Rechnungsprogramme im Vergleich: Erfahrungen, Kosten und mehr (2024)

Du willst das Papierchaos ein für alle Mal beenden und dir eine Menge Zeit sparen? Mit einem geeigneten Rechnungsprogramm kannst du schnell und einfach online Rechnungen erstellen und mit wenigen Klicks (auch mobil) deine Rechnungen verwalten.

Doch welches Rechnungssoftware ist die Beste für Gründer, Kleinunternehmer, GmbH oder Selbstständige? Und am wichtigsten: Was ist das beste Rechnungsprogramm für dein Unternehmen? In diesem Artikel vergleichen wir einige beliebte Rechnungsprogramme und geben dir hilfreiche Tipps, wie du das Rechnungsprogramm auswählst, das am besten zu deinem Unternehmen passt.

Inhaltsverzeichnis

1) Wofür brauchst du ein Rechnungsprogramm?
2)Rechnungen schreiben leicht gemacht: Kriterien für den Vergleich
3) Alle Rechnungsprogramme im Detail – jetzt kostenlos testen
4) So wählst du das beste Programm für dein Unternehmen aus
5) FAQs zu Rechnungsprogrammen
6) Fazit: Rechnungsprogramm statt Word oder Excel Vorlagen

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1) Wofür brauchst du ein Rechnungsprogramm?

Eine Rechnungssoftware erlaubt es dir Rechnungen auf Basis von Angeboten zu schreiben, Übersicht über offene Rechnungen zu bewahren, diese mit eingehenden Zahlungen abzugleichen oder Zahlungserinnerungen oder Mahnungen zu erstellen.

In diesem Vergleich haben wir dir die besten Rechnungsprogramme, ihre Funktionen und Vor-und Nachteile aufgelistet, damit das Schreiben von Rechnungen dich in Zukunft nicht länger von deinem Kerngeschäft abhält.

2) Rechnungen schreiben leicht gemacht: Kriterien für den Vergleich

Jeder gute Vergleich muss sich an Kriterien messen lassen. Folgende Kriterien sollen die Grundlage für den UK-Rechnungsprogramm-Vergleich 2023 bilden:

1)  Funktionen: Rechnung schreiben mit wenigen Klicks

Eins der wichtigsten Kriterien bei der Frage nach der Güte eines Rechnungsprogramms stellen die Funktionen dar. Da deine primäre Erwartung an eine Rechnungssoftware vermutlich ein möglichst automatisierter Arbeitsablauf ist, sollten die Grundfunktionen (wie z.B. online Rechnungen schreiben, Angebote, Zahlungserinnerung und Mahnungen schreiben) als Mindestvoraussetzung gegeben sein.

Weitere Fragen, die bei der Auswahl des Rechnungsprogramms interessant sind, sind Folgende:

• Können Angebote (inkl. Auftragsbestätigung) erstellt werden?
• Kann man automatisiert aus dem Angebot eine Rechnung erstellen lassen?
• Existiert ein Mahnwesen für unbezahlte Rechnungen?
• Gibt es wiederkehrende Rechnungen oder Abo-Rechnungen sowie Gutschriften?
• Können Lieferscheine versendet werden?
• Gibt es die Möglichkeit festzustellen, ob eine Rechnung bezahlt wurde?
• Kann das System Fremdwährungen anbieten?
• Besteht die Möglichkeit, eine e-Rechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen?

Eine weitere Frage, die ein Unterkriterium unseres Vergleichs bildet, ist, ob die Rechnungssoftware besondere Arten von Rechnungen (z.B. eine Aborechnung, eine Stornorechnung oder eine Abschlagsrechnung) abbilden kann.

2) Preis-Leistungsverhältnis

Da es vielen (besonders kleinen Unternehmen) einfach nur darum geht schnell und automatisch Rechnungen erstellen zu können, ist der Preis für viele der ausschlaggebende Verkaufsgrund. Eng damit zusammen hängen die Kriterien:

• Anzahl der erlaubten Nutzer im Tarif
• Preis pro Monat/Jahr
• Wie viele Tage kann man Rechnungsprogramm kostenlos testen?

