Mein Versprechen an dich ist, dass du nach diesem Beitrag keine Fragen mehr zu Thema Rechnung schreiben mehr haben wirst und zukünftig formal richtige Rechnungen schreibst, die auch beim Finanzamt keine Probleme bereiten.
Ich würde vorschlagen, wir machen es kurz und schmerzlos, okay? Auf geht’s!
Pflichtangaben einer Rechnung: Was du beim Rechnung schreiben unbedingt beachten musst
Weil jedes Unternehmen Rechnungen schreiben muss, ist der Ablauf für Ausgangsrechnungen im HGB gesetzlich geregelt. Außerdem ist es ein befriedigendes Gefühl auf der Seite des Rechnungsstellers zu sein und seine Entlohnung für die geleistete Dienstleistung oder sein Produkt zu kassieren.
Damit die Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, müssen bestimmte Regeln eingehalten werden, um eine formal korrekte Rechnung schreiben zu können.
Welche Angaben müssen verpflichtend auf die Rechnung
• Der (vollständige) Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers
• der Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers (Kunde)
• die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung,
• der Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung
• das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
• der auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag, der gesondert auszuweisen ist (bei Steuerbefreiung ist ein Hinweis nötig, siehe Kleinunternehmer Rechnung und Reverse-Charge)
• die erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (auch Umsatzsteuer Id, USt-ID oder USt-IDNr. genannt)
• das Ausstellungsdatum der Rechnung
• eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen – darf nur einmalig vergeben werden
• der anzuwendenden Steuersatz
• bei Zahlung vor Erbringung der Leistung den Zeitpunkt der Vereinbarung des Entgelts
Sämtliche Pflichtangaben sind auf unserer Word- und Excel-Vorlage bereits enthalten, damit du schnell & mit wenigen Klicks deine Rechnung erstellen kannst.
Wenn für die Dienstleistung oder für die gelieferte Ware keine Mehrwertsteuer anfällt, ist dies prinzipiell kein Problem. Es beim Rechnung schreiben jedoch kenntlich gemacht werden, dass eine Steuerbefreiung gilt.
Bewährt hat sich zudem auch eine Bankverbindung oder ein PayPal Konto auf der Rechnung auszuweisen, damit dein Kunde tatsächlich auch für die erbrachte Dienstleistung bezahlen kann.
Kleinbetragsrechnung – Was musst du beachten
Auch wenn Unternehmen Rechnungen schreiben, die nur eine Leistung oder Waren von geringem beinhalten, muss eine Rechnung geschrieben werden. Für die Kleinbetragsrechnung gelten vereinfachte Regelungen. Rechnungen, deren Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer 250 Euro nicht übersteigt, fallen in diese Kategorie. Bis zum 1.1.2017 lag die Grenze bei 150€, wurde nun jedoch angehoben. Einige Blogs sind veraltet und enthalten noch die alte Information. Solche Kleinbetragsrechnungen müssen lediglich einige Mindestangaben erfüllen:
• Vollständiger Name des Leistungserbringers
• Ausstellungsdatum
• Art und Menge der gelieferten Ware / Dienstleistung
• Rechnungsbetrag, Nettobetrag, Steuersatz und Bruttobetrag
• Ggf. Hinweis auf eine eventuelle Steuerbefreiung
So fallen bei der Kleinbetragsrechnung der Name des Leistungsempfängers, die Steuernummer des Rechnungsstellers, die Rechnungsnummer und der Leistungszeitraum weg.
Ein häufiger Fehler beim Rechnung schreiben
Verstößt ein Unternehmen gegen die Pflicht zur Rechnungsausstellung oder gegen die gesetzlich geltende Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren, so können für diese Verstöße Geldbußen von bis zu 5.000 Euro erwartet werden.
Wenn du der Gefahr entgehen möchtest, dass du Problem mit der Aufbewahrung bekommst, empfehle ich dir das Buchhaltungstool SevDesk, das ich selbst auch benutze, mit dem ich bei der Aufbewahrungspflicht auf Nummer sicher gehe und mir den nervigen Papierkram spare.
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