Papierlose Buchhaltung? Das klingt nach einem Traum. Ist das Ganze nur ein Versprechen oder gibt es einen Weg die Buchhaltung tatsächlich papierlos und auch rechtssicher zu gestalten. Roland Elias klärt in dieser Episode einige Mythen und Fragen auf, die in unser Facebookgruppe des Unternehmerkanals immer wieder aufkamen.
Wie verhindern wir den rechtlichen Supergau bei einer Betriebsprüfung
Laut Rolands praktischer Erfahrung und dem täglichen Auseinandersetzen mit dem Themenreiche „papierlose Buchhaltung“, ist das Wichtigste die sogenannte Verfahrensdokumentation. Es geht primär darum alles zu dokumentieren und nachzuweisen, dass das Dokument nicht im Nachinein verändert wurde. Dieser Prozess muss sicher gestellt sein, damit keine rechtlichen Probleme auf dich zukommen.
Die Verfahrensdokumentation soll dabei helfen eine Ablage einzurichten, dass die steuerrechtlichen Anforderungen erfüllt und den kompletten technischen Prozess von der Erfassung des Belegs über die Speicherung, dem eindeutigen Ablegen bis hinzu der Archivierung beschreibt.
Wie in der Podcastepisode zu hören ist, konnte ich Roland auch nach häufigem Nachfragen keine narrensichere Schritt-für-Schritt-Anleitung für eine „perfekte“ Verfahrensdokumentation entlocken. Das liegt nicht daran, dass Roland sich sicher aus der Affäre ziehen will, sondern dass es schlicht und ergreifend nicht möglich ist pauschale Aussagen zu treffen, die 100 % rechtssicher sind. Dafür sind die Prozesse und Strukturen in verschiedenen Unternehmen einfach zu verschieden.
Die Scanqualität der Dokumente sollte des Weiteren gewährleistet sein, damit du unnötige Arbeit mit dem Finanzamt vermeidest. Selbst ein Bild der Rechnung mit dem Iphone reicht, solange alles (besonders die Zahlen) lesbar ist und keine zu starke Verpixelung die Lesbarkeit mindert. Zur Sicherheit kann es jedoch durchaus Sinn machen für die Betriebsprüfung das Original abzuheften.
Digitale Buchhaltung – Selber machen oder delegieren ?
Rolands persönliche Faustregel lautet: Eine Einzelberatung beim Steuerberater ist im Zweifelsfall immer günstiger als Ärger bei der Betriebsprüfung.
Auch wenn Roland es jungen Gründern und Einzelunternehmern rät die Buchhaltung so weit, wie es geht, selbst zu übernehmen, dürfen auch nicht die Opportunitätskosten vernachlässigt werden. Opportunitätskosten beschreiben in diesem Fall konkret den entgangenen Umsatz, der dadurch entsteht, dass du als Unternehmer selbst an der Buchhaltung arbeitest, anstatt deine Zeit für andere einkommens-produzierende Aktivitäten zu verwenden. Die Differenz- also die entstandenen Mehrkosten werden dann als Opportunitätskosten bezeichnet.
Natürlich sollte eine gewisse fachliche Grundlage gegeben sein, sodass du fahrlässige Fehler vermeidest.
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Ein großer Vorteil bei der Zusammenarbeit mit einem Steuerberater ist, dass dieser für Vermögensschaden bei falscher Beratung haftet, was bei Buchhaltern nicht unbedingt unbedingt der Fall ist. Das verringerte Risiko für dich als Unternehmer bezahlst du in der Regel mit einem höheren Preis bei der Steuerberatung.
Gibt es andere Möglichkeiten der Absicherung vor einer Betriebsprüfung ?
Möglichkeit vor Betriebsprüfung Verfahrensdokumentation vom lokalen Finanzamt abnehmen zu lassen, welches dann verbindliche Aussagen machen kann. Aber Achtung : Das gilt selbstverständlich nur, wenn alle Angaben rechtmäßig gemacht wurden und du dem Finanzamt auch wirklich alle relevanten Daten hast zukommen lassen.
Der große Vorteil daran ist, dass die Angaben des Finanzamts verbindlich sind , wenn dem Finanzamt alle relevanten Daten vorliegen. Allerdings lässt sich das Finanzamt die Überprüfungen die Aufwandskosten mit einem Preis von ungefähr 300-400 Euro entschädigen.
Ist papierlose Buchhaltung möglich – ein Fazit
Wir hören es nicht gerne, dass es keine eindeutige Lösung bei der papierlosen Buchhaltung und der Verfahrensdokumentation gibt, aber leider gibt es nicht für alles eine Musterlösung. Gibt es denn trotzdem einige Dinge, die wie als Faustregeln mitnehmen können. Die gibt es :
- Die gesamten onlinebelege müssen nicht ausgedruckt werden und können online mit einem geeigneten Tool archiviert werden.
- Die Offlinebelege sollten vorsichtshalber in physischer Form beibehalten werden, aber können (wenn gut eingescannt) dem Buchhalter auch im Onlineformat zugeschickt werden.
- Die Archivierung der Belege sollte in einer Cloud gespeichert sein und nicht auf einem USB-Stick oder einer Festplatte, da der Verlust der Daten teuer werden kann.
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