Billomat Buchhaltung – Erfahrungen & Testbericht

Das Rechnungstool Billomat ist seit dem umfangreichen Relaunch in 2016 zu einem umfangreichen Buchhaltungstool gewachsen. In diesem Test findest du die Erfahrungen anderer Nutzer, und unsere Einschätzung zum Funktionsumfang sowie Stärken und Schwächen. 

Billomat Testbericht – Welchen Umfang hat die Buchhaltungssoftware?

Billomat ist bereits seit 2008 am Markt, und ist ursprünglich als Rechnungsprogramm gestartet. Nach und nach wurde der Funktionsumfang erweitert, sodass es mittlerweile mit einer umfangreichen Funktionsliste daher kommt. 

Einen Überblick bekommst du in diesem Video: 

Nach einem Klick auf 14 Tage kostenlos testen hast du die Möglichkeit ohne Installation alle Funktionen selbst zu testen, was wir dir empfehlen würden. 

Die Kernfunktionen sind sofort sichtbar und mit wenigen Klicks erreichbar: 

• Rechnung schreiben
• Ausgabe erfassen
• Übersicht über Ausgaben & Einnahmen
• Übersicht zu zahlende Umsatzsteuer
• Offene Rechnungen (ausgehend)

Das Dashboard hat eine coole Besonderheit: Man kann es sich selbst gestalten. Man wählt aus verschiedenen Widgets die gewünschten Statistiken & KPIs aus, die einem dann optisch ansprechend dargestellt werden.

Das Billomat Dashboard kann individuell angepasst werden

Aber wie sieht es mit den wichtigsten Funktionen im Detail aus?

Einrichtung & Erste Schritte: Wie schnell ist man startklar?

Wer seine Buchhaltung digitalisiert sucht im Normalfall nach einer Sache: Zeitersparnis! Wie groß diese ausfällt hängt von der Gestaltung des Tools ab (Benutzerfreundlichkeit), sowie vom Onboarding nach der Registrierung. 

Vor allem die wichtigen Funktionen sollten unserer Meinung nach kurz nach der Einrichtung zur Verfügung stehen, ohne viel Support zu benötigen. Bei Billomat wurden die wichtigsten Funktionen folgendermaßen gelöst. 

Rechnung schreiben mit Billomat

In der “Schaltzentrale” wird man direkt mit klaren Instruktionen begrüßt, um die erste Rechnung zu schreiben.

Folgt man den Schritten, kann in kürzester Zeit eine Rechnung erzeugt werden. Auf den ersten Blick wirkt der Bereich zum “Rechnung erstellen” erstmal unübersichtlich. Hat man sich jedoch einmal eingearbeitet und Zeit genommen um alle verfügbaren Optionen durchzulesen geht die Rechnungserstellung schnell von der Hand. 

Rechnung schreiben mit Billomat – viele Funktion, etwas wenig Übersichtlichkeit

Auffällig ist, dass man viele Optionen zur Auswahl hat. So kann zum Beispiel einzeln pro Rechnung angegeben werden, welche Zahlungsarten akzeptiert werden. Diese Details werden bei vielen Mitbewerbern entweder global festgelegt (d.h. für alle Rechnungen), oder komplett weggelassen. Hierdurch entstehen bei Billomat viele Möglichkeiten, allerdings geht auch etwas Übersichtlichkeit verloren.

Die Rechnungsfunktion ist jedoch solide und tut was sie soll.

Angebote, Auftragsbestätigung & Mahnung

Diese wichtigen Dokumente werden ähnlich wie die Rechnungen erzeugt. Auch hier gibt es viele Optionen und Einstellmöglichkeiten, die jedoch ebenfalls zeitsparend eingesetzt werden können. Beispielsweise können Standardtexte und Layouts mit einem Klick übernommen werden, und durch Platzhalter werden gewünschte Formulierungen automatisch auf den Dokumenten eingefügt (Anrede, name, Zahlungsfristen etc.). 

Einen Schritt in Richtung Automatisierung können Selbstständige und Unternehmer machen, indem sie die “Mahnstufen” festlegen und mit gewissen Intervallen hinterlegen. Zahlt ein Kunde dann nicht rechtzeitig kann Billomat automatisch die Mahnung versenden, was eine sinnvolle Funktion ist. 

Überzeugt hat uns, dass die Funktionen von überall in der App erreichbar sind. Entweder über die linke Seitenleiste, oder über frei definierbare “Shortcuts” oberhalb der jeweiligen Funktion. 

