Das Steuersparen durch das Führen eines Fahrtenbuches ist in vielen Fällen mit dem Überwinden bürokratischer Hindernisse verbunden. Fahrtenbuch zu führen ist aufwändig und anfällig für Fehler, die beim Finanzamt teuer zu stehen kommen können.
Wer sich jedoch entscheidet, diesen zusätzlichen Aufwand zu betreiben, kann seine Steuerlast dadurch am Ende aber deutlich senken. Wenn du geschäftlich viel Zeit im Auto verbringst, dann ist es möglich, dass aus deinem Fahrtenbuch ganz schnell ein echtes Steuersparbuch wird! Wir zeigen dir hier für wen es sich lohnt, was du dabei beachten musst und wie du dir mithilfe von Vimcar den ganzen Stress und den Aufwand sparen kannst.
Fahrtenbuch oder Ein Prozent Regelung? Was bringt dir die meisten Vorteile?
Du nutzt dein Auto sowohl privat als auch geschäftlich? Dann hast du verschiedene Möglichkeiten einen Teil der dabei entstehenden Kosten beim Finanzamt geltend zu machen und so deine Steuerlast zu mindern. Die einfachste Variante ist die sogenannte 1% Regelung. Diese pauschale Lösung ist zwar äußerst bequem, da sie ohne großen bürokratischen Aufwand auskommt, auf der anderen Seite stellt sie aber nicht unbedingt den lukrativsten Weg dar, Steuern zu sparen. Kurz gesagt: Sie ist einfach, aber meistens deutlich teurer.
Die 1 Prozent Regelung basiert auf dem Listenpreis des genutzten Fahrzeugs. Für deine privaten Fahrten wird bei dieser Variante pauschal ein Prozent des Listenpreises als geldwerter Vorteil angenommen, der entsprechend versteuert werden muss. Nutzt du diese Regelung, kannst du auf das Führen eines Fahrtenbuches verzichten. Über das Notieren von Kilometern, Fahrzielen und Reisezwecken musst du dir dann keine Gedanken machen.
Fährst du ein besonders preiswertes Auto oder eines, das schon älter ist, kann sich diese Regelung durchaus als die günstigere der beiden Varianten erweisen. Die Ein Prozent Regel kommt allerdings nur für Fahrzeuge in Betracht, die zum Betriebsvermögen gehören und mindestens zur Hälfte geschäftlich genutzt werden.
In der Regel ist es deshalb von Vorteil die beruflich gefahrenen Kilometer gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen. Auf diese Weise sinkt die Steuerlast analog zu den tatsächlich entstandenen Aufwendungen bzw. in Höhe der für jede Fahrt anzusetzenden Kilometerpauschale.
Welche dieser beiden Varianten für dich günstiger ist, kannst du mit unserem praktischen Vergleichsrechner herausfinden.
Hast du dich einmal für eine der beiden Varianten entschieden, muss diese für das gesamte Kalenderjahr beibehalten werden. Ein Wechsel ist erst nach Ablauf des Jahres möglich. Wird jedoch ein neues Auto angeschafft, kann für dieses auch innerhalb eines Kalenderjahres das passende Steuermodell gewählt werden. Fällt die Entscheidung zu Gunsten des Fahrtenbuches aus, ist es allerdings unumgänglich, jede einzelne Fahrt lückenlos zu dokumentieren.
Im Alltag ist außerdem darauf zu achten, dass für jedes Fahrzeug ein separates Fahrtenbuch geführt werden muss. Eine zusammenfassende Datensammlung für alle in einem Betrieb genutzten Fahrzeuge wird von den Finanzämtern nicht akzeptiert.
Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung – Eine Fallstudie
Um diese Berechnungen auch nachvollziehen zu können, führen wir im Folgenden eine Vergleichsrechnung auf. Hier einige hypothetischen Annahmen:
Du schaffst dir einen brandneuen Dienstwagen (Bruttolistenpreis: 33.000 €) an. Der tatsächliche Anschaffungspreis des KFZ (VW GOLF) beläuft sich auf 30.000 €. Du fährst pro Jahr etwa 50.000 km mit diesem Firmenwagen, der Privatnutzungsanteil beläuft sich dabei auf 10%, gemessen an den insgesamt zurückgelegten Kilometern. Der Arbeitsweg von der Wohnung bis zum Büro beträgt 20 km. Da du über 53.000 € jährlich verdienst, liegt dein Grenzsteuersatz bei 42%.
