Ab Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung im Format ZUGfeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) für B2B-Geschäfte in Deutschland Pflicht. In diesem Artikel erfährst du, was hinter dem Akronym steckt, wie du eine ZUGfeRD Rechnung erstellen kannst und wie das Rechnungsprogramm sevdesk dir dabei Zeit und Arbeit sparen kann.
Was ist ZUGfeRD?
ZUGfeRD ist ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen, das speziell für den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen entwickelt wurde. Es kombiniert die Vorteile von PDF-Dokumenten mit strukturieren XML-Daten. Eine ZUGfeRD-Rechnung besteht aus einer PDF-Datei, die für den menschlichen Leser verständlich ist, sowie eingebetteten XML-Daten, die maschinell verarbeitet werden können. Dies erleichtert die Automatisierung und beschleunigt den Rechnungsstellungsprozess.
Vorteile von ZUGfeRD Rechnungen
Rechtskonformität: Ab Januar 2025 Pflicht für B2B-Geschäfte in Deutschland.
Effizienz: Automatisierte Verarbeitung spart Zeit und reduziert Fehler.
Interoperabilität: Standardisiertes Format erleichtert den Austausch zwischen unterschiedlichen Systemen.
Nachhaltigkeit: Reduzierung von Papierverbrauch und Archivierungskosten.
Warum sevDesk?
sevDesk ist ein benutzerfreundliches und leistungsfähiges Rechnungsprogramm, das speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde. Mit sevDesk kannst du schnell und einfach ZUGfeRD-Rechnungen erstellen, verwalten und versenden. Hier sind einige Gründe, warum sevDesk die perfekte Lösung für deine ZUGfeRD-Rechnungen ist:
Intuitive Benutzeroberfläche: Einfach zu bedienen, auch ohne technisches Vorwissen.
Automatisierung: Viele Prozesse, wie z.B. die Umsatzsteuer-Voranmeldung, lassen sich automatisieren.
Integration: Nahtlose Integration mit anderen Tools und Systemen.
Sicherheit: Hohe Sicherheitsstandards für deine Daten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: ZUGfeRD Rechnung mit sevDesk erstellen
1. Anmeldung und Einrichtung
Zuerst musst du dich bei sevDesk anmelden und dein Konto einrichten. Besuche die sevDesk-Website und registriere dich mit deinen Unternehmensdaten. Nach der Anmeldung kannst du dein Konto individuell konfigurieren, indem du deine Firmendaten, Bankverbindungen und Steuereinstellungen eingibst.
2. Kunden anlegen
Bevor du eine Rechnung erstellen kannst, musst du deine Kunden im System anlegen. Gehe dazu in das Menü „Kunden“ und klicke auf „Neuer Kunde“. Gib die relevanten Informationen wie Name, Adresse und Kontaktdaten ein. Du kannst auch spezifische Einstellungen für jeden Kunden festlegen, wie z.B. Zahlungsbedingungen oder Rabatte.
3. Artikel oder Dienstleistungen hinzufügen
Im nächsten Schritt legst du die Artikel oder Dienstleistungen an, die du in deiner Rechnung aufführen möchtest. Navigiere zum Menü „Artikel“ und klicke auf „Neuer Artikel“. Fülle die erforderlichen Felder aus, wie Artikelnummer, Beschreibung, Preis und Steuersatz. Diese Artikel kannst du später ganz einfach in deine Rechnungen einfügen.
4. ZUGfeRD Rechnung erstellen
Nun kannst du mit der Erstellung deiner ZUGfeRD-Rechnung beginnen. Gehe in das Menü „Rechnungen“ und klicke auf „Neue Rechnung“. Wähle den entsprechenden Kunden und füge die gewünschten Artikel oder Dienstleistungen hinzu. Bevor du die Rechnung speicherst, wähle im Bereich „Rechnungsvorlage“ das ZUGfeRD-Format aus.
sevDesk generiert automatisch eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten gemäß dem ZUGfeRD-Standard. Du kannst die Rechnung noch einmal überprüfen und bei Bedarf Änderungen vornehmen.
