Buchhaltung selber machen? Das müssen Selbstständige wissen!

Der Schritt in die Selbstständigkeit ist meist gar nicht so schwer: Ein schlüssiges Geschäftskonzept, das notwendige Startkapital und die Anmeldung beim Gewerbeamt reichen meist aus – das Finanzamt wird dann ohnehin automatisch informiert. Freiberufler haben es noch leichter, sie geben dem Finanzamt einfach Bescheid, dass sie ihre freiberufliche Tätigkeit aufnehmen. Soweit, so gut. Doch dann kommt das Thema Buchhaltung – und damit solltest du dich in jedem Fall auseinandersetzen, wenn du die Buchhaltung selbstständig erledigen willst.

Inhaltsverzeichnis

Grundsatzfrage: Für Buchhaltung Steuerberater beauftragen – oder nicht?
Was ist das – einfache Buchführung?
Doppelte Buchführung – was ist das genau?
Einkommensteuer bei Selbstständigen
Umsatzsteuer
Müssen junge Unternehmen noch weitere Steuern abführen?
Steuern ganz praktisch – so gehst du vor!
Selbsttest: Brauchst du einen Steuerberater
Fazit: Keine Ahnung von Buchhaltung? Dann wird es höchste Zeit!

Grundsatzfrage: Für Buchhaltung Steuerberater beauftragen – oder nicht?

Diese Frage solltest du dir am Schluss dieses Beitrages noch einmal stellen, denn eines ist Fakt: Auch, wenn du einen Steuerberater einbindest, die Grundzüge der Buchhaltung solltest du trotzdem verstehen. Per Gesetz musst du nämlich als Selbstständiger oder Selbstständige grundsätzlich eine Buchhaltung betreiben. Das heißt unter dem Strich, dass das Finanzamt für jedes einzelne Geschäftsjahr wissen will, welche Einnahmen deinen Ausgaben gegenüberstehen – wie hoch also der Gewinn ausfällt. Ob die einfache Buchführung ausreicht oder du zur doppelten Buchführung verpflichtet bis, hängt von der Gesellschaftsform bzw. deinen Umsätzen und Gewinnen ab.

Was ist das – einfache Buchführung?

Der Name ist Programm: Die einfache Buchführung ist für kleinere Unternehmen vorgesehen, die als Einzelunternehmen oder Personengesellschaften firmieren. Hier reicht die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aus, um den Gewinn oder Verlust eines Geschäftsjahres zu ermitteln. Das Ergebnis fließt dann in deine Einkommensteuererklärung ein – und zwar unter dem Punkt Einkünfte aus Gewerbebetrieb oder selbstständiger Tätigkeit.

Vorteile der einfachen Buchführung

Es spricht einiges für die einfache Buchführung:

• Sie besteht aus einer exakten Gegenüberstellung aller im Geschäftsjahr angefallenen Einnahmen und Ausgaben.
• Du kannst die EÜR ohne Probleme selbst erstellen – mit Hilfe von Excel-Tabellen oder mit einer Buchhaltungssoftware, die über die entsprechenden Funktionen verfügt.
• Damit sparst du eine Menge Geld für den Steuerberater, sofern du die Bedingung erfüllst, dass auch Außenstehende deine Berechnungen nachvollziehen können.
• Du musst keine komplexen Zusammenhänge der Bilanzierung kennen oder umständliche Abgrenzungsposten bilden, da hier das Zufluss-Abfluss-Prinzip gilt: Als Einnahme gilt der tatsächliche Geldeingang – und nicht die Rechnungslegung. Für Ausgaben gilt das Prinzip umgekehrt.

Die Bezeichnung ist also vollkommen korrekt: Mit der einfachen Buchführung bist du gut bedient, wie der Vergleich zur doppelten Buchführung schnell zeigt.

Doppelte Buchführung – was ist das genau?

Die doppelte Buchführung sieht vor, dass Gewinn oder Verlust eines Unternehmens im Rahmen einer Bilanz ermittelt wird. Über die Gewinn- und Verlust-Rechnung (GuV) hinaus, die am Jahresende alle Aufwände den Erträgen gegenüberstellt, müssen alle Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß auf die verschiedenen Personen- und Sachkonten sowie die relevanten Gegenkonten verbucht werden – auch der Saldo der GuV. In der Regel erledigen Steuerberater die Aufstellung einer Bilanz, da mit dieser komplexen Buchführung viele Gründer und auch langjährig Selbstständige überfordert sind.