3) Nutzerfreundlichkeit

Niemand möchte, dass das Programm mehr Zeit kostet als es einspart. Daher ist die Nutzerfreundlichkeit ein wichtiges Kriterium in unserem Vergleich:

• Gibt es eine mobile App, mit der man online Rechnungen schreiben kann?
• Funktioniert das Tool intuitiv?
• Gibt es eine integrierte Zeiterfassung?
• Kann man das Layout für die Rechnungen individuell gestalten?
• Wie funktioniert das Versenden der Rechnung – per Mail, per Postversand, usw.?

4) Buchhaltungsfunktionen und Schnittstellen

Rechnungen zu erstellen, ist nicht die einzige Funktion der meisten Rechnungsprogramme. Die Buchhaltung hängt meist mit der Rechnungsstellung zusammen. Viele Rechnungsprogramme bieten daher geeignete Schnittstellen und lassen sich zur Buchhaltungssoftware erweitern. Zentrale Kriterien sind:

• Sind Buchhaltungsfunktionen integriert, die der Nutzer auch ohne fremde Hilfe bedienen kann?
• Können Ausgabe-Belege und Eingangsrechnungen erfasst werden?
• Ist die Integration von Geschäftskonten möglich?
• Gibt es Schnittstellen zu E-Commerce- oder Kassensystemen?
• Gibt es ein CRM mit der Möglichkeit, Projekte zu verwalten und Zeiten zu erfassen und abzurechnen?
• Gibt es Schnittstellen zu Onlineshop-Systemen oder zu Online-Marktplätzen?

Eine der wichtigsten Schnittstellen für ein gutes Rechnungstool stellt die Schnittstelle für einen externen Steuerberater dar. Frage dich daher auch:

• Hat ein Steuerberater auf das Rechnungstool?
• Gibt es die Möglichkeit eines DATEV- oder Steuerberater-Exports?
• Gibt es eine DATEV-Schnittstelle?
• Gibt es einen Datenexport in Excel?

5) Support & Sicherheit

Gerade wenn es um sensible Angelegenheiten wie Kundendaten geht, ist die Frage: „Wie kann ich sicher eine Rechnung erstellen?“ von großer Wichtigkeit:

• Bietet das Programm auch individuellen Support an?
• Gibt es Handbücher, Chatfunktion, Erklärvideos oder FAQ-Bereiche?, in denen du Lösungen für deine technischen Probleme findest?
• Wie sicher ist das Hosting der Software? Gibt es Zertifizierungen?
• Entspricht das Programm den GOBD?

Bitte bedenke, dass eine Rechnungssoftware den GOBD- Vorschriften entsprechen muss. Der wesentliche Punkt dabei liegt in der Nicht-Manipulierbarkeit von Rechnungsdokumenten.

3) Alle Rechnungsprogramme im Detail – jetzt kostenlos testen

In der folgenden Aufzählung findest du einige Rechnungsprogramme, mit denen du, auch wenn du ein kleines Unternehmen führst,  mit geringen monatlichen Kosten (z.T. kannst du die Rechnungsprogramme auch kostenlos testen) Rechnungen schreiben und die Rechnungsstellung optimieren kannst.

Wenn du mehr über eine der Rechnungssoftwares erfahren willst, schau dir gerne die Einzelartikel an.

Sevdesk

SevDesk ist im Vergleich zu anderen Anbietern eine junge Software. Dennoch haben sie schon in kurzer Zeit eine Menge essentieller Funktionen, die ein Rechnungsprogramm braucht, integriert. Gleichzeitig wurden einige Funktionen von Grund auf neu gedacht – eine intuitive Bedienung und Möglichkeiten zu großer Zeitersparnis sind die Folge.

Mehr über SevDesk als Rechnungstool findest du in diesem Artikel.

Lexoffice

Lexoffice ist die Online-Version von “Lexware”- ein Rechnungsprogramm, das sich bereits seit vielen Jahren im Markt etabliert hat und auch zur Buchhaltung verwendet wird. Die Rechnungssoftware mit Sitz in Freiburg ist eine Cloud-Lösung, die sich an Selbstständige, Freiberufler und kleine und mittelständische Unternehmen richtet.