5. Versand der Rechnung
Nachdem deine ZUGfeRD-Rechnung erstellt wurde, kannst du sie direkt aus sevDesk heraus an deinen Kunden versenden. Klicke auf „Rechnung versenden“ und wähle die bevorzugte Versandmethode (E-Mail, Post, etc.). sevDesk bietet auch die Möglichkeit, die Rechnung sicher zu archivieren und später darauf zuzugreifen.
6. Überwachung und Verwaltung
sevDesk bietet dir umfangreiche Möglichkeiten, deine Rechnungen zu überwachen und zu verwalten. Im Dashboard siehst du eine Übersicht über offene, bezahlte und überfällige Rechnungen. Zudem kannst du Mahnungen automatisiert versenden und Zahlungseingänge überwachen.
Fazit
Die Einführung der ZUGfeRD-Pflicht für B2B-Geschäfte in Deutschland ab 2025 macht es unerlässlich, sich frühzeitig mit der Erstellung elektronischer Rechnungen auseinanderzusetzen. Mit sevDesk hast du ein leistungsfähiges Tool an der Hand, das dir die Erstellung und Verwaltung von ZUGfeRD-Rechnungen erheblich erleichtert. Nutze die Vorteile der Digitalisierung und mache dein Unternehmen fit für die Zukunft der Rechnungsstellung.
Starte noch heute mit sevdesk und profitiere von einer effizienten, sicheren und rechtssicheren Rechnungsstellung. Wenn du weitere Informationen über sevdesk benötigst, kann unser ausführlicher Artikel über sevdesk als Rechnungsprogramm bestimmt helfen.
ZUGFeRD: FAQ
- 1. Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen, das sowohl maschinenlesbare als auch für Menschen lesbare Informationen enthält. Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten.
- 2. Warum sollte ich ZUGFeRD-Rechnungen verwenden?
ZUGFeRD-Rechnungen erleichtern den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Geschäftspartnern, da sie sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen und verarbeitet werden können. Dies führt zu einer schnelleren und effizienteren Rechnungsverarbeitung, reduziert Fehler und spart Kosten.
- 3. Wie ist eine ZUGFeRD-Rechnung aufgebaut?
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Hauptkomponenten:
- Einer PDF/A-3-Datei, die das visuell lesbare Rechnungsdokument enthält.
- Einem eingebetteten XML-Datensatz, der die strukturierten Rechnungsinformationen enthält.
- 4. Welche Versionen von ZUGFeRD gibt es?
ZUGFeRD gibt es in verschiedenen Versionen, wobei die gängigsten Versionen ZUGFeRD 1.0, ZUGFeRD 2.0 und ZUGFeRD 2.1 sind. Jede Version bringt Verbesserungen und zusätzliche Funktionalitäten mit sich.
- 5. Welche Software wird benötigt, um eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen?
Es gibt verschiedene Softwarelösungen, die die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen unterstützen, darunter:
- ERP-Systeme (z.B. SAP, Microsoft Dynamics)
- Rechnungsprogramme (z.B. Sevdesk)
- Spezialisierte Tools (z.B. EasyZUGFeRD, InvoicePilot)
- Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
Um eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen, folge diesen Schritten:
1) Erstelle deine Rechnung wie gewohnt in deinem Rechnungsprogramm.
2) Generiere die XML-Daten, die die Rechnungsinformationen in strukturierter Form enthalten.
3) Bette die XML-Daten in die PDF/A-3-Datei ein.
4) Speichere die PDF/A-3-Datei mit den eingebetteten XML-Daten als deine ZUGFeRD-Rechnung.- Wie kann ich die XML-Daten für die ZUGFeRD-Rechnung generieren?
Die XML-Daten können entweder manuell oder mit Hilfe von Softwaretools generiert werden. Viele Rechnungsprogramme bieten inzwischen eine direkte Unterstützung für ZUGFeRD, sodass die XML-Daten automatisch erstellt werden.
- Was sind die rechtlichen Anforderungen an ZUGFeRD-Rechnungen?
In vielen Ländern, darunter Deutschland, müssen elektronische Rechnungen bestimmte Anforderungen erfüllen, um rechtskonform zu sein. Dazu gehören die Authentizität der Herkunft, die Integrität des Inhalts und die Lesbarkeit. ZUGFeRD erfüllt diese Anforderungen und ist daher rechtlich anerkannt.
