LexOffice Rechnungsprogramm – Erfahrungen, Gebühren & mehr (2023)

Lexoffice ist die Online-Version von “Lexware”- ein Rechnungsprogramm, das sich bereits seit vielen Jahren im Markt etabliert hat und auch zur Buchhaltung verwendet wird. Die Rechnungssoftware mit Sitz in Freiburg ist eine Cloud-Lösung, die sich an Selbstständige, Freiberufler und kleine und mittelständische Unternehmen richtet.

Das Rechnungsprogramm bietet eine Vielzahl praktischer Funktionen, die Unternehmern und Gründern helfen die Übersicht über ihre Finanzdaten zu behalten. Wir haben die Software für dich genauer unter die Lupe genommen, und mit Kunden über ihre Lexoffice Erfahrungen gesprochen und alles in diesem Testbericht zusammengefasst.

INHALTSVERZEICHNIS

SPRING HIER SOFORT ZU DEM FÜR DICH RELEVANTEN THEMENBEREICH:

1)Lexoffice:Funktionen
2)Lexoffice: Preis-Leistungsverhältnis
3)Lexoffice: Nutzerfreundlichkeit
4)Lexoffice Schnittstellen
5)Lexoffice: Support & Sicherheit
6)Fazit

1) Lexoffice: Funktionen: Angebote und Rechnungen schreiben

Das Rechnungsprogramm hat unserer Erfahrung nach den größten Umfang an Rechnungsfunktionen. Es ist also für viele Branchen geeignet. Den Anwendern steht eine Vielzahl von Erweiterungen zur Verfügung, beispielsweise für stationäre Händler oder Onlineshops. Für Dienstleister und Agenturen gibt es Add-ons für Projektverwaltung und Projektzeiten-Abrechnung.

Dementsprechend umfangreich ist die Funktionsliste von Lexoffice, die du im Detail hier findest.

Die wichtigsten Features werden dir in diesem kurzen Video vorgestellt:

Die Kernfunktionen sind sofort sichtbar und mit wenigen Klicks erreichbar:

Rechnungen schreiben mit Lexoffice

Unbestritten ist das Erstellen von Rechnungen die Funktion, die wir Selbstständigen und Unternehmer am liebsten Nutzen – jede ausgehende Rechnung hat (im Normalfall) einen Zahlungseingang zur Folge und ist daher relativ gern gesehen.

Basisdaten wie Anschrift und Bankverbindung entnimmt das Rechnungsprogramm aus den hinterlegten Daten. Auch für Kundendaten greift es auf die Datenbank zu. Du musst nur die Anfangsbuchstaben des Kunden eingeben. Dann kannst du aus einem Dropdown-Menü den Rechnungsempfänger auswählen.

Innerhalb von Lexoffice ist die Funktion jederzeit in der Kopfleiste erreichbar, und sehr intuitiv gestaltet. So sieht die Rechnungserstellung in der Praxis aus:

Gut gefällt uns, dass Standards wie Anschreiben-Texte oder Nachbemerkung als Muster angelegt werden können. Das vermeidet nicht nur Flüchtigkeitsfehler, sondern spart auch wirklich Zeit.

Verbessert werden könnte die Ansicht bei der Anlage neuer Kunden, die sehr schmal gestaltet ist, und durch das “gequetschte” Format nicht immer übersichtlich in der Bedienung ist. Eine grundsätzlich sehr nützliche Funktion, die aber besser umgesetzt werden könnte. Eine Dauerrechnung kann man mit Lexoffice derzeit (noch?) nicht erstellen, dafür aber automatisiert wiederkehrende Rechnungen – ein guter Kompromiss.

Folgende wichtige Funktionen bietet Lexoffice darüber hinaus an:

• Ausgabe erfassen
• Übersicht über Ausgaben & Einnahmen
• Mahnungen erstellen
• Übersicht zu zahlende Umsatzsteuer
• Offene Rechnungen (eingehend und ausgehend)

Das Rechnungsprogramm Lexoffice kostenlos testen

Immer wieder gibt es beim Rechnungsprogramm Lexoffice verschiedene Rabattaktionen, wie zum Beispiel derzeit 100% Rabatt für die ersten 3 Monate sparen. Den Rabatt erhältst du über diesen Link.

