Bei der so genannten Auftragsbestätigung (kurz AB) handelt es sich um ein wichtiges Dokument, das wesentlichen Vertragsbestandteile eines Auftrags festhält. Dadurch können nicht nur Missverständnisse vermeiden werden, sondern es wird auch eine gemeinsame Rechtsgrundlage geschaffen, durch die beide rechtlich verpflichtet sind, ihrem Teil der Abmachung nach zu kommen.
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Wann muss eine Auftragsbestätigung versendet werden?
Nachdem du deinen Kunden akquiriert und ihm ein Angebot zukommen lassen hast, folgt nun, falls dein Kunde mit deinem Angebot einverstanden ist, die Auftragsbestätigung, die für beide Parteien den geschlossenen Deal besiegelt. Daraufhin folgt schließlich nach der erbrachten Leistung oder erfolgreichen Zustellung der Rechnungsversand und die Zahlung des Kunden.
Wer ist dazu verpflichtet?
Im Regelfall stellt das liefernde oder leistende Unternehmen eine Auftragsbestätigung. Doch es gibt auch Fälle, in denen Kunde und Auftragnehmer gemeinsam eine AB stellen. Das ist der Fall, wenn ein gemeinsames Interesse besteht (z.B. im Bauhandwerk). Obwohl die Auftragsbestätigung nicht immer von Nöten ist, gibt es auch Fälle in denen du an die AB denken solltest,. Sie ist zum Beispiel erforderlich, wenn
In folgenden Fällen kann eine Auftragsbestätigung ebenfalls sinnvoll sein, auch wenn siel nicht verpflichtend ist:
1) Erste Transaktion mit einem Kunden
Wenn es sich um dein erstes Geschäft mit einem Kunden handelt, kann es seine Kaufentscheidung bestärken und ihm zusätzliche Sicherheit bezüglich der Transaktion geben. Zudem signalisiert eine professionell, abgewickelte AB deinem neu gewonnenen Kunden, dass er mit jemandem zu tun hat, der weiß, was er tut.
2) Bestandskunde mit Diskussionspotenzial
Jeder hat Kunden, die mehr Arbeit bereiten als der Durchschnittskunde. Dazu gehören z.B Kunden, mit denen es häufiger zu Diskussionen kommt. Hier kann eine proaktiv versendete Auftragsbestätigung Abhilfe schaffen, indem sie die Wahrscheinlichkeit für Missverständnisse reduziert.
Was muss eine Auftragsbestätigung beinhalten?
Wir erinnern uns: Das Ziel einer Auftragsbestätigung ist das Festhalten der wesentlichen Vertragsbestandteil. Daher sollte die eine AB mindestens folgende Elemente umfassen
Empfehlenswert sind darüber hinaus der Eigentumsvorbehalt und der Hinweis auf die eigenen AGBs. Wichtig bei einer Abweichung vom Angebot ist es ebenfalls sich vom Kunden per Unterschrift oder per E-Mail bestätigen zu lassen, dass er von den geänderten Konditionen weiß.
Wie erstelle ich eine Auftragsbestätigung?
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Du hast weitere Fragen oder benötigst zusätzliche Erklärung hinsichtlich der Auftragsbestätigung? Hinterlasse gerne einen Kommentar!