Nicht zu unterschätzen ist nämlich die Soll-Besteuerung: Stellst du eine Rechnung, musst du den Betrag bereits als Einnahme verbuchen – auch, wenn das Geld noch gar nicht eingegangen ist. Du zahlst also Steuern auf eine künftige Einnahme. Hier kommen die erwähnten Abgrenzungsposten zum Tragen – und das ist kompliziert genug.

Wer darf die einfache, wer muss die doppelte Buchführung erstellen?

Es liegt auf der Hand, dass die doppelte Buchführung dem Finanzamt einen tieferen Einblick in die wirtschaftliche Entwicklung von Unternehmen eröffnet – und damit ist der Kreis der von der doppelten Buchführung Betroffenen schon ansatzweise beschrieben: Dieses komplexe Rechnungswesen ist großen Firmen und vor allem Kapitalgesellschaften vorbehalten.

Der Reihe nach: Die einfache Buchführung ist ausreichend für

• Freiberufler,
• Gewerbetreibende ohne Eintragung im Handelsregister und
• Betriebe der Land- und Forstwirtschaft, die jedoch an dieser Stelle unberücksichtigt bleiben.

Während bei Freiberuflern weder Umsatz noch Gewinn bei der Beurteilung relevant sind, gibt es für Gewerbetreibende jährliche Grenzen: Demnach musst du die doppelte Buchführung nutzen, wenn

• dein jährlicher Umsatz die Marke von 600.000 Euro oder
• dein jährlicher Gewinn die Marke von 60.000 Euro

übersteigt. Direkt nach einer Gründung dürfte das wohl eher unwahrscheinlich sein, du solltest aber immer den Überblick zu deinen Zahlen behalten.

Einkommensteuer bei Selbstständigen

Ergibt deine Buchführung am Jahresende schwarze Zahlen, hast du also den gewünschten Gewinn realisiert, dann ist dieser natürlich zu versteuern – und zwar im Rahmen der Einkommensteuererklärung. Mit Hilfe der relevanten Anlagen zur Einkommensteuererklärung kannst du dem Finanzamt gegenüber belegen, wie hoch dein zu versteuerndes Einkommen aussieht. Grundlage ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) – sofern du nicht bilanzieren musst. Solltest du weitere Einkünfte realisierst, beispielsweise aus Vermietung und Verpachtung oder aus nichtselbstständiger Tätigkeit, dann greifst du zur Erfassung auf die zutreffenden Anlagen zu und führst alle Einkommensarten in der Einkommensteuer zusammen.

Über deine betriebsbedingten Aufwendungen hinaus kannst du auch einige andere Positionen steuermindernd geltend machen, wie beispielsweise für

• deine Krankenversicherung,
• deine Lebens- oder Rentenversicherung,
• Werbungskosten oder
• Aus- und Weiterbildungen.

Nutzt du eine spezielle Software zur Buchführung, wirst du in der Regel Punkt für Punkt durch das doch komplexe Steuerrecht geleitet. Solltest du deine Steuererklärung selbst erstellen und abgeben wollen hat sich Smartsteuer sehr bewährt. Alternativ bietet sich ein erfahrener Steuerberater zur Erstellung der Steuererklärung an, der dir in jedem Fall auch einige Tricks zur Steueroptimierung verraten kann.

Wichtig:

Beachte unbedingt die Fristen, die zur Abgabe der Steuererklärungen gelten! Versäumnisse werden vom Finanzamt mit empfindlichen Bußgeldern bestraft!

Umsatzsteuer – was hat es damit auf sich?

Bei diesem Thema müssen wir etwas weiter ausholen, um von vornherein alle Missverständnisse auszuräumen: Die Umsatzsteuer ist nämlich auch unter dem Namen Mehrwertsteuer bekannt und kann von umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen bei eingekauften Waren oder Leistungen als Vorsteuer abgesetzt werden. Klingt verwirrend? Wir klären auf:

Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer – was ist richtig?

Beides! Grundsätzlich wird der Konsum von Waren und Dienstleistungen mit der Umsatzsteuer besteuert – der Begriff Konsumsteuer ist also auch passend. Diese Bezeichnung gibt darüber hinaus dazu Aufschluss, wer am Ende die Umsatzsteuer bezahlt: der Konsument. In Deutschland gibt es unterschiedliche Steuersätze – angefangen bei den üblichen 19 Prozent auf den Warenwert bis hin zu sieben Prozent oder sogar ganz und gar umsatzsteuerbefreite Waren und Dienstleistungen.