Nach einem Klick auf 30 Tage kostenlos testen hast du die Möglichkeit ohne Installation alle Funktionen selbst zu testen und kannst mit dem Programm deine eigenen Erfahrungen machen. Aber auch ohne Gutschein sind die Lexoffice Preise sehr wettbewerbsfähig.

Vertragslaufzeiten bei Lexoffice

Die Vertragslaufzeiten sind mit jeweils einem Monat fair. Dadurch dass du jederzeit kündigen kannst, gehst du keinerlei Risiko ein. Für Sparfüchse: Auch bei Lexoffice kann man im Voraus zahlen, und dadurch einen weiteren Rabatt von bis zu 35% erhalten.

Kassenbuch

Vor allem für Unternehmer mit Bargeld-Kontakt ist das Führen eines Kassenbuchs Pflicht. Die Variante in Papierform ist zwar theoretisch möglich, bringt jedoch viele Nachteile mit sich. Innerhalb von Lexoffice ist die Verwaltung einer Kasse ebenfalls möglich.

Ein essentielles Feature für Einige, für Andere mag es nicht sehr wichtig sein. Unser Eindruck: Für Unternehmen mit wenigen Transaktionen mit Bargeld ist das Modul gut geeignet, wer den Großteil seiner Umsätze in Bar erwirtschaftet sollte vorher im eigenen Test definitiv schauen, ob die Funktion ausreichend dimensioniert ist und ausreichend schnell bedient werden kann.

2) Lexoffice: Preis-Leistungsverhältnis

Lexoffice bietet derzeit vier verschiedene Tarife, die alle mit einem Modul zur Lohnabrechnung kombiniert werden können. In dieser Tabelle erhältst du einen Überblick über die verschiedenen Funktionen und Angebote des Programms. Die Preise variieren je nach Größe deines Unternehmens

Welcher Lexoffice-Tarif ist für dich geeignet?

Das Rechnungsprogramm funktioniert ohne Installation, und läuft ausschließlich in deinem Browser. Dadurch kann es sowohl auf Windows als auch Mac verwendet werden. Die Pakete unterscheiden sich hauptsächlich im Funktionsumfang und der Anzahl der möglichen Benutzer.

Es muss an dieser Stelle erwähnt werden, dass der Preis für das Rechnungsprogramm/die Buchhaltungssoftware je nach Mitarbeiterumfang schwanken kann.

3) Lexoffice: Nutzerfreundlichkeit

Die Nutzerfreundlichkeit wird in diesem Artikel an ihrer Zeitersparnis und Einfachheit gemessen. Dazu zählen beispielsweise der Aufbau des Dashboards, der Apps usw.

Dashboard und Auswertung bei Lexoffice

Essentiell für geschäftlichen Erfolg ist es seine Zahlen zu kennen – zum Einen auf Produkt- und Kundenebene, zum anderen ein Überblick des “Großen & Ganzen”. Dabei hilft es alles im Rechnungsprogramm auf einen Blick sehen zu können.

Das Dashboard von Lexoffice ist unserer Erfahrung nach übersichtlich und einfach gestaltet, und zeigt auf den ersten Blick die Basisinformationen an.

Schön finden wir die Anzeige der offenen Angebote, und offenen Posten gelöst, sowie die Anzeige des Kontostands als Kurzinformation. So werden offene Rechnungen nie vergessen. Die grafische Darstellung der Entwicklung ist ebenfalls gelungen.

Wir vermissen allerdings die Steuerliche Vorausschau (abseits der Umsatzsteuer). Gerade frische Gründer und Selbstständige haben Schwierigkeiten die Höhe der notwendigen Rücklagen zu kennen und geraten dadurch unnötig in Liquiditätsschwierigkeiten.

Die restlichen Auswertungen sind funktional und auf Wunsch auch detailliert. Verbessern könnte man die Möglichkeiten zur grafischen Auswertung.

Lexoffice Apps: Mobiles Arbeiten per Tablet & Smartphone

In der heutigen Zeit des papierlosen Büros sind Smartphones und Tablets auch aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken und werden immer mehr in Unternehmen eingesetzt. Gerade kleinere Betriebe können dadurch ihre Prozesse digitalisieren und die Vorteile für sich nutzen.

Lexoffice bietet Apps für Android und iOS an, die sowohl für Tablets als auch Smartphones zur Verfügung stehen. Darin sind die wichtigsten Funktionen griffbereit, und die Basisinformationen sind jederzeit einsehbar. Gerade wer oft bei Kunden vor Ort ist wird die Möglichkeit für Unterschriften am Tablet, Lieferschein und Rechnungserstellung “unterwegs” mögen.

