhaltung mit SevDesk auch unterwegs?
7. Umsatzsteuer Voranmeldung auch ohne Elster
8. Übersichtliches Dashboard & Auswertungen bei SevDesk
9. Schnittstellen bei SevDesk
10. Fazit

Genug geredet, auf geht’s zu meinen Erfahrungen mit SevDesk!

Die Einrichtung bei SevDesk – Wie schnell ist man startklar?

Da für uns als Unternehmer Zeit bares Geld ist und wir es uns oft nicht leisten können und wollen dieses zu verlieren, ist es mir persönlich wichtig, dass die Einrichtung keine große Hürde darstellt. Die Einrichtung des Buchhaltungstools geht sehr schnell, und man kann nach wenigen Minuten die erste Rechnung schreiben. Besonders hilfreich ist an dieser Stelle die neue telefonische Begleitung von SevDesk. Mit der telefonischen Anleitung kannst du in ca. 30 Minuten gemeinsam mit einem Experten alle Schnittstellen (inkl. Bank-Kontenverknüpfung) verbinden und sofort loslegen.

Gerade im Vergleich mit anderen Lösungen schneidet SevDesk meiner Erfahrung nach an dieser Stelle hervorragend ab.

SevDesk Versionen im Vergleich

Rechnung schreiben – SevDesks Paradedisziplin

Selbstverständlich ist das Schreiben von Rechnungen das Minimum, das jedes Rechnungstool erfüllen sollte. Umso besser ist es, wenn ein Tool seine Hauptaufgabe mit Bravour meistert. Das Erstellen von Rechnungen mit SevDesk ist kinderleicht, übersichtlich und in wenigen Sekunden abgeschlossen.

An dieser Stelle kann mit gutem Gewissen gesagt werden, dass das Erstellen von Rechnungen bei SevDesk durch seine Einfachheit die absolute Paradedisziplin darstellt.

Die Automatisierung und Zeitersparnis erfolgt dadurch, dass Kundendaten gespeichert werden können, damit zukünftige Rechnungen an selben Empfänger mit einem Mausklick abgewickelt werden können. Darüber hinaus können auch Artikel für schnellere Auswahl gespeichert und Standardrabatte für spezielle Kundengruppen hinterlegt werden.

Selbst Rechnungen ins Ausland sind leicht zu automatisieren, da SevDesk die Möglichkeit bietet verschiedene Mehrwertsteuerregelungen zu hinterlegen, sodass beispielsweise auch eine steuerfreie Lieferung in einen EU-Drittland keine Schwierigkeit darstellt.

Praktisch ist auch, dass der Versand direkt aus dem Tool heraus erfolgen kann – per Brief, Fax, Mail oder Download.

Angebote, Auftragsbestätigungen und Mahnungen – alle notwendigen Prozesse auf einen Blick

Das dritte Feature umfasst die Möglichkeit den gesamtenProzess eines Handels oder einer Dienstleistung automatisiert in SevDesk abzuwickeln.

Angebot => Auftragsbestätigung => Rechnung => ggf. Mahnung oder Zahlungsbestätigung

Der ganze Workflow kann mit wenigen Mausklicks abgewickelt werden, ohne alles jedes Mal neu abtippen zu müssen. Die Erfahrung mit SevDesk zeigt, dass man auch von der Bürde befreit wird, alle Zahlungstermine im Kopf haben zu müssen. Durch die Verknüpfung mit dem Geschäftskonto wird der Zahlungseingang oder dessen Fehlen erkannt. Zahlungserinnerungen sind bei einer ausbleibenden Zahlung ohne Probleme möglich.

Was mir persönlich als Liebhaber von Automatisierungsprozessen besonders gefällt, ist die Tatsache, dass SevDesk die Zusammenarbeit mit anderen Kollegen erleichtert. Man kann auf einen Blick sehen, wann welcher Mitarbeiter eine Änderung getätigt hat, sodass eine manuelle Absprache nicht zwingend notwendig ist.

Digitale Buchhaltung und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Dieses Feature ist mir für ein Buchhaltungstool besonders wichtig, da ich, wie die meisten von euch, keine Lust habe mit einem Ordner voller Belege zum Steuerberater zu fahren. Mir persönlich ist wichtig, dass es digital und ortsunabhängig abgewickelt werden kann.

SevDesk macht die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater zum Glück denkbar einfach. Im Bereich Integration kannst du die Auswahl „Steuerberater einladen“ auswählen, sodass er kinderleicht auf deinen Account zugreifen kann und alle wichtigen Daten auslesen kann

SevDesk macht es auch Kunden, die sich nicht tief in das Thema Buchhaltung eingelesen haben leicht, da die Belege per OCR ausgelesen und viele Buchungsdetails dadurch automatisch erkannt werden. Das Wiederfinden von Belegen per Suche ist ebenfalls auch möglich.