Korrekter Umsatzsteuersatz – Einstufung durch das Finanzamt

Wenn du als Gründer dein Gewerbe anmeldest, erhältst du vom Finanzamt einen Fragebogen zugeschickt, der sich mit deinem Geschäftsvorhaben befasst. Auf dieser Grundlage prüft der Fiskus zum einen, ob dein Unternehmen überhaupt umsatzsteuerpflichtig ist. Ausnahmen gelten beispielsweise für

• staatliche Einrichtungen
• Ärzte und Zahnärzte
• Vermittlung von Versicherungen
• Bildungseinrichtungen
• Kultureinrichtungen u. a.

Auch kleine Unternehmen können begünstigt sein – siehe Kleinunternehmer.

Zum anderen teilt das Finanzamt dir den für deine Waren- oder Dienstleistungsangebote geltenden Steuersatz für die Umsatzsteuer mit.

Wer führt die Umsatzsteuer ans Finanzamt ab?

Und hier kommen wir zum Begriff Mehrwertsteuer: Jedes Unternehmen, jeder Freiberufler oder Selbstständige, der umsatzsteuerpflichtige Umsätze generiert, indem er Waren verkauft oder Dienstleistungen erbringt, muss diese Steuer erheben und an das Finanzamt überweisen. Da du als Unternehmer aber eventuell auch Waren oder Dienstleistungen einkaufst und darauf auch die Umsatzsteuer bezahlst, um die Waren oder Dienstleistungen weiterzuverarbeiten oder damit zu handeln, kannst du diese bezahlte Mehrwertsteuer absetzen – sie heißt dann Vorsteuer. So ergibt sich entlang einer Wertschöpfungskette eine interessante, wenn auch etwas verwirrende Kette:

Ein Beispiel soll Klarheit bringen:

• Unternehmen 1 baut einen Rohstoff ab und verkauft diesen an Unternehmen 2 für 1.000 netto Euro zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer = 1.190 Euro. Unternehmen 1 führt 190 Euro als vereinnahmte Umsatzsteuer ab.
• Unternehmen 2 stellt aus dem Rohstoff ein Produkt her, das es für 2.000 Euro netto an einen Händler verkauft – zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer = 2.380 Euro. Es kann im Gegenzug die 190 Euro an Unternehmen 1 bezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer von seiner zu zahlenden Umsatzsteuer abziehen – Unternehmen 2 bezahlt also ebenfalls 190 Euro an das Finanzamt.
• Der Händler schlägt 500 Euro auf den im Einkauf gezahlten Preis auf, sodass das Produkt nun 2.500 Euro netto zuzüglich 475 Euro Mehrwertsteuer kostet. Konsument A kauft das fertige Produkt und bezahlt an den Händler 2.975 Euro. Der Händler kann nun die an das Unternehmen 2 bezahlten 190 Euro Umsatzsteuer als Vorsteuer von den 475 Euro Mehrwertsteuer abziehen – und bezahlt 285 Euro an das Finanzamt.

Mit einem Wort: Mit jeder Wertsteigerung, die in einen Umsatz mündet, wird diese Steuer fällig – aber immer nur anteilig auf den Teil des gebildeten Mehrwertes. Während diese Steuer für Unternehmen somit ein durchlaufender Posten ist, bezahlt der Konsument die gesamte Zeche!

Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung – wo ist der Unterschied?

Bist du als Unternehmer dazu verpflichtet, auf dein Produkt- oder Dienstleistungsangebot Umsatzsteuer zu erheben, dann sind diese beiden Begriffe für dich relevant:

Umsatzsteuervoranmeldung

Als Gründer musst du diese Voranmeldung im ersten Geschäftsjahr monatlich erledigen, bis das Finanzamt besser einschätzen kann, wie sich deine Umsätze entwickeln. Du erfasst also die im relevanten Monat verzeichneten Einnahmen, für die du Umsatzsteuer erhoben und erhalten hast. Davon kannst du die auf den im betreffenden Zeitraum bezahlten Rechnungen ausgewiesenen Mehrwertsteuerbeträge abziehen. All diese Daten übermittelst du dem zuständigen Finanzamt, das daraufhin den abzuführenden Umsatzsteuerbetrag errechnet und von deinem Konto einzieht. Das Positive: Du musst die Umsatzsteuer in der Regel nicht auf einmal bezahlen, sondern angenehm über das Jahr verteilt.

Wichtig: Fristen unbedingt einhalten!

Die Umsatzsteuervoranmeldung für einen Monat muss bis zum 10. des Folgemonats elektronisch über das Programm Elster erfolgen. Dazu benötigst du ein Sicherheitszertifikat, das du rechtzeitig bestellen solltest – Verzögerungen oder Papierbelege werden mit einem Bußgeld belegt.