Die Funktionen sind für die mobilen Varianten ausreichend dimensioniert und sinnvoll selektiert. Verbessert werden könnte unserer Meinung nach die Benutzeroberfläche, die aktuell noch etwas altbacken anmutet. Am Puls der Zeit ist der Anbieter allerdings bei iOS-Widgets und Apple Watch Apps: Dieses Merkmal haben derzeit nur wenige Mitbewerber!

Nicht ganz unwichtig bei der Bewertung eines Rechnungsprogramms/Buchhaltungssoftware ist die Frage nach dem Support. Auch der Support beim Rechnungsprogramm gestaltet sich unserer Erfahrung nach als unkompliziert (siehe Unterkapitel 5).

4) Lexoffice: Buchhaltungsfunktionen und Schnittstellen

Neben den zuvor genannten Basis-Funktionen gibt es einige Features, die mit wenigen Klicks die Zeitersparnis erhöhen sollen und den Aufwand für Buchhaltung und offene Rechnungen verringern sollen.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater & Datev Export

Besonders für die Buchhaltung ist die Anbindung für den Steuerberater wichtig. Wenn dein Steuerberater mit dem Branchen-Standard “Datev” arbeitet, kannst du ihm deine vorbereitete Buchhaltung bequem im entsprechenden Format exportieren. Die Übergabe funktioniert entweder über die Weitergabe der Export-Datei, oder über die “DatevConnect” Schnittstelle. Letztere ist kostenpflichtig, und wird direkt über deinen Steuerberater abgerechnet.

Wer regelmäßig diese Funktion nutzt, sollte sich unserer Meinung nach für DatevConnect entscheiden, wenn es nur 1x/Jahr benötigt wird reicht der Weg über die “gewöhnliche” Export-Datei aus.

Eine weitere Möglichkeit zur Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist, ihn direkt einen Steuerberater-Zugang anzulegen und zu deinem Firmenkonto bei Lexoffice einzuladen. Das geht ziemlich schnell, sollte aber vorher im Beratungsgespräch abgeklärt werden.

Nicht jeder Berater möchte seine gewohnten Lösungen verlassen, und wird versuchen seine gewohnten Prozesse in Datev abzubilden. Der Zugang für Steuerberater zu deinem Lexoffice-Konto ist kostenfrei.

Schnittstelle: Online-Banking Anbindung

Das Online-Banking ist, wenn du ein Rechnungsprogramm suchst, mit dem du nur Grundfunktionen (wie Rechnungen, Mahnungen, offene Rechnungen verwalten, Zahlungserinnerungen etc.) nutzen möchtest, unserer Erfahrung nach nicht zwingend notwendig. Für die Buchhaltung ist die Online-Banking Anbindung jedoch hilfreich.

Wer Steuerberater Kosten einsparen möchte, sollte möglichst viele Arbeitsschritte der laufenden Buchhaltung selbst erledigen – zum Beispiel mit Hilfe von Software. Eine wichtige Aufgabe, die bei jedem Unternehmen in diesem Bereich anfällt, ist das Zusammenführen von Transaktionen (z.B. auf dem Bankkonto) mit den jeweils passenden Belegen. Diese Aufgabe kann per Software beschleunigt erledigt werden, da zahlreiche Banken direkt angebunden werden können.

Der Vorteil liegt neben dem Matching von Beleg und Transaktion darin, dass auch der Zahlungseingang von Rechnungen überwacht werden kann – insgesamt also eine der Kernfunktionen für Selbstständige, die neben der “Pflichterfüllung” auch einen Überblick über die Finanzen des Unternehmens behalten wollen.

Die Anbindung des Online-Bankings innerhalb von Lexoffice hat im Test gut funktioniert, wenn auch der Abruf der Transaktionen stellenweise etwas langsam war. Die Anzahl der Banken ist groß, und auch “moderne” Geschäftskonten können angebunden werden.

Gut gefällt uns, dass einige der digitalen Banken eine direkte Integration haben (z.B. Qonto). Die Haufe-Gruppe, das Unternehmen hinter Lexoffice, ist ebenfalls Anteilseigner an Kontist, sodass diese Integration besonders intensiv unterstützt wird und wir von gutem Support und einer hohen Entwicklungsgeschwindigkeit in der Zukunft ausgehen.

