Umsatzsteuer für Kleinunternehmer

Möchtest du wissen welche Vor- und Nachteile die Kleinunternehmerregelung mit sich bringt? Dann bist du in diesem Artikel genau richtig! Wir klären insbesondere die Umsatzsteuer-Details für Kleinunternehmer und was du bei der Anwendung zu beachten hast.

Bereit? Dann geht es los!

Die Umsatzsteuer und der Kleinunternehmer

Grundsätzlich ist der Kleinunternehmer von der Umsatzsteuerabführung befreit, darf aber im Gegenzug dazu, auch keine Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend machen. Oft ist die Kleinunternehmerreglung von Vorteil und bedeutet für den Unternehmer eine enorme Erleichterung und Vereinfachung vor dem doch recht komplizierten Umsatzsteuerrecht. In einigen speziellen Fällen kann der Verzicht auf die Umsatzsteuerbefreiung allerdings für den Kleinunternehmer günstiger sein. Wann dies der Fall ist, was alles zu beachten ist, wo die Umsatzgrenzen liegen und wie die Rechnung und die Umsatzsteuererklärung eines Kleinunternehmers aussieht, wird in diesem Artikel ausführlich behandelt.

Welche Voraussetzungen müssen als Kleinunternehmer erfüllt werden?

Das Finanzamt nimmt die Einstufung als Kleinunternehmer nach §19 UStG vor, als Kleinunternehmer gilt,

• wer seinen Wohnsitz in Deutschland hat
• wer im Vorjahr nicht über 22.000 Euro Umsatz erzielt hat und im laufenden Jahr nicht mehr als 50.000 Euro erwirtschaften wird

Achtung:

Bei den Umsatzgrenzen handelt es sich um Umsatz, nicht um den Gewinn! Demnach ist damit eine Ermittlung der Bruttoentgelte gemeint.

Erleichterung für Kleinunternehmer

Im Gegensatz zu Unternehmern mit der Umsatzsteuer – Regelbesteuerung, haben Kleinunternehmer manigfaltige Erleichterungen, die folgende Gegenüberstellung soll dies verdeutlichen:

Regelung für Unternehmer mit Umsatzsteuerpflicht:

• der jeweils passende Umsatzsteuersatz für Waren oder Leistungen muss korrekt eingeordnet werden (Es gibt verschiedene Steuersätze von 0%, 7% und 19%)
• der Umsatzsteuerbetrag muss korrekt in Rechnung gestellt werden

Stellvertretend für das Finanzamt muss der Unternehmer die Umsatzsteuer vom Kunden kassieren und am Ende des Kalenderjahres an das Finanzamt wieder abführen.

• der Vorsteueranteil aus Eingangsrechnungen, Kassenbons und Quittungen muss herausgerechnet werden

Es muss einmal pro Monat eine elektronische Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermittelt werden (Umsatzsteuereinnahmen minus der Vorsteuerzahlungen). Die ermittelte Zahlung an das Finanzamt muss unaufgefordert geleistet werden und eine Jahres – Umsatzsteuererklärung abgegeben werden.

Demgegenüber steht die Kleinunternehmerreglung, die sich insbesondere für nebenberufliche Unternehmer lohnen kann:
es müssen keine Umsatzsteuersätze eingeordnet werden. Eine gesonderte Ausweisung des Nettorechnungsbetrags und der Umsatzsteuer entfällt.

Die Errechnung des Vorsteueranteils und der an das Finanzamt abzuführende Zahllast ist ebenfalls nicht zu leisten
die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung entfällt ebenso.

Was aber beide Unternehmensformen gemein haben, ist die jährliche Umsatzsteuererklärung, für den Kleinunternehmer fällt diese jedoch relativ simpel aus; lediglich die steuerpflichtigen Jahresumsätze der letzten beiden Geschäftsjahre sind einzutragen.

Beginn des Unternehmens im laufenden Kaldenderjahr

Die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmer-Reglung sind klar definiert, doch wie wird die Grenze berechnet, wenn das Unternehmen nicht zum Beginn des Kalenderjahres, sondern zu einem beliebigen Zeitpunkt seine Geschäftstätigkeit aufnimmt? Diese Frage lässt sich schnell beantworten; der voraussichtliche Umsatz, der auf einer Schätzung beruht, da noch keine Geschäftszahlen vorliegen, muss dann auf einen Jahresumsatz hochgerechnet werden. Dabei gilt die Umsatzgrenze von 22.000 Euro für das Geschäftsjahr.