Smart: Man kann sich eigene Shortcuts anlegen, um schnell an die wichtigsten Funktionen zu gelangen

Belegerfassung

Die Belegerfassung kann ebenfalls sehr effizient auf mehreren Wegen erfolgen: 

• Weiterleitung per Mail
• Ablage in Dropbox, Google Drive oder OneDrive
• Manueller Upload in der WebApp (Drag & Drop)
• Mobile App (Android & iOS)

Nach dem eleganten Beginn der Erfassung wird es allerdings wieder etwas holprig. Bevor der Beleg verbucht, und eine der Kategorien zugewiesen werden kann muss erst der Lieferant ausgewählt werden. Ist dieser noch nicht angelegt muss in einen komplett anderen Bereich gewechselt werden, was wertvolle Zeit kostet. 

Hier verschenkt Billomat einiges an Sympathie, das könnte man deutlich besser lösen. Anmerken muss man fairerweise, dass das Feature gerade erneuert wird und noch nicht in der finalen Version vorliegt.  

Online-Banking Anbindung

Die Online Banking Anbindung wird bei Billomat sehr umfangreich gestaltet, sodass mehr als 3.000 Geschäftskonten angebunden werden können. Auch weitere Bankprodukte wie PayPal oder Kreditkarten können hinzugefügt werden. 

Billomat Kosten & Tarife

Welches Paket ist für dich geeignet? 

Die oben dargestellten Tarifen unterscheiden sich hauptsächlich in der Anzahl der erzeugbaren Dokumente und Anzahl der Benutzerkonten. Im Kleingedruckten finden sich jedoch ein paar weitere Unterschiede. 

Solo

Perfekt geeignet für Freelancer mit wenigen Belegen sowie Betreiber eines Nebengewerbes. Hier kostenlos testen.

Business

Das beliebteste Paket ist geeignet für Startups sowie kleine und mittelgroße Unternehmen. Hier kostenlos testen.

Enterprise

Perfekt für Unternehmen mit fortgeschrittenen Ansprüchen. Hier kostenlos testen.

Hinweis: Wer seine Buchhaltung komplett selbst erledigen möchte sollte mindestens den Business-Tarif wählen, da wichtige Funktionen wie die EÜR oder der Datev Export erst in dieser Stufe enthalten sind. Viele zeitsparende Features wie den automatischen Bankabgleich oder Belegerfassung via App/E-Mail erhält man auch erst ab diesem Level. 

Gerade für kleine Unternehmen und Einzelkämpfer bleibt also nur die Option, Billomat lediglich als Rechnungsprogramm (mit begrenzter Dokumentenanzahl) zu nutzen, oder den höherpreisigen Business-Tarif zu buchen. Das haben einige Buchhaltungsprogramme fairer gestaltet. 

Billomat Gutschein & Rabatte

Aktuelle Billomat Gutscheine & Rabatte findest du hier.

Weitere wichtige Billomat-Funktionen

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater & Datev Export

Auchbei Billomat gibt es die Möglichkeit, den Steuerberater zur Mitarbeit innerhalb des Tools einzuladen. Er erhält dann einen eigenen Zugang, und kann sich um vereinbarte Aufgabengebiete kümmern. 

Ein Export im Datev-Format ist ebenfalls möglich, allerdings erst ab dem Tarif “Business”. Damit können die vorbereiteten Daten weitergegeben werden, was die Steuerberater Kosten senkt. 

Billomat Apps: Mobiles Arbeiten am Tablet & Smartphone? 

Bist du häufiger unterwegs? Dann kannst du Billomat auch am Smartphone nutzen. Sowohl für iOS als auch Andoid stehen kostenfreie Apps zur Verfügung. Beachte allerdings, dass er Belegupload vom Smartphone aus erst ab dem Tarif “Business” möglich ist, was den Nutzen der App leider reduziert. 

Umsatzsteuer-Voranmeldung selbst erledigen? 

Die Erstellung einer USt-VA ist eine regelmäßige Aufgabe des externen Rechnungswesens, die uns Selbstständigen und Unternehmern regelmäßig Zeit und Nerven kostet. Diesen Prozess kann man mit Billomat selbst erledigen, und dank der Elster-Schnittstelle direkt an das zuständige Finanzamt übertragen. Die Zahllast ist direkt aus der Anmeldung ersichtlich, sodass man auch die passende Zahlung direkt im Anschluss leisten kann. 

Dieses Features ist ebenfalls noch im alten Design und wird derzeit überarbeitet, weshalb die Benutzerfreundlichkeit noch ausbaufähig ist. Sie funktioniert jedoch solide, und orientiert sich optisch am offiziellen Elster-Formular. Sind alle belege während des Monats konstant eingepflegt worden kann hier zügig die USt-VA erstellt und abgesendet werden, sodass man sich wieder den schönen Dingen der Selbstständigkeit widmen kann. 

Dashboard & Auswertungen

Das Dashboard heißt bei Billomat treffend “Schaltzentrale”, und ist modular anpassbar. Je nach persönlicher Präferenz kann man sich aussuchen welche Kennzahlen, Statistiken und Auswertungen angezeigt werden sollen.  Das gefällt uns sehr, da wirklich jeder auf seine Kosten kommt. 