Man merkt an vielen Stellen, dass sich SevDesk auf die Fahne geschrieben hat dem Kunden möglichst viel Zeit zu sparen. So sind beispielsweise auch bereits viele Buchungskonten bereits. Dennoch gibt es die auch die Möglichkeit eigene Konten manuell zu definieren.

Viel Zeit spart mir auch die Möglichkeit des direkten Überweisens von Eingangsrechnungen aus dem Tool (mit anschließender Verbuchung des Belegs). So wird dir die Arbeit abgenommen ständig zwischen Fenstern hin und her kopieren zu müssen. So kannst du mehr deiner wertvollen Zeit in die einkommensproduzierenden Aufgaben investieren.

Mobile App – Buchhaltung mit SevDesk auch unterwegs?

Die Mobile App ist meiner Erfahrung nach für viele Unternehmer sehr hilfreich, weil viele Unternehmer oft beruflich unterwegs sind und dementsprechend hin und wieder Belege anfallen. Wer kennt nicht den Bewirtungsbeleg, den man irgendwo im Auto liegen hat und schon länger mal abheften wollte?

In der Vergangenheit hat SevDesk die Funktionen auf zwei separate Apps aufgeteilt (Scan & restliche Funktionen getrennt). Diese Lösung war teils fehlerhaft und hat für mich leider nicht optimal funktioniert. Mittlerweile steht die Entwicklung einer zentralen App an. Diese ist aktuell noch in der Beta-Phase. Wenn diese in der ausgereiften Vollversion auch so gut funktioniert, wie in der Betaversion, bin ich sehr zufrieden und kann mich nicht beschweren.

P.S.: Die App ist sowohl für Android, als Auch iOS verfügbar.

DIY – Umsatzsteuer-Voranmeldung auch ohne Elster

Als Einzelunternehmer, der der Kleinunternehmerregelung untersteht, kannst du diesen Punkt überspringen. Für alle anderen ist die Umsatzsteuer Voranmeldung ein großer Schmerzpunkt. SevDesk schafft in Form einer direkten Schnittstelle zur Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung Abhilfe.

Bei anderen Tools ist es oft der Fall, dass es notwendig ist, dass man sich die Daten per PDF herunterladen und bei Elster manuell eintragen muss. Meine Erfahrung mit SevDesk zeigt, dass das Thema Umsatzsteuer Voranmeldung in wenigen Klicks erledigt ist. Je nach Wahl sind Auswertungen nach Monat Quartal oder Jahr ohne Probleme möglich.

Übersichtliches Dashboard & Auswertungen bei SevDesk

Ein vor Kurzem veröffentlichtes Feature, das die Nutzererfahrung mit SevDesk auf ein neues Level gehoben hat, ist das neue Dashboard. Gerade kleine Unternehmen haben nicht die Zeit jeden Tag einige Stunden damit zu verbringen Daten auszuwerten und Excellisten zu erstellen, um den Überblick zu behalten.

Bei SevDesk findest du alle wichtigen KPIs & Auswertungen auf einen Blick. Darunter findest du auch Steuerschätzungen, größte Kunden / Einnahmequellen, größte Ausgabenquellen, umso klüger zu planen und Entscheidungen für Richtungsanpassungen für die Zukunft vorzunehmen.

Wie das Dashboard genau aussieht, kannst du in diesem Screenshot sehen:

Schnittstellen bei SevDesk

Als Freund der Automatisierung ist mir auch wichtig, dass die Integration mit anderen Tools und Schnittstellen reibungslos funktioniert. Einige Steuerberater weigern sich beispielsweise mit anderen Tools als den gewohnten zu arbeiten.

SevDesk bietet deshalb eine Schnittstelle zu DatevConnect, damit die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater an einem technischen Problem scheitert. Die Schnittstelle DATEVconnect Rechnungswesen ermöglicht einen einfachen bidirektionalen Datenaustausch zwischen den Lösungen Dritter und DATEV-Rechnungswesen-Anwendungen.

Weitere hilfreiche Schnittstellen, von den ich regelmäßig Gebrauch mache, sind:

• PayPal
• Diverse Bankkonten
• GetMyInvoices
• Shopify
• Billbee (Amazon & Marktplätze/Shopsysteme)
• Epages
• einfach-reisekosten.de
• WooCommerce
• Mite
• Clockodo
• Papershift
• Bilendo
• Flex Payment
• Phonemodo

Kritik an SevDesk und was ich mir für das nächste Jahr wünsche

Da ich die Verpflichtung gegenüber euch empfinde eine objektive Bewertung über das Tool zu geben, will ich auch nicht die Dinge ausblenden, die ich mir für das nächste Jahr noch für SevDesk wünsche.

