In dieser Episode möchte ich dir bei deiner Last-Minute Digitalisierung helfen, damit du sicherstellen kannst, dass deine Mitarbeiter und du auch im Home-Office produktiv arbeiten können. Ich bin im Rahmen dieser Podcastepisode jedoch nicht allein, sondern habe Unterstützung von Daniel Leeser.
Wer ist Daniel Leeser?
Daniel Leeser ist beruflich als IT-Systemingenieur in einem Bau-Unternehmen tätig. Obwohl Unternehmen in dieser Branche nicht unbedingt mit Digitalisierung assoziiert werden, gibt es Tools, Techniken und Prozesse, die das ortsunabhängige Arbeiten selbst in klassischen Offline-Unternehmen ermöglichen und erleichtern.
IT und insbesondere Digitalisierung sichern den wirtschaftlichen Fortbestand von KMU, obgleich diese selten einen IT-Verantwortlichen in ihrem Unternehmen vorsehen. Zusätzlich fordern IT-Compliance und IT-Security KMU zum Handeln auf, nicht zuletzt aufgrund der EU-DSGVO.
In seinem Buch „Digitalisierung in KMU“ bringt Daniel Licht in das scheinbar undurchdringbare IT-Dickicht und zeigt mögliche Entscheidungsfaktoren und beispielhafte Handlungsmöglichkeiten für KMU auf.
Ziel des Buchs ist es, Entscheidungsträgern und Verantwortlichen in KMU einen Orientierungsleitfaden an die Hand geben zu können, der die Angst vor Digitalisierung und damit verbundenen Themen nimmt und Chancen sowie entstehende Potentiale aufzeigt.
Des Weiteren beschäftigt er sich nebenberuflich mit neuen Technologien und bloggt regelmäßig zum Thema Lernen sowie Organisation im Studium und in Weiterbildungsmaßnahmen auf seinen Onlinepräsenzen.
All das qualifiziert ihn als kompetenten Gast wertvolle Impulse zur Digitalisierung in kleinen und mittelständigen Unternehmen zu geben.
Die Infrastruktur fürs Home-Office aufbauen und Digitalisierung einleiten
Spätestens im Rahmen der Corona-Krise, in der plötzlich ein großer Teil der kleinen und mittelständigen Unternehmen vor der Herausforderung steht, auch im Home-Office produktives Arbeiten gewährleisten zu können, verlangt es nach Technologien und Tools, die das gemeinsame Arbeiten so einfach und unkompliziert, wie möglich machen.
Hardware
Zur Grundausstattung gehören laut Daniel neben dem obligatorischen Endgerät auf dem, die Arbeit erledigt werden kann, Folgendes:
• 1 oder 2 Monitore
Gerade an längeren Arbeitstagen erlauben externe Monitore einen effektiveren, entspannteren, aber auch augenschonenderen Arbeitsprozess als der kleine eingebauter Monitor des Notebooks.
• entsprechende Adapter (DP, HDMI, USB-C)
Es ist sehr ärgerlich, wenn die Arbeit an technischen Hürden scheitert. Besonders fehlende Adapter werden dabei gerne vergessen. Da Elektronikmärkte aktuell geschlossen haben und Versanddienste länger als üblich brauchen, verdienen die Adapter eine Erwähnung in einem eigenen Unterpunkt.
• Externe Maus und Tastatur
Neben den Produktivitätseinbußen, die durch die Benutzung der notebookinternen Maus und Tastatur entsteht, kann es auch sinnvoll sein sich um eine ergonomische Maus zu bemühen. Wenn langfristige Digitalisierung und Remotearbeit gewährleistet sein soll, sollte nicht an dieser Stelle gespart werden. Sonst sind Sehnenscheidenentzündungen bei dir und deinen Mitarbeitern vorprogrammiert.
• Stabile Internetverbindung oder entsprechende Mobile Datenverbindung
Gerade wenn große Datenmengen transferiert werden müssen, ist eine stabile und schnelle Internetverbindung essentiell. Das kann zum Beispiel durch Fritz!Boxen gewährleistet werden.
Software
Während die physischen Notwendigkeiten für die Digitalisierung intuitiv zugänglich sind, kann die Softwareausstattung, die von Nöten ist, um Home-officestrukturen und Digitalisierungsprozesse in deinem Unternehmen zu etablieren, manchmal zur Hürde werden.
Um auch ortsunabhängig auf den Server der eigenen Firma zugreifen zu können, empfiehlt es sich eine VPN-Verbindung einzurichten. Da die Verbindung zur Firma über den VPN-Zugang verschlüsselt ist, können Dritte keinen Datenzugriff bekommen.
Da sich die Ereignisse überschlagen und die Etablierung einer VPN-Verbindung für viele Unternehmen nicht von heute auf morgen möglich ist, kann auch hier zum Beispiel auf eine Fritz!Box zugegriffen werden. Diese Lösung ist möglich, aber sollte aufgrund verschiedener Risiken (keine steuerbare Firewall) nur übergangsweise genutzt werden.
