Eine Abschlagsrechnung ist ein wertvolles Werkzeug für Unternehmen, um die Liquidität zu sichern und Zahlungsausfälle zu minimieren. In vielen Branchen, insbesondere im Bauwesen und Handwerk, werden Projekte oft über längere Zeiträume hinweg durchgeführt. Hierbei kann es notwendig sein, Zahlungen bereits während der Projektlaufzeit zu erhalten, um Kosten zu decken und die laufenden Arbeiten zu finanzieren. Genau an diesem Punkt kommt die Abschlagsrechnung ins Spiel.
In diesem Ratgeber erfährst du, wie du eine Abschlagsrechnung korrekt erstellst, welche Arten von Abschlagsrechnungen es gibt und wie diese in die Schlussrechnung einfließen. Außerdem zeigen wir dir, wie du mit speziellen Softwarelösungen wie sevDesk und Lexoffice Abschlagsrechnungen bequem und rechtssicher erstellst. Diese Tools helfen dir dabei, Fehler zu vermeiden und sparen dir gleichzeitig wertvolle Zeit, indem sie automatisch offene Posten summieren und einen Überblick über den Rechnungsstand bieten.
Hier findest du ein ausführliches YT-Video, falls du mehr zum Thema „Abschlagsrechnung schreiben“ lernen möchtest.
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung – auch bekannt als Akontorechnung – wird erstellt, wenn eine Leistung oder Lieferung noch nicht vollständig erbracht wurde. Sie ermöglicht es, bereits geleistete Arbeiten oder Teillieferungen abzurechnen. Abschlagsrechnungen sind besonders in Branchen mit umfangreichen und langwierigen Projekten, wie dem Baugewerbe oder der IT-Branche, verbreitet.
Der wesentliche Vorteil der Abschlagsrechnung liegt darin, dass Unternehmen bereits während der Projektlaufzeit Zahlungen für erbrachte Leistungen erhalten. Dies trägt zur Liquiditätssicherung bei und verringert das Risiko, am Ende des Projekts auf offenen Rechnungen sitzen zu bleiben.
Warum Abschlagsrechnungen sinnvoll sind
Abschlagsrechnungen bieten sowohl Auftraggebern als auch Auftragnehmern Vorteile:
Diese regelmäßigen Teilzahlungen sind gerade bei großen Projekten ein entscheidender Vorteil. Für Unternehmen ist es zudem eine gute Möglichkeit, ihre laufenden Kosten zu decken, ohne auf den Abschluss des Projekts warten zu müssen.
Pflichtangaben in einer Abschlagsrechnung
Damit eine Abschlagsrechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und rechtlich sicher ist, muss sie bestimmte Pflichtangaben enthalten. Diese sind:
Name und Anschrift deines Unternehmens: Der vollständige Name und die Anschrift deines Unternehmens.
Name und Anschrift des Kunden: Die vollständige Adresse des Auftraggebers.
Leistungsbeschreibung und Leistungsort: Eine detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistungen und, falls relevant, die Adresse des Projekts.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID: Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID.
Beschreibung der erbrachten Leistungen: Diese kann prozentual oder als genaue Beschreibung erfolgen, um den Umfang der Leistung deutlich zu machen.
Ausstellungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.
Leistungszeitraum oder -zeitpunkt: Der Zeitraum, in dem die Leistungen erbracht wurden.
Zahlungsmodalitäten und Zahlungsfrist: Die Frist, innerhalb der die Zahlung erfolgen soll, sowie Hinweise zu den Zahlungsmöglichkeiten.
Steuersatz und Steuerbetrag: Der anzuwendende Umsatzsteuersatz und der daraus resultierende Steuerbetrag.
Endbetrag: Der Gesamtbetrag, der überwiesen werden soll, inklusive Umsatzsteuer.
Hinweis auf Abschlagsrechnung: Ein deutlicher Hinweis, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt.
Diese Pflichtangaben stellen sicher, dass deine Abschlagsrechnung vollständig und rechtlich konform ist. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben können zu Problemen mit dem Finanzamt oder Zahlungsausfällen führen.
Arten von Abschlagsrechnungen
Es gibt zwei Hauptarten von Abschlagsrechnungen:
Einfache Abschlagsrechnung: Jede Abschlagsrechnung steht für sich und bezieht sich auf einen bestimmten Teil der erbrachten Leistungen. Diese Rechnungen werden dann in der Schlussrechnung in Abzug gebracht.
Kumulierte Abschlagsrechnung: Hierbei werden alle bisherigen Rechnungen in jeder neuen Abschlagsrechnung fortgeschrieben. Das bedeutet, dass jede neue Rechnung den gesamten bis dato erbrachten Leistungsumfang sowie die entsprechenden Teilzahlungen berücksichtigt.