Ein Wunsch, der mir bisher verwehrt geblieben ist, sind Bulk-Aktionen für Belege. Es wäre noch hilfreich mehrere Elemente gleichzeitig zu löschen oder als gezahlt zu markieren, ohne es einzeln auswählen zu müssen.

Gerade als Amazonhändler müssen immer mal wieder Split-Buchungen getätigt werden. mit mehreren Belegen vereinfachen Bei einer Splitbuchung wird der Rechnungsbetrag in der doppelten Buchführung auf verschiedene Soll-, und Haben-Konten aufgeteilt / gesplittet. Per se ist das kein großer Zeitaufwand, aber ich begrüße jede Art von Vereinfachung, die mir tagtäglich ein paar Minute spart.

Unternehmer, die international verkaufen, werden auch immer einmal wieder Zahlungen in Fremdwährungen machen müssen. Ich kann mir vorstellen, dass viele Kunden, die auch im internationalen Geschäft tätig sind, eine softwaregetriebene Lösung in dem Bereich gut gebrauchen könnten.

Weitere Kleinigkeiten, die meiner Erfahrung mit SevDesk nach noch optimiert werden könnten, sind:

• Optimierung beim automatischen Erkennen und Vorschlagen (z.B. bei Umbuchungen)
• Die Suchfunktion
• 1 Klick Abruf bei Kontenabruf (gerade nervig, wenn mehrere Konten hinterlegt sind)

Letzte Woche hat sich jemand in Form eines YT-Kommentars eine automatische Mahnfunktion gewünscht. SevDesk hat diese Idee für gut befunden und sofort die Schritte zur Entwicklung eingeleitet. Das deckt sich auch mit meinen Erfahrungen mit SevDesk. SevDesk ist sehr schnell bei der Reaktion auf Feedback. So haben sie beispielsweise schon den Support aufgestockt und die Scan-App deutlich verbessert, was für Softwarefirmen nicht unbedingt üblich ist.

Wenn du bereits Kunde bist: Was sind deine Erfahrungen mit SevDesk und was würdest du dir noch wünschen?

Fazit – Meine SevDesk Erfahrungen nach 4 Jahren Praxistest!

Das Buchhaltungsprogramm hat mich definitiv auch nach einem Jahr intensiver Nutzung überzeugt! Es ist mittlerweile fester Bestandteilen in meinen Geschäftsprozessen, und ich kann es jedem Selbstständigen, Freiberufler oder Unternehmen bis zu 10 Mitarbeitern ans Herz legen. Auch im nächsten Jahr werde ich auf das Buchhaltungsprogramm aus der Cloud setzen.

Es ist für dich geeignet, wenn du gerne auf den Papierkram verzichten möchtest, und unabhängig von deinem Ort deine Buchhaltung hinter dich bringen möchtest – natürlich möglichst schnell und effizient. Hierbei ist übrigens egal ob du alles alleine machen möchtest, oder die Transaktionen mit den passenden Belegen nur an deinen Steuerberater übergeben möchtest.

Auch wenn du nur wenige Belege/Rechnungen hast (z.B. als Kleinunternehmer bzw. Kleingewerbe), kannst du deinen Aufwand für die Vorbereitung der Steuererklärung minimieren. Den großen Vorteil sehe ich außerdem in der guten Übersicht, da man jederzeit weiß wie es derzeit um das Unternehmen steht. Das neue, übersichtliche Dashboard hilft einem außerdem die entsprechenden Rücklagen zu bilden, damit es keine böse Überraschung in Form einer Steuernachzahlung gibt.

Wer gerne Gebühren für den Steuerberater/Buchhalter sparen möchte kann das mit sevDesk ebenfalls tun. Das funktioniert, indem die laufende Umsatzsteuervoranmeldung mit dem Tool selbst erstellt, und direkt an das Finanzamt übermittelt wird. Dann muss der Berater entsprechend „nur“ noch den Jahresabschluss machen, sodass das Honorar sinkt.

Insgesamt ebnet das Programm den Weg für die Digitalisierung kleiner Unternehmen, und verschafft einem die Möglichkeit sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Du kannst es hier risikofrei testen und ausprobieren ob es zu deinem Unternehmen passt. Als Leser dieses Blogs erhältst du einen exklusiven 50% Gutschein über diesen Link. Frohes buchen!