Langfristig macht es Sinn die IT-Sicherheit nicht zu vernachlässigen.
Tools
Nachdem das Grundgerüst steht, kann sich den individuellen Bedürfnissen deines Unternehmens hinsichtlich der Digitalisierung zugewendet werden.
Für vielen Unternehmen sind Meetings elementarer Bestandteil des Firmenalltags. In einem Gemeinschaftsbüro wird im Alltag selten ein Gedanke daran verschwendet sich um die digitale Kommunikation zu bemühen. In Zeiten von Corona sieht das anders aus. Da wir beim Unternehmerkanal in ganz Deutschland verteilt sind, stehen wir immer vor der Herausforderung möglichst effektiv über größere Distanzen zu kommunizieren.
E-Mails kommen bei der Menge an Nachrichten, die auf täglicher Basis versendet werden, nicht in Frage. Zum Glück gibt es zwei Tools, auf die wir nicht mehr verzichten wollen würden.
1. Slack ist unser Tool für die tägliche Kommunikation. Du kannst es dir wie ein teaminternes Facebook vorstellen.
2. Meetings können z.B. einfach durch Google Hangouts, Zoom oder MicrosoftTeams ersetzt werden. Die Möglichkeit per Screenshare seinen Bildschirm zu teilen, erspart langweilige Powerpoint-Präsentationen.
FaceTime oder Skype können theoretisch auch als Alternativen dienen, aber sind nicht unbedingt für das Businessumfeld geeignet.
3. Bei Unternehmen, in denen die Kommunikation primär über Mails abgewickelt wird, sollte entweder der Zugang zum Firmenserver möglich sein oder über Online-Dienste wie GoogleMail(Business Variante) oder Office365 Exchange Online stattfinden.
4. In Unternehmen, die eher auf das Telefon statt auf Mails zurückgreifen, kann Cloudtelefonie (z.B. über Sipgate) Abhilfe schaffen.
Hier können wir dir Trello als eine sehr intuitive Projektmanagement-Software ans Herz legen- das Schweizer Taschenmesser unter den Projektmanagement- und Produktivitätstools. Falls es ein bisschen mehr Funktionen haben soll und ein größeres Team an einem Projekt arbeitet, ist Click-up eine gute Alternative, die wir beim Unternehmerkanal gerade selbst nutzen.
Bei der Zusammenarbeit mit mehreren Personen an einem Projekt müssen zum Teil Links zu bestimmten Dateien an Beteiligte geschickt werden. Da sie zu oft zu groß für Mails sind und es mühsam ist sich die Dateien wegen der kleinsten Änderung hin und her zu schicken, empfiehlt es sich Microsoft OneDrive oder GoolgeDrive zu nutzen, um cloudbasiert kooperativ an einem Dokument arbeiten zu können.
Mit Monitoring ist die Überwachung von Vorgängen gemeint, die mit der Protokollierung, Messung, Beobachtung eines Vorgangs oder Prozesses mittels technischer Hilfsmittel oder anderer Beobachtungssysteme einhergeht.
Monitoringsysteme (wie z.B. PRTG) alarmieren dich, wenn Probleme oder ungewöhnliche Werte entdeckt werden. Wenn durch den Ausfall von Klimaanlagen in deinem Unternehmen beispielsweise die Gefahr besteht, dass deine Systeme überhitzen und ein Totalschaden entsteht, warnen dich diese Monitoringsysteme frühzeitig, um Schlimmeres zu verhindern.
Weitere Ressourcen zur Digitalisierung in KMU:
Neben dem Podcastinterview, das detaillierter auf die oben genannten Punkte eingeht, kannst du dich darüber hinaus in dem kürzlich erschienenen Beitrag über Chancen für dein Unternehmen durch Covid-19 informieren.
Eine deutlich professionellere und detailiertere Ausführung über Home-Officestrukturen und Digitalisierung in kleinen und mittelständigen Unternehmen findest du darüber hinaus in Daniels Buch, das ich dir ans Herz legen kann.
Timestamps:
[00:00]-[03:23] Intro
[03:24]-[05:50] Wer ist Daniel Leeser?
[05:51]-[12:23] Digitalisierung und Home-Office-Basics
[12:24]-[17:21] Sicherheit
[17:22]-[34:21] Essentielle Tools
[34:22]-[37:20] E-Mails im Home-Office
[37:21]-[44:20] Allgemeine Produktivitätstipps
[44:21]-[47:00] Ergonomie am Arbeitsplatz
[47:01]-[50:25] Outro
Shownotes:
- Sevdesk: Das beste Buchhaltungstool
- Daniels Buch: Digitalisierung in KMU kompakt: Compliance und IT-Security
- Videokonferenztools: Zoom, GoToMeeting, Microsoft Teams
- Planung: Microsoft Planner oder Trello
- zentrale Speicherung: Microsoft OneDrive oder GoolgeDrivee
- Cloudtelefonie über Sipgate
- Monitoring über PRTG