Umsatzsteuererklärung

Die Umsatzsteuererklärung fasst alle Voranmeldungen eines Unternehmens für das Geschäftsjahr zusammen. Hier kannst du noch einmal anhand der Belege und Rechnungen prüfen, ob du alle Einnahmen und Ausgaben richtig erfasst hast. Korrekturen der bisherigen Meldungen sind also möglich. Die Umsatzsteuererklärung ist auf einem separaten Formular – auch elektronisch – zu erstellen und einzureichen.

Kleinunternehmer – für wen gilt diese Regelung?

Eine weitere Möglichkeit, sich von der zugegebenermaßen umständlichen Umsatzsteuerpflicht befreien zu lassen, ist die sogenannte Regelung für Kleinunternehmer. Diese greift, sofern du

• im vergangenen Geschäftsjahr weniger als 22.000 Euro umgesetzt hast und
• im laufenden Geschäftsjahr einen Umsatz von weniger als 50.000 Euro realisieren wirst.

Trifft das auf dich zu und erwartest du auch keine gravierende Änderung, kannst du beim Finanzamt schriftlich die Einstufung als Kleinunternehmer beantragen. Die Folge: Das gesamte Thema Umsatzsteuer hat sich für dich erledigt! Einerseits musst du also deine Umsätze nicht regelmäßig melden und die vereinnahmte Steuer abführen, andererseits darfst du aber auch die Vorsteuer für eingekaufte Waren und Dienstleistungen nicht mehr geltend machen – das ist die andere Seite der Medaille!

Wichtig: Kunden informieren, dass du als Kleinunternehmer agierst

In jedem Fall solltest du deine Rechnungsvorlage entsprechend deutlich vermerken, dass du keine Mehrwertsteuer berechnest, weil du nach § 19 UStG als Kleinunternehmer tätig bist. Wir empfehlen dafür den Einsatz eines modernen Rechnungsprogramms, oder die Verwendung unserer Vorlage für Kleinunternehmer Rechnungen.

Müssen junge Unternehmen noch weitere Steuern abführen?

Eventuell – ausschlaggebend ist die Art deiner Selbstständigkeit: Sobald du ein Gewerbe anmeldest und relevante Gewinne realisierst, wird deine Stadt oder Gemeinde bezüglich der Gewerbesteuer auf dich zukommen. Im Gegensatz dazu bleiben deine Gewinne als Freiberufler gewerbesteuerfrei.

Die Gründung einer juristischen Person kann nicht nur die Pflicht zur doppelten Buchführung mit sich bringen, sondern auch zur Körperschaftsteuer. Die betrifft beispielsweise Kapitalgesellschaften wie die UG, GmbH oder die AG, aber eben auch Vereine, Stiftungen und Anstalten, deren Ertrag als Körperschaft zu versteuern ist.

Der Hintergrund: Eine GmbH zum Beispiel unterliegt nicht der Einkommensteuer – du als Gesellschafter und/oder Geschäftsführer hingegen schon. Da du aber eine Gewinnbeteiligung und/oder ein Gehalt erhältst, kann dein Einkommen deutlich vom Gewinn der GmbH abweichen. Hier ist in jedem Fall ein Steuerberater zu empfehlen, um alle der umfangreichen Vorschriften exakt zu erfüllen. Falls du tiefer in die Materie eintauchen möchtest lohnt sich der Blick in das Buch „Steuern steuern“ von Johann C. Köber.

Steuern ganz praktisch – so gehst du vor!

Nun aber zurück zu den ganz praktischen Dingen, die auf dich mit Gründung deines Unternehmens zukommen:

• Bewahre alle Belege und Rechnungen, die dein Geschäft betreffen, sorgfältig auf.
• Ordne diese pro Monat und Jahr nach Kostenart ein, beispielsweise für Miete und Nebenkosten, Personal, Wareneinkäufe, Werbung, Porto, Telefon und Internet, Versicherungen usw.
• Nutze eine separate Kasse und ein Kassenbuch für Bareinkäufe und -einnahmen, falls dies auf dich zutrifft. Hier ist pro Monat ein Abschluss notwendig. Dazu rechnest du die Ausgaben und Einnahmen anhand der Belege und Rechnungen zusammen, sodass sich der aktuelle Barbestand für die Kasse ergibt. Die Belege gehen dann mit den entsprechenden Vermerken in die Buchführung ein.
• Recherchiere nach einer geeigneten Buchhaltungssoftware, die sowohl die über das Konto laufenden als auch die Bargeschäfte umfasst. Die Nutzung einer solchen Software kann dir nicht nur viel Aufwand ersparen, sondern erlaubt auch die betriebswirtschaftliche Auswertung: Du kannst per Knopfdruck die relevanten Zahlen für einen Monat oder auch ein Jahr analysieren – der Steuerberater berechnet dafür einiges an Gebühren.
• Die Buchhaltungssoftware ist in der Regel so beschaffen, dass du die notwendigen Voranmeldungen und Steuererklärungen deines Unternehmens schnell und unkompliziert erledigen kannst.
• Verwende ein Geschäftskonto mit Anbindung an Buchhaltungsprogramme. Das Spart manuellen Aufwand für dich und deinen Steuerberater – und damit Zeit & Geld. Wir empfehlen Qonto für Neugründer sowie kleine und mittelgroße Unternehmen.