Das Rechnungsprogramm bietet eine Vielzahl praktischer Funktionen, die Unternehmern und Gründern helfen die Übersicht über ihre Finanzdaten zu behalten. Wir haben die Software für dich genauer unter die Lupe genommen, und mit Kunden über ihre Lexoffice Erfahrungen gesprochen und alles in diesem Testbericht zusammengefasst.

Mehr über Lexoffice als Rechnungstool findest du in diesem Artikel.

Easybill

Bei Easybill handelt es sich um eine Rechnungssoftware, die neben den Grundfunktionen des Erstellens von Rechnungen noch weitere Funktionen aus den Bereichen E-commerce und Projektmanagement integriert hat.

Durch die Vielzahl an angebotenen Tarifen kann sowohl der Selbstständige, als auch der Kleinunternehmer als auch das große Unternehmen easybill sinnvoll nutzen.

Mehr über Lexoffice als Rechnungstool findest du in diesem Artikel.

Wiso (Mein Büro)

Mehr über Wiso (Mein Büro) als Rechnungstool findest du in diesem Artikel.

Fastbill

Mehr über Fastbill als Rechnungstool findest du in diesem Artikel.

Billomat

Mehr über Billomat als Rechnungstool findest du in diesem Artikel.

Zervant

Mehr über Zervant als Rechnungstool findest du in diesem Artikel.

Invoiz

Mehr über Invoiz als Rechnungstool findest du in diesem Artikel.

Billbee

Mehr über Billbee als Rechnungstool findest du in diesem Artikel.

4) So wählst du das beste Programm für dein Unternehmen aus

Damit du als Unternehmer das beste Rechnungsprogramm für dein Unternehmen findest, empfiehlt es sich, bei der Auswahl systematisch vorzugehen. Eine Rechnungssoftware soll nämlich nicht nur Rechnungen schreiben, sondern im Idealfall auch Routinearbeiten im Büro automatisieren.

Anforderungen je nach Branche

Es gibt nicht DAS beste Rechnungsprogramm für jeden. Manchmal gibt es ein Programm, das zur einen Branche passt und zur anderen nicht. Ein Kleinunternehmer er hat andere Anforderungen an eine Rechnungssoftware als ein freiberuflicher Einzelunternehmer, ein Handwerker oder ein Onlinehändler. Frage dich als bei der Auswahl nach der Zielgruppe und den wichtigsten Anforderungen.

Während ein E-Commerce- Unternehmen beispielsweise eine Schnittstelle zur Shop-Software oder zur Warenwirtschaft braucht, ist eine Software mit Zeiterfassung für einen Freiberufler von Interesse. Beim Erstellen einer Rechnung musst du eventuell auch auf die Material-Datenbanken der Warenwirtschaft zurückgreifen können.

Entscheidungskriterien für dein Rechnungsprogramm

Die folgenden Punkte solltest du berücksichtigen:

• Preis-Leistungs-Verhältnis: Was kostet die Software? Wie viel Zeit lässt sich damit einsparen? Funktioniert das Erstellen einer Rechnung automatisch?
• Support: Gerade bei Software gibt immer mal wieder technische Probleme. Ist im Falle eines Falles schneller Support zur Stelle?
• Kostenlose Testphase: Wie viele Tage ist der Test der Rechnungsprogramme kostenlos? Kann man das Programm 30 Tage kostenlos testen?
• Nutzerfreundlichkeit: Ist die Anwendung der Rechnungssoftware schnell zu erlernen? Kannst du diese Aufgabe an andere abgeben? Kann ein Nutzer kurz nach der Registrierung bereits seine erste Rechnung schreiben?
• Passung zur Unternehmensgröße: Ein Kriterium ist auch, ob die gewählte Lösung zur Unternehmensgröße passt. Zu komplizierte Systeme sorgen manchmal für mehr Arbeit als Ersparnis. Aber auch die andere Seite ist wichtig: Gibt es Möglichkeiten zur Erweiterung, wenn dein Unternehmen schnell wächst?
• Schnittstellen: Gibt es Schnittstellen zur Buchhaltung, zur Projektverwaltung oder zur Warenwirtschaft? Kann dein Steuerberater auf das Rechnungsprogramm zugreifen?
• Datenschutz: Da du mit der Rechnungssoftware Kundendaten verwaltest, solltest du die Sicherheit der Daten nicht vernachlässigen.
• GoBD Konformität: Wenn du dir unsicher, bist, was hinter dem Akronym GoBD steht, lies gerne das FAQ. Ein wichtiges Kriterium für die Auswahl des Rechnungsprogramms ist, dass es die gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Wichtig dabei ist es die Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren einzuhalten und die Vollständigkeit der Dokumente und die Nicht-Manipulierbarkeit von erstellten Dokumenten (besonders Rechnungen) sicherzustellen.

Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer

Viele Gründer, die nebenberuflich starten, machen von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch. Dadurch kannst du Rechnungen schreiben, ohne Mehrwertsteuer ausweisen zu müssen. Achte also bei der Rechnungssoftware deiner Wahl darauf, dass diese die Kleinunternehmerregelung unterstützen.

5) FAQs zu Rechnungsprogrammen

Welche Vorteile hat ein Rechnungsprogramm?

1) Rechnungen schreiben, wird einfacher:
Mit wenigen Klicks wird aus einem Angebot eine Rechnung. Angebote erstellen, Zahlungseingänge prüfen, Belege finden, Einnahmen und Ausgaben im Überblick behalten und eine Mahnung zu erstellen, wenn ein Kunde nicht bezahlt hat oder die Rechnung noch offen ist, all diese Aufgaben werden deutlich schneller erledigt.

2) Pflichtangaben und Rechtssicherheit:
Die Software ist im Hinblick auf rechtliche Änderungen stets aktuell. So stellst du sicher, dass alle relevanten Pflichtangaben sich auf deinen Rechnungen wiederfinden

3) Mobile Nutzbarkeit:
Es ist eine Erleichterung, wenn du schnell auch online von unterwegs auf deine Rechnungen zugreifen oder von unterwegs aus eine Rechnung generieren kannst.

4) Elektronische Archivierung der Rechnungen:
Jede einmal erstellte Rechnung ist in der Cloud archiviert. Die Suche nach einer Rechnung geht schnell und einfach. Die Rechnung geht so nicht verloren.

Welche Rechnungssoftware ist für wen geeignet?

Die Softwarelösungen haben je andere Spezialisierungen: Während sich einige Rechnungsprogramme in erster Linie an Onlinehändler mit Schnittstellen zur Shopsystemen und Warenwirtschaftssystemen reichten, legen andere den Fokus auf Einzelunternehmer, andere sind wiederum für Handwerker am besten geeignet. Im Vergleich findest du heraus, welches Rechnungsprogramm für dich am ehesten in Frage kommt.

Was sind die wichtigsten Funktionen einer Rechnungssoftware?

Die wichtigste Anspruch an ein Rechnungsprogramm fällt in den Bereich der Rechnungsstellung: Angebot erstellen, Rechnung schreiben, Rechnungen versenden, Zahlungsabgleich und Mahnung usw.

Zentral sind darüber verschiedene Rechnungsarten und Schnittstellen zur Buchhaltung. Viele Rechnungssoftwares stellen gleichzeitig auch eine Buchhaltungssoftware dar. Hilfreich können darüber hinaus eine Kundenverwaltung und eine Verknüpfung zur Warenwirtschaft sein.

Wie viel kostet ein Rechnungsprogramm?

Die Preise variieren je nach Anbieter. Oft halten sich die monatlichen Kosten jedoch in Grenzen, sodass du sogar für 10 € pro Monat eine Rechnungssoftware finden kannst. Einige Anbieter bieten sogar die Möglichkeit die Rechnungssoftware 14-30 Tage kostenlos zu testen.

Um zu entscheiden, welches Rechnungsprogramm das Beste für dich ist, schau dir unseren Vergleich an, in dem wir verschiedene Rechnungsprogramm anhand folgender Kriterien verglich haben.