Berechnung des pauschalen Nutzungswerts durch die 1-Prozent-Regel
Schritt 1
Berechnung des jährlichen pauschalen Nutzungswerts. Dieser ergibt sich aus „12 Monate x 1% x Bruttolistenpreis des Fahrzeugs“.
12 Monate x 1% x 33.000 € = 3.960 €
Schritt 2
Hinzu kommt der jährliche Nutzungswert, der durch die Fahrten von der Wohnung zum Arbeitsplatz entsteht. Dieser ergibt sich aus „12 Monate x 0,03% x Bruttolistenpreis des Fahrzeuges x km zwischen Wohnung und Arbeitsplatz“.
12 Monate x 0,03% x 33.000 € x 20 km = 2.376 €
Schritt 3
Abgezogen werden nun die Werbungskosten, die sich aus den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz ergeben. Diese berechnen sich aus „Anzahl der jährlichen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit x km zwischen Wohnung und Arbeitsplatz x 30 Cent“.
230 Tage x 20 km x 30 Cent = 1.380 €
Ergebnis
Daraus ergibt sich die Summe des pauschalen Nutzungswerts.
3.960 € + 2.376 € – 1.380 € = 4.956 €
Bei einem Grenzsteuersatz von 42% zahlst du auf diesen pauschalen Nutzungswert 2081,5 € Steuern im Jahr.
Der Vimcar Firmenwagenrechner spuckt mit dem einem geführten Fahrtenbuch folgende Daten aus:
Du zahlst dadurch, dass du nicht die Pauschalversteuerung der 1-Prozent-Regel, sondern die individuelle Fahrtenbuchmethode wählst, 1832 Euro pro Jahr weniger. Jap, das sind ca. 150€ pro Monat. Nachdem du nun wahrscheinlich überzeugt bist, dass es sinnvoll sein kann ein Fahrtenbuch zu führen, lass uns einmal schauen, was alles im Fahrtenbuch stehen muss.
Was im Fahrtenbuch stehen muss, ist klar geregelt
Damit sich die Mühe lohnt und das Finanzamt am Ende die Aufzeichnungen auch anerkennt, sind beim Führen eines Fahrtenbuches einige grundlegende Dinge zu beachten. Welche diese sind, hat der Gesetzgeber im Absatz 9 Nr. 2 der Lohnsteuerrichtlinie LStR 2015 R 8.1 festgelegt.
Grundsätzlich wird zwischen drei Arten von Fahrten differenziert. Für alle drei bestehen abweichende Dokumentationspflichten. Unterschieden wird zwischen 1) Dienstfahrten, 2) Privatfahrten und 3) solchen, die notwendig sind, um vom Wohnsitz zur Arbeitsstätte zu gelangen.
Die umfassendste Dokumentation erfordert eine Dienstfahrt. Neben dem Datum und dem exakten Kilometerstand sind auch das Reiseziel, sowie der Zweck der Reise festzuhalten.
Besonders aufwändig ist die Dokumentation einer Dienstfahrt, wenn du auf dem Weg zum endgültigen Reiseziel einen Umweg machst, um andere Dinge zu erledigen. In einem solchen Fall besteht die Pflicht, die gefahrenen Strecken mit allen Etappen genau zu beschreiben. Zusätzlich zu den bereits genannten Punkten ist der Grund für die Fahrt anzugeben.
Solltest du also auf einer Dienstfahrt nacheinander verschiedene Kunden oder Geschäftspartner besuchen, so musst du nicht nur deren Namen und Adresse im Fahrtenbuch notieren, sondern auch die zwischen den einzelnen Zwischenstopps zurückgelegten Kilometer.
Auch wenn du täglich die gleichen Orte auf derselben Route ansteuerst, reicht es nicht aus, auf die ständige Wiederholung lediglich hinzuweisen. Trotz der Regelmäßigkeit muss jede Fahrt einzeln und im Rahmen der geltenden steuerlichen Vorschriften belegt werden. Nur so können die Vorteile des Kilometergeldes in Anspruch genommen werden.
Nicht ganz so neugierig ist das Finanzamt bei Privatfahrten. Hier reicht es, wenn sowohl zu Beginn als auch am Ende der Fahrt der entsprechende Kilometerstand festgehalten wird.
