Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) sind mittlerweile nicht nur bei großen Konzernen ein Thema. Auch für mittelständische und kleine Unternehmen wird das Thema immer wichtiger, vor allem aufgrund neuer gesetzlicher Vorgaben. Ab 2025 wird in Deutschland die E-Rechnungspflicht eingeführt.

Diese Veränderung bietet zahlreiche Vorteile und bringt gleichzeitig Herausforderungen mit sich. In diesem Artikel erfährst du, welche Optionen dir zur Verfügung stehen, welche Vorteile e-Rechnungen bieten und wie du mit dem Rechnungsprogramm von sevdesk mühelos elektronische Rechnungen erstellen kannst.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist ein digital übermitteltes Dokument, das den gleichen rechtlichen Status wie eine Papierrechnung besitzt. Die E-Rechnungspflicht in Deutschland ist Teil der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA). Sie wird meist im PDF- oder XML-Format erstellt und per E-Mail oder über spezielle Plattformen an den Empfänger versendet. Die Umstellung auf e-Rechnungen hat das Ziel, den Rechnungsprozess effizienter, schneller und umweltfreundlicher zu gestalten.

Wie unterscheiden sich eine E-Rechnung von anderen Rechnungsformaten?

Im Gegensatz zu traditionellen Papier- oder PDF-Rechnungen ist eine E-Rechnung ein strukturiertes elektronisches Dokument im XML-Format. Dieses Format ermöglicht eine automatische elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche. Die wesentlichen Unterschiede sind:

Strukturiertes Format: E-Rechnungen folgen der europäischen Norm EN 16931 und ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung.

Automatische Verarbeitung: E-Rechnungen erlauben eine maschinelle Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe.

XML-Basis: E-Rechnungen basieren auf dem XML-Format, das speziell für die maschinelle Verarbeitung entwickelt wurde.

Warum sind e-Rechnungen ab 2025 Pflicht?

Die Einführung der e-Rechnung in Deutschland verfolgt mehrere Ziele:

  • Effizienzsteigerung: Durch den Wegfall des manuellen Rechnungsdrucks und -versands werden Prozesse beschleunigt.
  • Kostensenkung: Elektronische Rechnungen reduzieren Material- und Versandkosten.
  • Transparenz und Sicherheit: Digitale Prozesse sind nachvollziehbarer und reduzieren das Risiko von Fehlern und Betrug.
  • Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papier schont die natürlichen Ressourcen.

    • Übergangsregelungen und Zeitplan

    Um den Unternehmen die Umstellung zu erleichtern, hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 festgelegt. Bis Ende 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen noch zulässig, sofern der Empfänger zustimmt. Bis Ende 2027 gelten diese Regelungen weiter für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro. Ab 2028 müssen alle Unternehmen die neuen Anforderungen an E-Rechnungen erfüllen.

    Optionen zur Erstellung elektronischer Rechnungen

    Es gibt verschiedene Möglichkeiten, elektronische Rechnungen zu erstellen. Hier sind die gängigsten Optionen:

    1. Manuelle Erstellung mit Vorlagen

    Eine einfache Möglichkeit besteht darin, Vorlagen in Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word oder Google Docs zu verwenden. Diese können individuell angepasst und als PDF gespeichert werden. Anschließend werden sie per E-Mail verschickt.

    Vorteile:

  • Keine zusätzlichen Kosten
  • Hohe Flexibilität


    • Nachteile:

  • Zeitaufwendig
  • Fehleranfällig
    • Wenn du Vorlagen haben willst um formal richtige Rechnung schreiben zu können, sichere dir jetzt hier deine Rechnungsvorlage. Da selbst erstellte Rechnungen mit (z.B. mit Word oder Excel) nur schwer mit den GoBD zu vereinbaren sind, empfehlen wir dir allerdings ein Rechnungsprogramm zu verwenden, wie zum Beispiel sevdesk (14 Tage kostenfrei testen, danach 50% Rabatt)

     

    Download WordDownload Excel Download PDF

    2. Rechnungssoftware

    Rechnungsprogramme wie sevdesk bieten eine umfassende Lösung für die Erstellung und Verwaltung von e-Rechnungen. Sie automatisieren viele Prozesse und bieten zusätzliche Funktionen wie Buchhaltung und Kundenmanagement.

    Vorteile:

  • Automatisierte Prozesse
  • Integration in die Buchhaltung
  • Rechtssicherheit und Konformität


    • Nachteile:

  • Kosten für die Software
  • Einarbeitungszeit

    • 3. Online-Dienste

    Es gibt zahlreiche Online-Dienste, die die Erstellung und den Versand von e-Rechnungen ermöglichen. Diese Dienste sind oft benutzerfreundlich und benötigen keine Installation.

    Vorteile:

  • Einfache Handhabung
  • Keine Installation nötig


    • Nachteile:

  • Abhängigkeit von Internetverbindung
  • Datenschutzbedenken

    • Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung von e-Rechnungen mit sevDesk

    sevDesk Rechnungsprogramm

    sevdesk ist eine führende Rechnungssoftware, die dir die Erstellung und Verwaltung von elektronischen Rechnungen erleichtert. Hier zeigen wir dir, wie du in wenigen Schritten deine erste e-Rechnung mit sevdesk erstellen kannst.

