Easybill Rechnungsprogramm – Erfahrungen, Gebühren & mehr (2023)

Bei easybill handelt es sich um ein Rechnungsprogramm, das neben den Grundfunktionen des Erstellens von Rechnungen noch weitere Funktionen aus den Bereichen E-commerce und Projektmanagement integriert hat.

Durch die Vielzahl an angebotenen Tarifen kann sowohl der Selbstständige als auch der Kleinunternehmer als auch das große Unternehmen easybill sinnvoll nutzen.

Inhaltsverzeichnis

1) easybill:Funktionen
2) easybill: Preis-Leistungsverhältnis
3) easybill: Nutzerfreundlichkeit
4) easybill: Schnittstellen
5) easybill: Support & Sicherheit
6) Fazit

1) easybill: Funktionen: Angebote und Rechnungen schreiben

Bei easybill handelt es sich nicht um ein reines Rechnungsprogramm, sondern kann auch zur Buchhaltung und als Projektmanagement-Tool verwendet werden.

Easybill kann dazu genutzt werden, um eine Rechnung zu erstellen, diese mit dem Online-Banking abzugleichen und Aufträge in Projekten (inkl. Zeiterfassung) zu organisieren (Projektverwaltung).

Als Nutzer von easybill hast du je nach Tarif Zugriff auf folgende Dokumente:

• Rechnungen
• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Lieferschein
• Mahnungen
• Bestellungen
• Gutschriften
• Stornorechnung
• Wiederkehrende Rechnungen

Funktion: Rechnungen schreiben

Die Erstellung der Rechnungen wird insbesondere durch die Informationen in den Datenbanken vereinfacht. Dort können Kunden und Artikel gespeichert und in die Dokumente übertragen werden. Damit wird das Abtippen von Kontaktinformationen automatisiert.

Wenn es schnell gehen muss, hast du mit easybill auch die Möglichkeit, den Kunden auch direkt in der Rechnung anzulegen.

Der angenehme Unterschied zu manchen Mitbewerbern: Sie landen nicht in einer separaten Maske. Sobald du alle Angaben für einen Kunden in einem Feld gemacht hast, wird dieser in deiner Kundenkartei angelegt, ohne dass der Nutzer in eine separate Maske wechseln muss. Das spart Arbeit.

Wenn du die Rechnungserstellung jedoch manuell vornehmen möchtest, kannst du das mit folgenden Vorlagen erledigen:

ZUGFeRD und X Rechnungen schreiben

Falls dein Business häufig Rechnungen an öffentliche Behörden ausstellt, dann kann das ZUGFeRD- und XRechnungsformat von easybill eine Hilfe sein. So lassen sich rechtssichere Dokumente in folgenden Formaten ausgeben:

• ZUGFeRD 1.0
• ZUGFeRD 2.1
• ZUGFeRD 2.1.1 mit XRechnung
• XRechnung als XML

Diese Funktion ist hilfreich, da die Einhaltung dieser Formate bei der Rechnungsstellung an öffentliche Ämter und Behörden verpflichtend ist. Wenn du diese Rechnungen also nicht ausstellen kannst, bedeutet es für dich mehr Aufwand.

Mit wenigen Klicks Mahnungen erstellen und versenden

Die Rechnungen sind verschickt, einige Zeit ist verstrichen und der Kunde zahlt nicht. Damit du nicht deine Zeit damit verbringst den Kunden wegen überfälligen Rechnungen hinterherrennen, stellt dir die Rechnungssoftware die Funktion „Mahnwesen“ zur Verfügung.

Ab dem Tarif “Business” und aufwärts bietet easybill ein automatisches Mahnwesen an, mit dem Mahnungen selbstständig von der Software verschickt werden, sodass du nicht mehr die Termine für die fälligen Mahnungen im Kopf behalten musst.

Mit diesem System hast du den Überblick darüber, wer wann welche Mahnungen erhält.

Rechnungsversand per Post

Easybilly stellt hinsichtlich des Rechnungsversands sowohl einen E-Mail-Versand (inkl. elektronischer Signatur) als auch einen Postversand zur Verfügung.

Easybill übernimmt hierbei alle notwendigen Schritte (Frankierung, Versendung etc.). Der Postversand in easybill basiert auf einem Prepaid-System. Hierfür musst du Guthaben aufladen.

So ist der Rechnungsversand zwar nicht kostenlos, aber du sparst dir nervige Wege zur Post. Die kostenlose Testphase erlaubt es dir den Service mit 2,50€ Versandguthaben zu testen, um zu sehen, ob diese Funktion für dich und ein Unternehmen sinnvoll ist.

Wiederkehrende Rechnungen

Wenn du über einen Zeitraum von mehreren Monaten die gleiche Leistung für einen Kunden erbringst und dann immer wieder eine neue Rechnung erstellen musst, empfiehlt es sich das Ganze automatisch mit einer wiederholenden Rechnung von easybill zu erledigen.