Es empfiehlt sich, bei der Führung eines Fahrtenbuches möglichst genau zu arbeiten, da lückenhafte und undurchsichtige Eintragungen grundsätzlich zu deinen Lasten ausgelegt werden. Sind die Aufzeichnungen in einem Fahrtenbuch nicht nachvollziehbar oder nicht vollständig, werden sie vom Finanzamt in der Regel nicht anerkannt.
Wichtig ist es deshalb, dass deine Eintragungen auch an besonders stressigen Arbeitstagen immer zeitnah erfolgen. Es reicht nicht aus, am Ende eines Monats alle Fahrten gebündelt nachzutragen. Es ist unbedingt erforderlich, ein Fahrtenbuch tagesaktuell zu führen.
Alle Aufzeichnungen müssen sowohl chronologisch korrekt, als auch verständlich und ohne weitere Erklärungen nachvollziehbar sein. Darüber hinaus muss es sich bei einem schriftlich geführten Fahrtenbuch tatsächlich um ein geschlossenes Buch oder Heft handeln. Eine lose Zettelsammlung wird als Nachweis über die einzelnen Fahrten nicht akzeptiert.
Trotz dieser eindeutigen Regeln besteht in der Auslegung der Vorschriften für die einzelnen Finanzämter durchaus ein gewisser Spielraum. In der Praxis sind deshalb je nach Zuständigkeitsbezirk gewisse Unterschiede festzustellen. Wenn du dich jedoch an die hier genannten grundlegenden Punkte hältst, bist du beim Führen deines Fahrtenbuches stets auf der sicheren Seite. Im Zweifel solltest du dich bei deinem zuständigen Finanzamt über die dort geltenden Bedingungen informieren.
Das digitale Fahrtenbuch als Lösung?
Hast du dich für das Führen eines Fahrtenbuches entschieden, gibt es zwei Möglichkeiten, deine Fahrten gegenüber dem Finanzamt zu dokumentieren. Neben dem klassischen Fahrtenbuch in Papierform kannst du alternativ auch ein elektronisches Fahrtenbuch nutzen.
Ein klassisches Fahrtenbuch ist in jedem Fachgeschäft für Bürobedarf zu bekommen. Die einzelnen Seiten sind mit den für die formgerechte Dokumentation notwendigen Tabellen versehen. Diese werden für jede Fahrt, in der Regel handschriftlich, ausgefüllt. Für die eigene Buchhaltung können zusätzlich Excel-Vorlagen genutzt werden, die du bei uns kostenlos herunterladen kannst. Sichere dir jetzt die Excel-Vorlage, indem du auf das Bild klickst.
Auch wenn diese aufgrund ihrer leichten Manipulierbarkeit von den Finanzämtern nicht anerkannt werden, stellen sie jedoch im Arbeitsalltag eine echte Erleichterung dar. Statt jeden einzelnen Zwischenstopp gleich im Fahrtenbuch zu vermerken, reicht ein kurzer Eintrag in die auf dem Smartphone gespeicherte Excel-Tabelle. Am Ende des Arbeitstages können die notwendigen Daten in aller Ruhe zu Papier gebracht und abgezeichnet werden.
Auf diese Weise behältst du mit Hilfe deiner privaten Statistiken stets den Überblick über die absolvierten Fahrten. Um die Plausibilität der Eintragungen zu unterstützen, empfiehlt es sich, dem Fahrtenbuch auch externe Belege, wie etwa Werkstattrechnungen mit Kilometerangabe, hinzuzufügen. Das klassische Fahrtenbuch wird zwar nach wie vor genutzt und anerkannt, dem Standard im Zeitalter der Digitalisierung entspricht es jedoch nicht mehr. Das elektronische Fahrtenbuch gewinnt deshalb immer mehr an Bedeutung.
Ein elektronisches Fahrtenbuch, das alle Fahrten automatisch aufzeichnet, wird in der Regel fest im Fahrzeug installiert oder über die Bordsteckdose mit dem Fahrzeug verbunden. Damit die vom elektronischen Fahrtenbuch gesammelten Daten vom Finanzamt im Rahmen der Steuergesetze anerkannt werden, müssen strenge Vorgaben erfüllt sein.
Insbesondere ist auszuschließen, dass die Daten nachträglich manipuliert werden können. Bevor du dich für ein bestimmtes System entscheidest, solltest du sicher gehen, dass es den Anforderungen des §8 Abs.2 Satz 4 des EStG genügt. Auf eine entsprechende schriftliche Bestätigung des Anbieters solltest du deshalb nicht verzichten.
