Billomat Rechnungsprogramm – Erfahrungen, Gebühren & mehr (2023)

Billomat als Rechnungsprogramm: Billomat ist bereits seit 2008 am Markt und ist ursprünglich als Rechnungsprogramm gestartet. Nach und nach wurde der Funktionsumfang erweitert, sodass es mittlerweile mit einer umfangreichen Funktionsliste daher kommt, die auch Buchhaltungsfunktionen umfasst.

In diesem Beitrag teilen wir unsere Erfahrungen mit Billomat mit dir. Du wirst erfahren, ob das Rechnungsprogramm zu dir und deinem Unternehmen passt.

Einen Überblick bekommst du in diesem Video:

https://youtu.be/rvYdtPdOpk4

Inhaltsverzeichnis

1) Billomat:Funktionen
2) Billomat: Preis-Leistungsverhältnis
3) Billomat: Nutzerfreundlichkeit
4) Billomat: Schnittstellen
5)Billomat: Support & Sicherheit
6) Fazit

1) Billomat: Funktionen: Angebote und Rechnungen schreiben

Billomat bietet viele wichtige Funktionen, die eine Rechnungssoftware mitbringen muss.Die Kernfunktionen sind sofort sichtbar und mit wenigen Klicks erreichbar:

• Rechnung schreiben
• Ausgabe erfassen
• Übersicht über Ausgaben & Einnahmen
• Übersicht zu zahlende Umsatzsteuer
• Offene Rechnungen (ausgehend)

Folgende wichtige Dokumenttypen werden bei Billomat zur Auswahl gestellt:

• Rechnungen
• Mahnungen
• Angebote
• Korrekturrechnungen
• Abo-Rechnungen
• Lieferscheine
• Auftragsbestätigungen
• Gutschriften
• Briefe

Lieferscheine wirst du bei Billomat allerdings nicht finden.

Rechnung schreiben mit wenigen Klicks

In der “Schaltzentrale” wird man direkt mit klaren Instruktionen begrüßt, um die erste Rechnung zu schreiben.

Folgt man den Schritten, kann in kürzester Zeit eine Rechnung erzeugt werden. Auf den ersten Blick wirkt der Bereich zum “Rechnung erstellen” erstmal unübersichtlich. Hat man sich jedoch einmal eingearbeitet und Zeit genommen, um alle verfügbaren Optionen durchzulesen geht die Rechnungserstellung schnell von der Hand.

Auffällig ist, dass man viele Optionen zur Auswahl hat. So kann zum Beispiel einzeln pro Rechnung angegeben werden, welche Zahlungsarten akzeptiert werden. Diese Details werden bei vielen Mitbewerbern entweder global festgelegt (d.h. für alle Rechnungen), oder komplett weggelassen. Hierdurch entstehen bei Billomat viele Möglichkeiten, allerdings geht auch etwas Übersichtlichkeit verloren. Die Rechnungsfunktion ist jedoch solide und tut was sie soll.

Rechnungsversand mit Billomat

Du kannst Rechnungen bei Billomat sowohl per Mail als auch per Fax als auch per Post über die Schnittstellen zu PixelLetter und EMAILBREIF versenden. Bei wiederkehrenden Rechnungen kannst du auch auf den automatisierten E-Mail-Versand zurückgreifen.

ANGEBOTE, AUFTRAGSBESTÄTIGUNG & MAHNUNG

Diese wichtigen Dokumente werden ähnlich wie die Rechnungen erzeugt. Auch hier gibt es viele Optionen und Einstellmöglichkeiten, die jedoch ebenfalls zeitsparend eingesetzt werden können. Beispielsweise können Standardtexte und Layouts mit einem Klick übernommen werden, und durch Platzhalter werden gewünschte Formulierungen automatisch auf den Dokumenten eingefügt (Anrede, Name, Zahlungsfristen etc.).