Die restlichen Auswertungen könnten besser sein. Eine genaue Auswertung welche Artikel/Dienstleistungen derzeit besonders gut laufen, oder was derzeit den größten Teil der Kosten verursacht ist nicht direkt im Tool ersichtlich. Diese Möglichkeit halten wir für wichtig, denn neben der Erfüllung der gesetzlichen Pflichten sollte eine Buchhaltungssoftware unserer Meinung nach bei der Entscheidungsfindung helfen. 

Schnittstellen – Das sind die wichtigsten Billomat Partner

Für die modulare Erweiterbarkeit durch Add-Ons bzw. Schnittstellen zu anderen Anbietern ist Billomat bekannt. Folgende Anbindungen existieren derzeit. 

Zeiterfassung

• Mite
• Clockodo

Druck & Versand 

• Pixelletter
• Google Cloud Print
• E-Post

Online-Shops & eCommerce

• Shopify
• WooCommerce
• Amazon Marketplace

Buchhaltung & Steuern

• FreeFibu
• Run my Accounts

Cloud Speicher

• Google Drive
• Dropbox
• OneDrive

CRM-Systeme

• Highrise
• Salesforce

Payment & Forderungsmanagement

• Billomat Banking
• Concardis
• Debitor Inkasso

Projektmanagement

• Basecamp

Service & Support

In Sachen Support & Service steht Billomat gut dar. Sollte mal etwas schief gehen bekommst du Unterstützung auf folgenden Wegen: 

• Telefon-Hotline
• E-Mail
• Kontaktformular
• Social Media

Schön finden wir, dass man einen Rückruf anfordern kann. Dadurch entfällt die obligatorische Warteschlange, bei der “der nächste freie Mitarbeiter für dich reserviert” ist. Der Support ist von 08.00 – 17.00 Uhr erreichbar, was für ein Business-Tool in Ordnung ist. Kunden im umfangreichsten Tarif erhalten außerdem VIP Support mit priorisierten Antworten, wobei auch der normale Support recht zügig Lösungen liefert. 

Umfangreicher Hilfe-Bereich

Wer lieber selbst auf die Suche nach einer Lösung geht, hat bei Billomat sehr gute Chancen etwas zu finden. Neben den FAQs stehen viele Hilfe-Artikel in Textform zur Verfügung, die zusätzlich mit Videos ergänzt sind. Vor allem während der Einrichtung wird einem durch den “Starter Guide” geholfen die wichtigsten Schritte korrekt zu gehen, und Fehler zu beginn zu vermeiden. 

Abgerundet wird der Hilfe-Bereich durch einen umfangreichen Blog, der regelmäßig über wichtige Themen für Gründer und Selbstständige informiert. Auch Änderungen im Steuerbereich kann man dort in der Regel rechtzeitig nachlesen. 

Häufig gestellte Fragen – FAQ

Kann ich Billomat auch am Mac und unter Linux verwenden?

Ja, es handelt sich um eine Web-Anwendung in der Cloud, die ohne Installation auskommt. Sie ist daher unabhängig von deinem Betriebssystem.

Wie erreiche ich den Support? 

In der linken Seitenleiste siehst du einen Reiter mit “Support”. Dahinter findest du alle Möglichkeiten um Unterstützung zu bekommen. Solltest du dich nicht mehr einloggen kannst du eine direkte Mail an support@billomat.com schreiben.  

Welche Billomat Alternativen gibt es?

Alle Billomat Alternativen findest du in unserem Buchhaltungsprogramm Vergleich.

Fazit & Erfahrungen

Billomat kommt mit zahlreichen Funktionen daher, um die Buchhaltung selbst zu machen. Ergänzt wird der ohnehin große Funktionsumfang durch viele Add-Ons und Schnittstellen. Die Grundfunktionen der Buchhaltung sind solide, werden teilweise jedoch gerade überarbeitet um bei der Benutzerfreundlichkeit mit den Marktbegleitern aufzuschließen. 

Bei der Tarifstruktur hat sich in letzter Zeit etwas getan, jedoch müssen viele Unternehmen einen Kompromiss machen: Betreibst du ein kleines Unternehmen hast du die Wahl, Billomat nur für die Erstellung von Rechnungen, Angeboten und Mahnungen zu verwenden, oder ein teures paket für größere Unternehmen zu kaufen. Ist dein Unternehmen etwas größer bekommst du ein umfangreiches Buchhaltungstool, stößt aber vermutlich schnell an die Grenze der Mitarbeiterzahl und musst individuell ein Angebot verhandeln. 

Abseits davon sind die Funktionen nicht nur zahlreich, sondern auch durch die 12-jährige Erfahrung größtenteils ausgereift. Am besten ist es, wenn du dich selbst davon überzeugst wie gut das Tool zu deinem Unternehmen passt. Klicke hier, um das Programm 14 Tage unverbindlich und risikofrei zu testen.