Es ist auch positiv hervorzuheben, dass die Software nach einiger Zeit Wiederkehrende Transaktionen erkennt und automatisch zuordnet – ein sinnvolles Feature.

Zeiterfassung

Hilfreich für ein Rechnungsprogramm ist auch die integrierte Zeiterfassung. Gerade Dienstleister werden diese Funktion benötigen. Da Lexoffice (noch?) kein eigene Zeiterfassung anbietet, kann die Funktion mit einem der drei Partner abgebildet werden:

• Clockodo
• Timicx
• Timetrack

Reisekostenabrechnung

Auch diese Funktion ist eher für die Buchhaltung als für die Erstellung von Rechnungen relevant. Dennoch wollen wir dieses Wissen über die Reisekostenabrechnung nicht vorenthalten.

Je nach Reisedauer, Zielort und Zielland gibt es verschiedene Pauschalen, die Selbstständige und Mitarbeiter im Rahmen einer Reisekostenabrechnung ansetzen können. Auch hierbei kann der manuelle Aufwand der Recherche und Erstellung verringert werden durch Nutzung der folgenden Integrationen:

• einfach-reisekosten.de
• Onexma

Neben den Pauschalen können auch Auslagen & Fahrtkosten mit dem eigenen PKW bequem abgerechnet werden.

Automatisierung

Gerade wer auf der Suche nach Zeitersparnis ist, kommt um Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben nicht herum. Möglich ist das bei Lexoffice durch folgende Partner:

• Getmyinvoices
• Invoicefetcher
• Billbee
• Zapier
• Fileee

Als Automatisierung lässt sich auch die Integration mit PayPal beschreiben, denn die automatisch von PayPal einbehaltenen gebühren werden direkt als Kontogebühren verbucht und beim Matching der Belege berücksichtigt.

Online Shops & E-Commerce

Für einige Branchen ist auch die Anbindung an Online-Shops und E-Commerce wichtig. Gerade Online-Händler haben viele Einzeltransaktionen, und müssen schlanke Prozesse haben, um ihren Vertrieb kostengünstig zu gestalten. Dabei helfen folgende Integrationen:

• Shopify
• German Market (für WooCommerce)
• ePages
• Versacommerce Shopqueue (für Magento)
• Netzkollektiv (für Magento)
• Shopsy (für Shopware)
• Billbee – Zentrales ERP zur Bestellverwaltung vieler Marktplätze und Shops

Umsatzsteuervoranmeldung mit wenigen Klicks bei Lexoffice

Die Umsatzsteuervoranmeldung (USt-VA) ist für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen eine regelmäßige Aufgabe, die viel Zeit fressen kann. Insbesondere wenn man viele Geschäfte mit Umkehr der Steuerschuld (Reverse-Charge) tätigt, kann es länger dauern, weil noch eine zusammenfassende Meldung (ZM) hinzukommt.

Die Umsatzsteuervoranmeldung kann elektronisch mit wenigen Klicks per Lexoffice an ihr Finanzamt gesendet werden. Sollte eine zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern notwendig sein, so kann das Rechnungsprogramm auch diese automatisch aus Lexoffice heraus erzeugen und versenden.

Diese Aufgabe kann mit Lexoffice recht zügig abgewickelt werden, wenn für den jeweiligen Zeitraum alle Belege vorliegen und korrekt mit den Transaktionen verknüpft sind. Der Teufel liegt aber im Detail: Alle Belege müssen die Umsatzsteuerregelungen korrekt angegeben sein, damit die USt-VA die richtigen Informationen enthält.

Die Abgabe erfolgt nicht über Elster, sondern direkt aus der Lexoffice Software heraus. Das ist sehr effizient und ist ein Merkmal für eine technisch fortschrittliche Buchhaltungssoftware bzw. ein Rechnungsprogramm. Gerade kleinere bzw. jüngere Anbieter haben diese Funktion nicht, was nach unseren Erfahrungen mehr manuellen Aufwand bedeutet.

Positiv hervorzuheben, ist die Erstellung der zusammenfassenden Meldung, die bei vielen Mitbewerbern (noch) nicht Standard ist.

5) Lexoffice: Support und Sicherheit

Gerade bei so einem wichtigen Thema wie Rechnungsstellung und Buchhaltung ist es essentiell, dass jemand zur Seite steht, wenn mal etwas nicht läuft. Der Support per Telefon und E-Mail ist beim Rechnungsprogramm in allen Angebotspakten enthalten.