Einen Schritt in Richtung Automatisierung können Selbstständige und Unternehmer machen, indem sie die “Mahnstufen” festlegen und mit gewissen Intervallen hinterlegen. Zahlt ein Kunde dann nicht rechtzeitig kann Billomat automatisch die Mahnung versenden, was eine sinnvolle Funktion ist.

Überzeugt hat uns, dass die Funktionen von überall in der App erreichbar sind. Entweder über die linke Seitenleiste, oder über frei definierbare “Shortcuts” oberhalb der jeweiligen Funktion.

Smart: Man kann sich eigene Shortcuts anlegen, um schnell an die wichtigsten Funktionen zu gelangen.

XRechnungen und ZUGFeRD schreiben

Wenn du mit Billomat eine Rechnung an eine öffentliche Behörde ausstellen möchtest, benötigst du eine E-Rechnung, die seit November 2020 für öffentliche Stellen Pflicht ist.

Es wäre ärgerlich, wenn der Auftrag an etwas so Banalem wie der Erstellung einer Rechnung scheitern würde. Daher kannst du mit dem Rechnungsprogramm Billomat sowohl XRechnungen versenden als auch auf den mit einer zusätzlichen PDF versehenen ZUGFeRD-Standard zurückgreifen.

So stellst du sicher, dass du rechtssichere Dokumente an öffentliche Einrichtungen stellen kannst.

Automatisiert Mahnungen schreiben

Ab dem Tarif “Business” bietet Billomat beim Mahnwesen die Option, eigene Vorlagen anzulegen, die das Rechnungsprogramm, wenn es erkannt hat, dass eine Rechnung im Verzug ist, zum festgelegten Zeitpunkt versendet.

Im Tool kannst du festlegen, welche Mahnstufen es gibt und in welchen Abständen die Mahnungen versendet werden sollen. In diesem Zuge kannst du auch Optionen wie Mahngebühren und weitere Posten wie Porto angeben.

Kundenkartei als CRM verwenden

Die hinterlegten Kundendaten erfüllen nicht nur ihren Zweck beim Erstellen von Rechnungen, sondern dienen auch als eine Form von CRM-System.

Sobald du die Kundendaten ins System eingepflegt hast, kannst du deine Kontakte, ohne ein neues Fenster öffnen zu müssen, verwalten. Zudem stellt Billomat Schnittstellen zu SMPT-Servern für potentielle Rundmails.

Einfache Buchhaltung (EÜR) mit Billomat erledigen

Ab dem Tarif “Business” hast du Zugriff auf die so genannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Zudem kannst du mit dem Buchhaltungsprogramm auch durch deine Belege, Exporte und den Steuerberater-Zugang deinen Jahresabschluss vorbereiten.

Billomat ist nützlich, um alle Belege an einem zentralen Ort zu sammeln und so einen Überblick über deine Finanzen zu behalten.

2) Billomat:Preis-Leistungsverhältnis

Billomat bietet drei unterschiedliche Tarife, die sich hinsichtlich ihrer Funktionen und ihres Preises unterscheiden. Die oben genannten Preisangaben beziehen sich auf das etwas günstigere Jahresabo.

Welches Paket ist für dich geeignet?

SOLO

Perfekt geeignet für Freelancer mit wenigen Belegen sowie Betreiber eines Nebengewerbes. Hier kostenlos testen.

BUSINESS

Das beliebteste Paket ist geeignet für Startups sowie kleine und mittelgroße Unternehmen. Hier kostenlos testen.

ENTERPRISE

Perfekt für Unternehmen mit fortgeschrittenen Ansprüchen. Hier kostenlos testen.

Hinweis für diejenigen, die Billomat auch als Buchhaltungsprogramm nutzen möchten:

Wer seine Buchhaltung komplett selbst erledigen möchte, sollte mindestens den Business-Tarif wählen, da wichtige Funktionen wie die EÜR oder der DATEV Export erst in dieser Stufe enthalten sind. Viele zeitsparende Features wie den automatischen Bankabgleich oder Belegerfassung via App/E-Mail erhält man auch erst ab diesem Level.