    Schritt 1: Anmeldung und Einrichtung

  • Besuche die Website von sevdesk und melde dich für ein Konto an.
  • Führe die Ersteinrichtung durch, indem du deine Unternehmensdaten eingibst.


    • Schritt 2: Kunden anlegen

  • Gehe zum Menüpunkt „Kunden“ und klicken auf „Neuen Kunden anlegen“.
  • Gebe die relevanten Kundendaten ein und speichere diese.


    • Schritt 3: Rechnung erstellen

  • Klicke im Hauptmenü auf „Rechnungen“ und wähle „Neue Rechnung“.
  • Wähle den Kunden aus der Liste und gebe die Rechnungsdetails (Leistungen/Produkte, Preise, etc.) ein.
  • Überprüfe die Angaben und fügen bei Bedarf zusätzliche Informationen hinzu (z.B. Zahlungsbedingungen).



    • Schritt 4: Rechnung versenden

  • Klicke auf „Rechnung erstellen und versenden“.
  • Wähle die Versandmethode (E-Mail oder digitale Plattform) und gebe die Empfängeradresse ein.
  • Sende die Rechnung.


    • Schritt 5: Verwaltung und Nachverfolgung

  • Überwache den Status der Rechnung im Dashboard von sevdesk.
  • Nutze die Funktionen zur automatischen Buchhaltung und Mahnwesen, um Zahlungen nachzuverfolgen und bei Bedarf Mahnungen zu versenden.


    • Wenn dich unser ausführlicher Erfahrungsbericht zu sevdesk interessiert, sieh dir gerne folgenden Beitrag an.

    Fazit

    Die Umstellung auf die elektronischen Rechnungen ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern bringt auch zahlreiche Vorteile mit sich. Mit den richtigen Tools, wie der Rechnungssoftware von sevdesk, kannst du den Übergang mühelos gestalten und von den Effizienz- und Kostenvorteilen profitieren. Starte noch heute mit der Umstellung und mache dein Unternehmen fit für die Zukunft!

    Erstelle jetzt deine erste e-Rechnung mit sevDesk und erlebe, wie einfach und effizient modernes Rechnungsmanagement sein kann.

    FAQ: Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen)

    Mit der bevorstehenden Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland ab 2025 werden viele Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung aufgeworfen. Hier findest du Antworten auf die häufigsten Fragen, um dir den Übergang zu erleichtern.

    Was ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung)?

    Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument, meist im XML-Format, das alle notwendigen Rechnungsinformationen enthält und maschinell verarbeitet werden kann. Im Gegensatz zu Papier- oder PDF-Rechnungen ermöglicht eine E-Rechnung eine automatische und effiziente Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe.

    Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?

    Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich tritt am 1. Januar 2025 in Kraft. Alle Unternehmen müssen ab diesem Datum in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Es gibt jedoch Übergangsregelungen, die es ermöglichen, unter bestimmten Bedingungen bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen zu verwenden​.

    Welche Übergangsregelungen gibt es?

    Bis Ende 2026: Unternehmen können weiterhin Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in nicht-standardisierten Formaten ausstellen, sofern der Empfänger zustimmt.

    Bis Ende 2027: Kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen weiterhin Papierrechnungen oder nicht-standardisierte elektronische Rechnungen ausstellen, ebenfalls mit Zustimmung des Empfängers.

    Ab 2028: Alle Unternehmen müssen ausschließlich E-Rechnungen nach den neuen Standards verwenden

    Welche Formate sind für E-Rechnungen zulässig?

    Zu den zulässigen Formaten für E-Rechnungen gehören das XRechnung-Format und das ZUGFeRD-Format. Beide Formate entsprechen den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und ermöglichen eine strukturierte elektronische Verarbeitung​.

    Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?

    Effizienz: Automatisierte Verarbeitung spart Zeit und reduziert Fehler.

    Kostenersparnis: Weniger Material- und Versandkosten durch Wegfall von Papier und Porto.

    Schnellere Zahlungen: Rechnungen erreichen den Empfänger schneller und können zügiger bearbeitet werden.

    Umweltfreundlichkeit: Reduzierter Papierverbrauch schont die Umwelt​

    Welche Herausforderungen gibt es bei der Umsetzung?

    Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert Investitionen in neue Technologien und die Anpassung interner Prozesse. Außerdem müssen Mitarbeiter geschult werden, um die neuen Systeme effizient zu nutzen. Unterschiedliche E-Rechnungsformate können ebenfalls eine Herausforderung darstellen, da noch kein einheitlicher Standard etabliert ist​

    Wie können Unternehmen sich auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten?

    Unternehmen sollten frühzeitig mit der Implementierung von E-Rechnungssystemen beginnen und ihre internen Prozesse anpassen. Es ist ratsam, eine Rechnungssoftware zu verwenden, die die neuen gesetzlichen Anforderungen erfüllt und eine automatische Verarbeitung der E-Rechnungen ermöglicht. Zudem sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter entsprechend schulen

    Welche Auswirkungen hat die E-Rechnungspflicht auf Unternehmen außerhalb Deutschlands?

    Auch Unternehmen in anderen Ländern können von der E-Rechnungspflicht in Deutschland betroffen sein, insbesondere wenn sie Geschäftsbeziehungen mit deutschen Unternehmen pflegen oder eine Niederlassung in Deutschland haben. Es ist wichtig, sich mit den neuen Anforderungen vertraut zu machen und entsprechende Anpassungen vorzunehmen​.