Der Start wird einem durch Hilfeartikel und Ressourcen in schriftlicher Form erleichtert. Viele Anleitungen sind mit einem Video ergänzt, der die Einstellungen und einzelnen Schritte erläutert. Die Clips sind recht kurz gehalten und auch für Anfänger gut verständlich.

Über den telefonischen Support findet man vor allem aus der Vergangenheit viele negative Berichte. Seit Mitte 2019 hat sich das Unternehmen der Kritik gestellt, Fehler eingeräumt und mit dem Aufbau eines Call-Centers begonnen.

Während unserem Test war die Wartezeit in der Hotline mit rund 5 Minuten im akzeptablen Bereich, und die Antworten des Mitarbeiters zielführend. Der telefonische Support ist von Mo-Fr von 08.00-20.00 Uhr sowie samstags von 09.00-14.00 Uhr erreichbar, was absolut in Ordnung ist.

Wer lieber schreibt statt spricht kann auch per E-Mail oder per Social-Media Fragen stellen. Du erreichst den Support unter 0800-3000-777 (kostenfrei), oder per Mail unter info@lexoffice.de sowie über das Kontaktformular.

Kurz gesagt: Mit dem Support bei Lexoffice haben wir im Großen und Ganzen gute Erfahrungen gemacht.

Fazit zu Lexoffice als Rechnungsprogramm

Die langjährige Erfahrung von Lexware ist sowohl der Vor- als auch der Nachteil der Online-Variante “Lexoffice”: Die versprochenen Funktionen hat das Rechnungsprogramm/die Buchhaltungssoftware in unserem Test zufriedenstellend gelöst, und der Austausch mit dem Steuerberater und dem Support lief unserer Wahrnehmung nach reibungslos.

Die Benutzeroberfläche könnte allerdings zeitsparender und ansprechender gelöst werden.

Positiv fällt auf, dass die größte Version recht günstig ist und viele Funktionen umfasst, um die einfache Buchhaltung selbstständig zu erledigen. Ob die Software zu deinem Business und deiner Branche passt, solltest du vorher kostenlos testen.

Insgesamt erwartet dich mit Lexoffice eine zuverlässige Software, die dir viel Zeit für die wichtigen Dinge in deinem Unternehmen verschaffen kann. Von der langjährigen Erfahrung des Unternehmens profitierst du zu einen durch die große Akzeptanz bei Steuerberatern in der Zusammenarbeit, zum anderen durch einen großen Funktionsumfang der zuverlässig nutzbar ist.

Lexoffice: FAQ

Ist nach dem Review unserer Erfahrungen mit Lexoffice als Rechnungsprogramm noch eine Frage offen? In dieser Sektion findest du Antworten auf die häufigsten Fragen zu dem Programm.

Kann ich Lexoffice auch am Mac und unter Linux verwenden?

Ja! Das Rechnungsprogramm läuft komplett in der Cloud, und wird per Browser aufgerufen. Es wird also keine Installation benötigt, und kann unabhängig vom Betriebssystem verwendet werden.

Wie erreiche ich den Support bei Lexoffice?

Du erreichst den Support unter 0800-3000-777 (kostenfrei), oder per Mail unter info@lexoffice.de sowie über das Kontaktformular.

Wo finde ich den Lexoffice Login?

Wenn du dich einloggen willst, gehe auf die Startseite und klicke im oberen rechten Bereich auf “Login”. Es öffnet sich die Eingabemaske für E-Mail und Passwort.

Welche Lexoffice Alternativen gibt es?

Wenn du festgestellt hast, das Lexoffice nicht zu deinem Bedarf passt solltest du dir unseren Vergleich verschiedener Rechnungssoftware ansehen.

Wie kann ich Lexoffice kündigen?

Wenn du Lexoffice kündigen möchtest, solltest du eine Mail an info@lexoffice.de schreiben, oder dies direkt aus dem Hilfebereich tun (dadurch kann dein Account besser zugeordnet werden). Falls es sich um einen Testaccount handelt, brauchst du nichts tun, es entsteht nicht automatisch ein Abo.

Tipp: Viele Anbieter bieten einen Wechselbonus von bis zu 100€ an, wenn man von einem anderen Anbieter kommt. Weitere Infos findest du hier.