Diese Möglichkeit ist ab dem Tarif “Plus” in der Software enthalten. Die Rechnungssoftware bedient sich anhand einer Vorlage, die einmalig mit wenigen Klicks zu erstellen ist. Danach ändert easybill automatisch Angaben wie die Rechnungsnummer und das Datum.

2) easybill: Preis-Leistungsverhältnis

Easybill bietet eine kostenlose Testphase des Rechnungsprogramms für einen Zeitraum von 7 Tagen an. Wenn du überzeugt vom Programm bist, steht dir folgende Auswahl zu Verfügung:

Weitere Pakete für Online-Händler bei easybill

Für Online-Händler gibt es noch weitere Pakete:

Business Ecommerce S (bis 2.000 Verkäufe pro Monat) => 75 €/pro Monat

Business Ecommerce M (bis 5.000 Verkäufe pro Monat) => 109 €/pro Monat

Business Ecommerce L (bis 10.000 Verkäufe pro Monat) => 150 €/pro Monat

Business Ecommerce XL (bis 25.000 Verkäufe pro Monat) => 225 €/pro Monat

Business Ecommerce XXL (bis 50.000 Verkäufe pro Monat) => 420 €/pro Monat

easybill kostenlos testen

Wenn du am Anfang (z.B. als Kleinunternehmer) noch unsicher bist, ob das Rechnungsprogramm für dich geeignet ist, kannst du es 7 Tage mit vollem Umfang kostenlos testen und hast zusätzlich eine 30 Tage Geld-zurück-Garantie.

3) easybill: Nutzerfreundlichkeit

In puncto Nutzerfreundlichkeit bekommt easybill bei unseren Bewertungen leichte Abzüge. Es stellt sich manchmal als schwierig heraus in der Fülle der Funktionen die gewünschten Funktionen im Untermenü zu finden. Und selbst wenn du alle Features findest, dauert es einige Zeit, bis du auch wirklich vertraut mit diesen bist.

Für die Umstellung kann es sinnvoll sein je nach Vorwissen ein paar Tage einzuplanen, um das Tool sinnvoll nutzen zu können. Hilfreich sind an dieser Stelle kostenlose Supportangebote.

Weitere Hilfen: Einrichtungsassistent + telefonisches Onboarding

Bei Bedarf bietet easybill ein persönliches Onboarding per Telefon. Auch der Einrichtungshelfer von easybill sollte von Anfängern genutzt werden. Mit diesem hinterlegst du alle Pflichtangaben deines Unternehmens, sodass deine Dokumente vollständig und rechtssicher ausgefüllt werden können.

Die Nutzeroberfläche ist zwar logisch in Kategorien und Untermenüs untergliedert, aber die Suche nach diversen Funktionen kann unter Umständen etwas Zeit in Anspruch nehmen. Trotz des zu Beginn schwierigen Menüs funktioniert easybill, sobald man sich daran gewöhnt hat, stabil und schnell.

easybill hat keine mobile App

Wer in diversen App-Stores nach einer passenden App zum Rechnungsprogramm sucht, wird nicht fündig werden.

Es gibt zwar die Möglichkeit sich per Tablet und Smartphone in die Web-App einzuloggen, aber es fällt auf, dass easybill für die Nutzung im Web optimiert ist.

4) easybill: Schnittstellen & Buchhaltung

Die Rechnungssoftware bietet eine Reihe von nützlichen Schnittstellen. Neben der obligatorischen DATEV-Schnittstelle (inkl. Möglichkeit zum Export), die für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wichtig ist, bietet easybill auch die Möglichkeit verschiedene Cloud-Speicher wie Google Drive, OneDrive, Dropbox und WebDav anzubinden.

Interessant ist ebenfalls die Auswahl an Shopverbindungen: Amazon, WooCommerce, eBay, uvm.. Alle diese Schnittstellen werden von easybill abgebildet.

Da es sich bei easybill nicht um ein reines Rechnungsprogramm handelt, besitzt die Software auch eine Schnittstelle zu einem Tool zur Zeiterfassung namens „mite“.

Wenn dir noch Funktionen bei easybill fehlen, kannst du sie ab dem Tarif “Plus” hinzufügen. Der Tarif Basic bringt diese Funktion nicht mit sich, aber besitzt eine Schnittstelle zu Lexoffice.

DATEV-Schnittstelle

Von allen Schnittstellen ist die DATEV-Schnittstelle wohl eine der wichtigsten. Die DATEV connect- Schnittstelle ist bei easybill vorhanden. So kannst du die Daten unabhängig an deinen Steuerberater oder direkt an die DATEV-Server vermitteln. Ein Export ist auch möglich.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Easybill gibt dir die Möglichkeit, deinen Steuerberater in dein Rechnungsprogramm einzuladen. So hat er stets Zugriff, sodass du dir die Fahrt zur Kanzlei oder das Porto für die Post sparst.