Nun die Frage erneut: Steuerberater einbinden oder nicht?

Ist dir das alles zu viel und eine Buchhaltungssoftware ein Buch mit sieben Siegeln, dann schau dich nach einem Steuerberater um, zu dem du Vertrauen aufbauen kannst – hier spielt die Chemie durchaus eine Rolle. Du kannst nun entscheiden, ob du ihm die gesamte Buchhaltung überlässt – oder nur die Abschlüsse, Voranmeldungen und Steuererklärungen.

Steuerberater für komplette Buchhaltung

In diesem Fall arbeitest du eng mit ihm zusammen: Er bekommt alle relevanten Belege und Rechnungen prompt von dir übergeben, sodass er die laufende Buchhaltung und natürlich auch die Umsatzsteuervoranmeldung für dich erledigen kann. Selbstverständlich fertigt er dir regelmäßig eine betriebswirtschaftliche Auswertung an, um die Entwicklung deines Geschäftes als Freiberufler oder Gewerbetreibender zu überwachen. In den Besprechungen erörtert ihr, auf welche Punkte du als Unternehmer achten solltest. Sollten sich beispielsweise zum Jahresende größere Gewinne abzeichnen, wird er dir gezielte Investitionen empfehlen, um die Steuerlast zu senken. Da er mit Sicherheit eine Software benutzt, kann er dir derartige Empfehlungen zügig geben – und alle Formalitäten wie EÜR, Gewerbe-, Umsatz- und Einkommensteuererklärung mit dem Fiskus erledigen.

Steuerberater für Abschlüsse und Steuererklärungen

In diesem Fall empfehlen sich Hilfsmittel wie Excel-Tabellen oder eine einfache Buchhaltungssoftware, die dir die laufende Buchhaltung erleichtern. Du stellst die abgelegten Belege und Rechnungen für jeden Monat selbst zusammen, führst das Kassenbuch und übergibst die Aufstellung für das Jahr an den Steuerberater. Dieser fertigt die Abschlüsse und die Steuererklärungen für dich an und übermittelt sie bei Bedarf auch an den Fiskus. Vertiefte Kenntnisse im Rechnungswesen benötigst du dazu nicht, aber ein Grundverständnis solltest du schon haben, um alle notwendigen Schritte in der laufenden Buchhaltung und die eventuell notwendige Voranmeldung selbst erledigen zu können.

Steuerberater Kosten – Das solltest du im Voraus wissen

Bei der Entscheidung, ob du deine Buchhaltung zukünftig selbst erledigen oder diese Aufgabe einem Steuerberater übergibst sind die Kosten natürlich ein wichtiges Kriterium. Viele Gründer, Selbstständige und Unternehmer wissen nicht, dass die Steuerberater Kosten flexibel sind!

In der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) sind gewisse Kostenbereiche festgelegt, die verwendet werden können. Die Spannweite der Gebühren ist dabei aber sehr hoch, was dir als Mandant Spielraum zur Verhandlung gibt.

Fazit: Keine Ahnung von Buchhaltung? Dann wird es höchste Zeit!

Als Selbstständige oder Selbstständiger bist du Unternehmer – und das bedeutet, dass du nicht nur ein spezielles Fachwissen für dein Geschäftsfeld mitbringen solltest, sondern auch grundlegende betriebswirtschaftliche Kenntnisse. Du solltest zum Beispiel wissen, wie du Rechnungen korrekt stellst, welche Kosten sich direkt oder per Abschreibung absetzen lassen und wie eine Buchführung grundlegend aufgebaut ist. Ob du dich so richtig ins Rechnungswesen und eine Buchhaltungssoftware einarbeitest oder mit einem Spezialisten auf diesem Gebiet zusammenarbeitest, das bleibt hingegen dir selbst überlassen.