Der Vorteil der kumulierten Abschlagsrechnung besteht darin, dass sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer stets einen Überblick über den aktuellen Stand der erbrachten Leistungen und Zahlungen haben.
Verrechnung in der Schlussrechnung
Eine Schlussrechnung ist die finale Abrechnung eines Projekts, in der alle Abschlagszahlungen und erbrachten Leistungen zusammengefasst werden. Die Abschlagsrechnungen werden von der Schlussrechnung abgezogen, und der verbleibende Restbetrag muss dann vom Auftraggeber bezahlt werden.
Moderne Rechnungssoftware wie sevdesk oder Lexoffice bieten die Möglichkeit, den Überblick über bereits erstellte Abschlagsrechnungen zu behalten und diese automatisch in die Schlussrechnung einzurechnen. Das spart dir nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass keine Rechnungen vergessen oder falsch verrechnet werden. Mit solchen Tools wird der Restbetrag der Schlussrechnung automatisch errechnet, sodass du dich voll und ganz auf deine Projekte konzentrieren kannst.
Fehler bei der Erstellung von Abschlagsrechnungen vermeiden
Häufige Fehler bei der Erstellung von Abschlagsrechnungen können unangenehme Folgen haben, wie Zahlungsausfälle oder Probleme mit dem Finanzamt. Hier sind einige häufige Fehler und wie du sie vermeidest:
Software zur komfortablen und rechtssicheren Rechnungserstellung
Der Einsatz von Softwarelösungen wie sevDesk oder Lexoffice erleichtert die Erstellung von Abschlagsrechnungen erheblich. Beide Tools bieten Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen in Bezug auf Teilzahlungen und Abschlagsrechnungen zugeschnitten sind.
Mit sevDesk und Lexoffice kannst du:
Durch die Nutzung solcher Tools minimierst du das Risiko von Fehlern und kannst dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren, während die Software sich um den Rest kümmert.
Wenn du kein Softwaretool nutzen möchtest, kannst du hier deine Vorlage für deine Abschlagsrechnung herunterladen.
Die E-Rechnung wird Pflicht ab 2025. Was die E-Rechnungspflicht für dich und dein Unternehmen bedeutet erfährst du in diesem Video. E-Rechnungen empfangen und E-Rechnungen erstellen ist leichter als viele denken. Lass dich nicht von „XRechnung“ oder „ZuGFeRD“ verwirren – nach diesem Video weißt du alles rund um die E-Rechnung in Deutschland.
Fazit
Abschlagsrechnungen sind ein unverzichtbares Werkzeug, um Projekte effizient abzuwickeln und die Liquidität aufrechtzuerhalten. Sie ermöglichen es dir, Zahlungen für erbrachte Teilleistungen zu erhalten und Risiken zu minimieren. Um sicherzustellen, dass deine Abschlagsrechnungen korrekt sind, solltest du alle Pflichtangaben beachten und eine Softwarelösung wie sevDesk oder Lexoffice nutzen, um den Prozess zu automatisieren und rechtssicher abzuwickeln.
So kannst du dich voll auf die Durchführung deines Projekts konzentrieren, während die Software sich um die formellen Aspekte kümmert. Mit dem richtigen Ansatz und den passenden Tools wird die Erstellung und Verrechnung von Abschlagsrechnungen zum Kinderspiel.
FAQ zur Abschlagsrechnung
- Was ist der Unterschied zwischen einer Abschlagsrechnung und einer Anzahlungsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung erfolgt nach bereits erbrachten Teilleistungen, während eine Anzahlungsrechnung einen Vorschuss auf noch zu erbringende Leistungen darstellt.
- Wie hoch darf eine Abschlagsrechnung sein?
Die Höhe der Abschlagsrechnung sollte dem Wert der bereits erbrachten Leistungen entsprechen. Es gibt keine gesetzliche Begrenzung, aber es ist ratsam, dies mit dem Auftraggeber abzusprechen.
- Wann darf ich eine Abschlagsrechnung stellen?
Eine Abschlagsrechnung darf gestellt werden, sobald eine abgrenzbare Teilleistung erbracht wurde, die frei von Mängeln ist und die Voraussetzungen des Vertrags erfüllt.
- Welche Angaben dürfen auf keiner Abschlagsrechnung fehlen?
Name und Anschrift beider Parteien, eine genaue Leistungsbeschreibung, das Ausstellungsdatum, der Leistungszeitraum, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, der Steuersatz und -betrag, der Endbetrag sowie der Hinweis, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt.
- Was passiert, wenn ich eine Pflichtangabe vergesse?
Fehlende Pflichtangaben können zu Verzögerungen in der Zahlung führen und im schlimmsten Fall zu Problemen mit dem Finanzamt. Daher ist es wichtig, alle erforderlichen Angaben vollständig und korrekt zu erfassen.