Import-Manager: Vereinfachte Rechnungserstellung

Um Zeit zu sparen und die Verkäufe im Blick zu halten, macht es Sinn den Import-Manager von easybill zu nutzen, um von den Vorteilen der teilautomatisierten Verarbeitung zu profitieren.

Die von deinem Unternehmen genutzten Shops müssen dafür einfach mit easybill verknüpft werden. Ab dem Zeitpunkt können dann alle Bestellungen in deine Software importiert werden, während vorhandene Daten zu Käufern, Produkten, Zahlungsmittel und Versanddetails berücksichtigt werden. Die Bestelldaten lassen sich darüber hinaus auch per CSV importieren.

In eben diesem Import-Manager kannst du dann auswählen, aus welchen Bestellungen easybill Rechnungen macht. Dir bleibt die Wahl, ob du die Bestellungen einzeln durchzugehen oder mit wenigen Klicks alle umwandeln möchtest. Unter dem Punkt “E-Mail-Versand” lassen sich die Rechnungen automatisch an die jeweiligen Kunden versenden.

Weitere Funktionen von easybill: Design-Service für Briefpapier & Logo

Nicht alle Unternehmen werden diese Funktionen brauchen. Dennoch sollen diese nicht aßen vorgelassen werden. Neben der Projektverwaltung, der Buchhaltung, den Schnittstellen zum Steuerberater, der Zeiterfassung und der Funktion eine wiederkehrende Rechnung zu stellen, kann easybill auch einen Design-Service für ein an dein Unternehmen angepasstes eigenen Logo und Briefpapier bieten.

Das Designpaket kann beim Anbieter angefordert werden. Es gibt auch die Möglichkeit ein bereits bestehendes Firmenlogo einzupflegen und zu nutzen.

Buchhaltung mit easybill

Die Funktionen der Buchhaltung sind überschaubar. Funktionen wie ein Kassenbuch, EÜR, GuV oder eine Belegverwaltung bietet die Rechnungssoftware allerdings nicht. An dieser Stelle merkt man, dass sich easybill primär als Buchhaltungssoftware, sondern Rechnungssoftware versteht.

5) easybill: Support und Sicherheit

Es wird eine Reihe an Supportoptionen angeboten. Viele Kunden berichten positiv über die Supportangebote per Mail und Telefon, sowie das persönliche Telefon-Onboarding.

Dieses ist Teil der kostenpflichtigen Tarife und soll den Einstieg für die Arbeit mit der Rechnungssoftware erleichtern. Wenn du trotz Onboarding an einer Stelle feststecken solltest, kannst du auf die Hotline oder den Support per E-Mail zurückgreifen. Beides war in unserem Test zuverlässig.

Auch Autodidakten finden hilfreiche Tipps im FAQ oder in der Online-Hilfe oder in Form von Video-Tutorials, die die Rechnungssoftware über den YouTube-Kanal zur Verfügung stellt.

Sicherheit bei easybill

Die Server von easybill liegen in Deutschland. Eine regelmäßige Datensicherung wird auf den ebenfalls in DE ansässigen Servern des Amazon Web Services durchgeführt.

Im Tool selbst findest du einen AV-Vertrag nach DSGVO, der leicht herunterzuladen ist. Deine Verbindung zu easybill wird mit einer SSL-128-Bit-Verschlüsselung und unter Verwendung des TLS 1.3 Standard gewährleistet.

Zudem ist der Zugang zur Rechnungssoftware von deiner Seite aus mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt.

Fazit zu easybill als Rechnungsprogramm

easybill hat seinen Schwerpunkt auf Online-Händler gelegt. Dementsprechend sind viele Schnittstellen zu Shop-Portalen und für den eCommerce relevanten Schnittstellen integrierbar.

Zeit spart das Rechnungsprogramm durch den Datenimport besonders für diejenigen, die Handelsplattformen wie Amazon oder eBay nutzen. So wird die Rechnungsstellung angenehmer.

Die Grundfunktionen wie das Erstellen von Rechnungen und die Rechnungsverwaltung funktionieren gut. Im Gegensatz zu anderen Rechnungstools bietet easybill dagegen nur sehr wenige Buchhaltungsfunktionen. Funktionen wie ein Kassenbuch oder die Möglichkeit zur Belegverwaltung werden nicht angeboten. Für Einzelunternehmer und Selbstständige, die nach einer Lösung für Rechnungen und Buchhaltung suchen, gibt es also bessere Rechnungssoftware.

Zudem muss erwähnt werden, dass easybill viele Funktionen hat, was dafür sorgt, dass man etwas Zeit benötigt, um sich im Programm zurecht zu finden. Bei unserem Test haben die Rechnungsfunktionen jedoch zuverlässig funktioniert.

Wenn du unsicher bist, ob easybill für dich und dein Unternehmen geeignet ist, kannst du das Rechnungsprogramm 7 Tage mit vollem Umfang kostenlos testen.