• 1) Rechnungsfunktionen
• 2) Nutzerfreundlichkeit
• 3) Buchhaltungsfunktionen und Schnittstellen
• 4) Support und Sicherheit
• 5) Preis-Leistungsverhältnis

Wann lohnt sich eine Rechnungssoftware?

Eine Rechnungssoftware lohnt sich für jeden Selbstständigen, der regelmäßig Rechnungen schreiben muss. Selbst bei wenigen Rechnungen pro Monat kannst du bei der Rechnungsstellung Zeit sparen und bist dadurch, dass alle Pflichtangaben automatisch erfüllt, sind, rechtlich auf der sicheren Seite.

Gibt es Rechnungsprogramme auch als Download?

Rechnungssoftwares zum Download sind zunehmend durch SaaS-Lösungen ersetzt worden. Diese sind leichter zu aktualisieren. Zudem ist der Kunde nicht von einem Endgerät abhängig und kann die Software auch nach Abschaffung des Geräts weiterhin online nutzen. Auch die Schnittstelle zwischen mobilen Rechnungs-Apps und SaaS-Lösungen ist von Vorteil.

Was ist die beste Rechnungssoftware?

Welches das beste Rechnungsprogramm hängt von den Anforderungen deines Unternehmens ab. Musst du nur Rechnungen erstellen und versenden oder brauchst du noch weitere Funktionen? Wenn du dir unsicher bist, mache jetzt den Rechnungsprogramm Vergleich in diesem Artikel!

Was bedeutet GoBD?

GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

In diesen Grundsätzen ist geregelt, in welchem Umfang und für welche Dauer Unterlagen in einem Unternehmen aufbewahrt werden müssen. In der Regel sind diese Belege für eine Dauer von 10 Jahren aufzubewahren.

Von der GoBD betroffen sind jegliche Unternehmensformen sowie Freiberufler und Selbständige. Buchhaltungspflichtige Gewerbetreibende und Unternehmensführende sind dieser Regelung untergeordnet.

6) Fazit: Rechnungsprogramm statt Word oder Excel Vorlagen

Natürlich hast du auch die Möglichkeit deine Rechnungen mit Word oder Excel Rechnungsvorlagen zu stellen. Allerdings lässt sich die Arbeit mit einem Rechnungsprogramm (selbst in den Basistarifen) deutlich effizienter erledigen.

Neben der durch das Rechnungsprogramm gesparten Zeit, stellst du damit sicher, dass sich alle Pflichtangaben auf der Rechnung wiederfinden lassen und alles für das Finanzamt konform ist. Für die beim Finanzamt zu zahlende Umsatzsteuer ist z.B. die Angabe der MwSt. auf der Rechnung wichtig.

Zudem stellen die mit einem Rechnungsprogramm erstellten Rechnungen oft die professionelle Option dar, was unter Umständen in der Zusammenarbeit mit größeren B2B- Unternehmen wichtig sein kann.

Zudem behältst du mithilfe der Rechnungssoftware automatisch den Überblick über bereits bezahlte oder noch offene Rechnungen. Auch Zahlungserinnerungen und Mahnungen können schnell automatisch (per Post) verschickt werden.

Rechnungen schreiben zu müssen, wird von der unliebsamen Aufgabe, die man am Sonntagabend erledigen und eventuell sogar per Post schicken muss, durch ein Rechnungsprogramm zur automatisch erledigten Aufgabe, die keine mentale Kapazität mehr in Anspruch nimmt.

Wenn du allerdings dennoch eine Excel oder Word Rechnungsvorlage brauchst, kannst du sie dir hier kostenlos als Download herunterladen:

Sichere dir jetzt hier deine Rechnungsvorlage.

Wir haben dir in diesem Artikel hoffentlich zeigen können, dass gute Rechnungsprogramme mehr leisten können als das Rechnungen schreiben angenehmer zu machen. Falls noch weitere Fragen offen sind, stelle sie gerne in den Kommentaren, sodass wir sie in die FAQ-Sektion einfügen können.