Beispiel: der Unternehmer beginnt im September, er schätzt seinen monatlichen Umsatz auf 1.400 Euro, daraus ergibt sich folgende Rechnung:

5.600 Euro (geschätzter Jahresumsatz Sept. – Dez. 1.400*4) * 12/4 = 16.800 (brutto) ≤ 22.000

Mit dieser Beispielrechnung lässt sich nachvollziehen, dass keine Überschreitung der Jahresgrenze erfolgt ist und somit die Kleinunternehmer-Regel angewandt werden kann.

Überschreiten der Umsatzgrenzen und die Folgen

Wider Erwarten kann es dazu kommen, dass die Umsatzgrenzen überschritten werden, im Überblick lassen sich die wichtigsten Situationen skizzieren:

Wenn im Gründungsjahr mehr als 22.000 Euro steuerpflichtige Einnahmen erwirtschaftet wurden, bleibt für das Jahr der Kleinunternehmerstatus erhalten, wird aber im darauffolgenden Kalenderjahr mit der Regelbesteuerung belegt. Das ist auch dann der Fall, wenn im zweiten Geschäftsjahr der Umsatz unter 22000 Euro bleibt.

Wird im zweiten Jahr die 50.000 Euro Grenze überschritten, muss für alle Umsätze des Jahres die Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden.

Der Übergang von der Kleinunternehmer -Reglung zur Regelbesteuerung muss dem Finanzamt im Rahmen der Steuererklärung selbstständig mitgeteilt werden. Für den Unternehmer bedeutet dies, dass er die Umsatzentwicklung selbst überwachen muss.

Was passiert dem Kleinunternehmer nun eigentlich, wenn er zu Jahresbeginn nicht bemerkt, dass er sich aufgrund der Umsatzgrenzüberschreitung der Regelbesteuerung unterliegt? Er wird vermutlich weiterhin die Rechnungen ohne Umsatzsteuer Ausweisung stellen. Aus der Sicht des Finanzamtes handelt es sich bei diesem Rechnungsbetrag leider um den Bruttobetrag inkl. der Umsatzsteuer. Für den Unternehmer heißt das, er muss die Steuer an das Finanzamt abführen.

Wenn der Kleinunternehmer geschäftliche Beziehungen zu Unternehmen unterhält, so kann er korrigierte Rechnungen verschicken, auf denen die Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Zwar entsteht für die Kunden kein finanzieller Nachteil, da der Rechnungsempfänger seinerseits die Vorsteuer geltend machen kann, nur wird dies für die weiteren geschäftlichen Beziehungen nicht unbedingt zum Vorteil sein.

Anders verhält es sich bei Privatkunden, die keine Vorsteuer geltend machen können und ihnen somit Mehrkosten entstehen. Unternehmer sind darüber hinaus verpflichtet den Verbrauchern die Bruttopreise zu nennen, so dass die nachträglichen Preiserhöhungen sich rechtlich nicht durchsetzen lassen.

Es ist nochmals dringend zu betonen, dass die Umsatzgrenzen zu beobachten sind, ansonsten können dem Kleinunternehmer Verluste drohen!

Das bedeutet allerdings nicht, eine Rückkehr zur Kleinunternehmer – Reglung sei mir der Grenzüberschreitung dem Unternehmer für alle Zeit verwehrt; sobald der Jahresumsatz zuzüglich der Umsatzsteuer wieder unter 22.000 Euro liegt und auch der Folgeumsatz des nächsten Jahres unter 50.000 Euro bleibt, kann beim Finanzamt erneut der Kleinunternehmerstatus beantragt werden.

Anders als bei der unabsichtlichen Umsatzgrenzüberschreitung und der damit verbundenen Umsatzregelbesteuerung, verhält es sich bei freiwilligen Austreten aus der Reglung.

Freiwilliger Verzicht auf die Kleinunternehmerreglung

So wie es eine freiwillige Entscheidung für die Kleinunternehmerreglung ist, so kann auch ein freiwilliger Verzicht auf eben diese erfolgen. Der Gesetzgeber bietet die Möglichkeit freiwillig für die Umsatzsteuer zu optieren, dies kann dann lohnenswert sein, wenn einige Bedingungen erfüllt sind;

Wenn große Investitionen oder teuere Anschaffungen geplant sind und der Vorsteuerabzug höher ist als die anzumeldende Umsatzsteuer. Wenn überwiegend Geschäftsbeziehungen zu anderen Unternehmen bestehen, ist die Option vorteilhaft sich nicht als Kleinunternehmer mit Minimalumsätzen offenbaren zu müssen und damit den Eindruck eines eventuell unproffessionellen Unternehmens zu erwecken.