Gerade für kleine Unternehmen und Einzelkämpfer bleibt also nur die Option, Billomat lediglich als Rechnungsprogramm (mit begrenzter Dokumentenanzahl) zu nutzen, oder den höherpreisigen Business-Tarif zu buchen. Das haben einige Buchhaltungsprogramme fairer gestaltet.

3) Billomat:Nutzerfreundlichkeit

Zum Onboarding nutzt Billomat eingeblendete Textboxen, die dir den grundlegenden Aufbau der Software erklären, damit du eine Einführung in die zentralen Funktionen des Rechnungsprogramms erhältst.
Es kann sinnvoll sein, dieses Tutorial in Anspruch zu nehmen, wenn du noch nicht viel Erfahrung mit Rechnungssoftwares hast, da das Interface von Billomat nicht das übersichtlichste unter den Rechnungsprogrammen ist.

Sobald du dich einmal daran gewöhnt hast, kannst du deinen Workflow leicht mit dem flexiblen Dashboard vereinfachen.

Dashboard: Billomat

Billomats Dashboard bietet eine gute Übersicht über zentrale Kennzahlen deines Unternehmens, wie z.B. die Einnahmen, Umsatzentwicklung und letzte Rechnungen. So kannst du die Finanzsituation besser einschätzen.

Du kannst die Widgets auf dem Dashboard durch Drag-and-drop umstellen und dir so die Informationen anzeigen lassen, die besonders interessant für dich sind. So musst du dich nicht ständig durch Untermenüs klicken: Ein Pluspunkt.

Dennoch muss man sagen, dass das Interface manchmal etwas unübersichtlich ist. Die Aufteilung in Funktionsbereiche ist sinnvoll, aber diese Ordnung wird durch die Filteroptionen, die Favoritenliste usw. wieder in Unordnung gebracht.

Bonuspunkte gibt es allerdings für die “Doppelsicherung” des Rechnungsprogramms. Um Dokumente z.B. wirklich zu stornieren, muss der Prozess mit zwei Klicks bestätigt werden, statt mit einem. So können Flüchtigkeitsfehler reduziert werden.

Billomat Apps: Mobiles Arbeiten

Bist du häufiger unterwegs? Dann kannst du Billomat neben der Web-App auch am Smartphone nutzen. Sowohl für iOS als auch Android stehen kostenfreie Apps zur Verfügung.

So lassen sich Dokumente von überall erstellen, verwalten und verschicken. Bei Verlust des Originalbeleges sind die in der App erstellbaren Scans ein guter Back-up.

Bei unserem Test hat der Belegscanner ohne Probleme funktioniert. Im Gegensatz zu anderen Rechnungsprogrammen vereint Billomat die Verwaltungsapp und die Scan-App, sodass nicht zwei Apps gedownloadet werden müssen.

Beachte allerdings, dass der Belegupload vom Smartphone aus erst ab dem Tarif “Business” möglich ist, was den Nutzen der App im kleinsten Tarif leider reduziert.

4) Billomat:Schnittstellen & Buchhaltung

Billomat eignet sich nicht nur als Rechnungsprogramm, sondern beinhaltet auch einige nützliche Funktionen für die Buchhaltung: die einfache Buchhaltung, verschiedene Exportfunktionen, Nutzung von Online-Banking. Doppelte Buchführung in Form der GuV gibt es in Billomat leider nicht.

Wir werden uns die Funktionen in diesem Abschnitt im Detail ansehen.