Ein elektronisches Fahrtenbuch, das diese Voraussetzungen erfüllt, stammt von Vimcar. In unserem Video zum Thema zeigen wir dir, wie das Modell funktioniert. Außerdem hast du die Möglichkeit, das Vimcar-System 30 Tage lang kostenlos im täglichen Einsatz zu testen.
Meine VIMCAR Fahrtenbuch Erfahrungen! Wie schlägt sich das elektronische Fahrtenbuch im Test?
Während beim klassischen Fahrtenbuch mit manuellen Aufzeichnungen Bedienungsfehler und technische Ausfälle weitgehend ausgeschlossen werden können, bleibt hier bei den elektronischen Systemen ein gewisses Restrisiko. Und eine falsche Bedienung gilt bei den Finanzämtern nicht als Grund, über Fehler bei der Dokumentation hinwegzusehen. Die erhebliche Entlastung, die das elektronische Fahrtenbuch gegenüber der Papierform im Arbeitsalltag bedeutet, ist jedoch ein gutes Argument, sich einmal intensiver mit der modernen Alternative zu beschäftigen.
Ganz gleich für welche Variante du dich am Ende entscheidest, wichtig ist, beim Führen des Fahrtenbuches auf äußerste Genauigkeit zu achten. Lückenhafte oder nicht nachvollziehbare Eintragungen führen fast immer dazu, dass trotz des Vorliegens eines Fahrtenbuches die 1% Regelung zur Anwendung kommt.
Wie dir Präzision bares Geld und wertvolle Zeit spart
Die Genauigkeit der Angaben im Fahrtenbuch ist eine Grundvoraussetzung zur Inanspruchnahme der Kilometerpauschale. Insbesondere ist darauf zu achten, dass die beim Finanzamt eingereichten Belege in plausiblem Zusammenhang mit den Eintragungen im Fahrtenbuch stehen. Wird also die Quittung einer Tankstelle in Hamburg vorgelegt, so sollte aus dem Fahrtenbuch hervorgehen, dass sich das Fahrzeug zu diesem Zeitpunkt tatsächlich in der Hansestadt und nicht in München befunden hat.
Jede Unterbrechung deiner Fahrt wegen eines Tankstopps ist im Fahrtenbuch sorgfältig zu notieren. Darüber hinaus kann der Sachbearbeiter beim Finanzamt auch dann Zweifel an der Korrektheit der Aufzeichnungen anmelden, wenn die Distanz zwischen zwei Tankstopps deutlich unter der möglichen Reichweite des Fahrzeugs liegt.
Auf Werkstattsrechnungen wird in den meisten Fällen der Kilometerstand festgehalten. Deshalb solltest du darauf achten, dass es auch in diesen Fällen keine Unstimmigkeiten mit den Eintragungen im Fahrtenbuch gibt. Wenn im Fahrtenbuch eine Fahrt zum Einkaufen von Bürozubehör oder anderen für den Betrieb notwendigen Materialien aufgeführt ist, sollte auch eine dazugehörige Rechnung in deiner Buchhaltung zu finden sein.
Es ist also äußerst wichtig, dass ein Fahrtenbuch mit größter Sorgfalt und Genauigkeit geführt wird. Ungenauigkeiten führen unweigerlich dazu, dass Kosten nicht in Höhe der jeweils gültigen Kilometerpauschale geltend gemacht werden können, sondern die Ein Prozent Regelung zur Anwendung kommt. Können dir sogar bewusst oder fahrlässig falsch gemachte Angaben nachgewiesen werden, droht dir außerdem ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung.
Nicht nur aus diesem Grund ist es sinnvoll, sich mit dem Thema Fahrtenbuch einmal etwas ausführlicher zu beschäftigen. Auf unseren Seiten findest du deshalb nicht nur anschauliche Fahrtenbuchvorlagen, sondern auch wichtige Informationen zu diesem und anderen spannenden Themen. Unsere Videos geben dir in vielen Fällen genau die Antworten, nach denen du immer gesucht hast.
Hast du noch weitere Fragen zum Thema Fahrtenbuch führen, 1%-Regelung oder allgemein zur Versteuerung von Dienstwagen? Dann hinterlass uns einen Kommentar!