Das Kleinunternehmer-Wahlrecht unterliegt jedoch einer wichtigen Einschränkung:

Der freiwillige Verzicht bindet den Unternehmer für die nächsten fünf Jahre an die Regelbesteuerung! Erst im sechsten Jahr ist es ihm wieder möglich zu der umsatzsteuerbefreiten Reglung zurückzukehren. Damit möchte der Gesetzgeber dem „Umsatzsteuer-Hopping“ entgegenwirken.Als Kleinunternehmer brauchen Sie keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abzuführen. Da Sie keine Umsatzsteuer für den Staat eintreiben, haben Sie im Gegenzug auch kein Recht auf Vorsteuerabzug. Der Gesetzgeber gibt Ihnen allerdings die Möglichkeit, freiwillig für die Umsatzsteuer zu optieren.

Dieses Wahlrecht kann für Sie beispielsweise dann interessant sein, wenn Sie angesichts teurer Anschaffungen („Investitionen“) Wert auf den Vorsteuerabzug legen oder sich im Geschäft mit Geschäftskunden nicht als Klein(st)unternehmen mit Mini-Umsätzen offenbaren wollen.

Das Kleinunternehmer-Wahlrecht unterliegt jedoch einer wichtigen Einschränkung:

Wer freiwillig auf die Steuerfreiheit verzichtet, legt sich damit für die nächsten fünf Jahre fest. Mit dieser Festlegung will der Gesetzgeber dem „Umsatzsteuer-Hopping“ vorbeugen: Auf diese Weise ließen sich ansonsten interessante steuerliche Mitnahmeeffekte erzielen.

Die Rechnung des Kleinunternehmers

Auch wenn die Umsatzsteuer auf der Rechnung nicht erhoben und ausgewiesen werden muss, so gibt es dennoch einige Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes zu beachten. Die Pflichtbestandteile einer Rechnung sind in § 14 Abs. 4 UStG aufgelistet. Der Kleinunternehmer ist wie auch der Unternehmer dazu verpflichtet eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen.

Kleinunternehmer dürfen in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen, müssen aber in einem kurzen Zusatz darauf hinweisen, dass die Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmer-Reglung entfällt, dies kann beispielsweise folgendermaßen aussehen:

„Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“

„Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“

Die Rechnungspflichtangaben für eine Kleinunternehmer-Rechnung muss die folgenden Angaben enthalten:

• Name und vollständige Anschrift des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers
• die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Ausstellungsdatum der Rechnung
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Art und Menge der gelieferten Gegenstände oder der Umfang der ausgeführten Leistungen.

Hierfür werden handelsübliche Bezeichnungen verwendet.

• Lieferungs- bzw. Leistungszeitpunkt

Dies kann auch durch den Hinweis ersetzt werden, dass das Lieferdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.

• Das Entgelt für die Leistung, evtl. mit Nachlass- oder Skonto-Minderung
• Hinweis auf die Kleinunternehmer-Eigenschaft (Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG)

Eine weitere Möglichkeit konforme Kleinunternehmer-Rechnungen zu schreiben ist unsere kostenlose Kleinunternehmer Rechnungsvorlage.

Die Rechnung weist keine Umsatzsteuer aus.

Bei grundstücksbezogenen Leistungen wird zusätzlich vermerkt: der Hinweis auf die zweijährige Rechnungs-Aufbewahrungspflicht von privaten Leistungsempfängern.

Umsatzsteuer – Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

Als Kleinunternehmer wird eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) nicht zwingend benötigt. Die Beantragung der Umsatzsteuer ID als Kleinunternehmer macht nur Sinn, wenn im europäischen Raum gehandelt wird und damit der Austausch von Waren und Leistungen erleichtert wird. Wenn also beide Unternehmen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzen, entfallen die ausländischen und deutschen Umsatzsteuern.

Allerdings unterliegen Kleinunternehmer für Einkäufe von Waren und Leistungen im Ausland der Erwerbsteuer. An die freiwillige Entscheidung für die Erwerbsbesteuerung sind Steuerpflichtige zwei Jahre lang gebunden. Konkret bedeutet das, dass für die Zeiträume, in denen mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Waren oder Leistungen bezogen wurden, eine Umsatzvorsteueranmeldung erfolgen muss. Der Voranmeldezeitraum erfolgt dabei vierteljährlich.

Auch wenn keine grenzüberschreitenden Handelsbeziehungen bestehen sollten, kann eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragt werden, nämlich als Ersatz für die sensible persönliche Steuernummer, die auf Rechnungen ausgewiesen wird. Der größte Vorteil der Kleinunternehmer-Reglung geht allerdings mit der Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung verloren.