Belegerfassung

Die Belegerfassung kann ebenfalls sehr effizient auf mehreren Wegen erfolgen:

• Weiterleitung per Mail
• Ablage in Dropbox, Google Drive oder OneDrive
• Manueller Upload in der WebApp (Drag & Drop)
• Mobile App (Android & iOS)

Nach dem eleganten Beginn der Erfassung wird es allerdings wieder etwas holprig. Bevor der Beleg gebucht und eine der Kategorien zugewiesen werden kann, muss erst der Lieferant ausgewählt werden. Ist dieser noch nicht angelegt, muss in einen komplett anderen Bereich gewechselt werden, was wertvolle Zeit kostet.

Hier verschenkt Billomat einiges an Sympathie, das könnte man deutlich besser lösen. Anmerken muss man fairerweise, dass das Feature gerade erneuert wird und noch nicht in der finalen Version vorliegt.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater & DATEV Export

Auch bei Billomat gibt es ab dem Tarif “Business” die Möglichkeit, den Steuerberater zur Mitarbeit innerhalb des Tools einzuladen. Er erhält dann einen eigenen Zugang, und kann sich um vereinbarte Aufgabengebiete kümmern.

Ein Export im Datev-Format ist ebenfalls möglich, allerdings erst ab dem Tarif “Business”. Damit können die vorbereiteten Daten weitergegeben werden, was die Steuerberater Kosten senkt.

Umsatzsteuervoranmeldung mit Billomat selbst erledigen

Die Erstellung einer USt-VA ist eine regelmäßige Aufgabe des externen Rechnungswesens, die uns Selbstständigen und Unternehmern regelmäßig Zeit und Nerven kostet. Diesen Prozess kann man mit Billomat selbst erledigen und dank der Elster-Schnittstelle direkt an das zuständige Finanzamt übertragen. Die Zahllast ist direkt aus der Anmeldung ersichtlich, sodass man auch die passende Zahlung direkt im Anschluss leisten kann.

Dieses Features ist ebenfalls noch im alten Design und wird derzeit überarbeitet, weshalb die Benutzerfreundlichkeit noch ausbaufähig ist. Sie funktioniert jedoch solide, und orientiert sich optisch am offiziellen Elster-Formular.

Sind alle Belege während des Monats konstant eingepflegt worden kann hier zügig die USt-VA erstellt und abgesendet werden, sodass man sich wieder den schönen Dingen der Selbstständigkeit widmen kann.
Wenn du weitere Fragen zu Billomat als Buchhaltungsprogramm hast, sieh dir hier unseren Artikel an, der Billomat explizit nach Kriterien für eine optimale Buchhaltung bewertet.

Billomat: Schnittstellen

Neben den für die Steuer relevanten Schnittstellen bietet Billomat auch sinnvolle Schnittstellen für Unternehmen, die im E-commerce tätig sind. Hier ließen sich zum Beispiel die Schnittstellen zu Amazon, Shopify, WooCommerce und Salesforce nennen.

Für die Finanzverwaltung werden die Zahlungsanbieter concardis, Billomat Banking und Debitor Inkasso angeboten.

Für viele relevant sind auch die integrierbaren Zeiterfassungstools Clockodo und mite.

Ab dem Tarif “Business” hast du auch Zugriff auf die API und kannst so deine eigenen Apps in Billomat integrieren.

Hier noch einmal die wichtigsten Schnittstellen und Add-ons in der Übersicht:

Zeiterfassung

• Mite
• Clockodo

Druck & Versand

• Pixelletter
• Google Cloud Print
• E-Post

E-Commerce

• Shopify
• WooCommerce
• Amazon Marketplace

Buchhaltung und Steuern

• FreeFibu
• Run my Accounts

Cloud

• Google Drive
• Dropbox
• OneDrive

CRM-Systeme

• Highrise
• Salesforce

Payment

• Billomat Banking
• Concardis
• Debitor Inkasso

Projektmanagement

• Basecamp

5) Billomat: Support und Sicherheit

Hinsichtlich der Sicherheit muss man sich bei Billomat wenige Sorgen machen, da das Rechnungsprogramm die Daten auf sicheren Servern innerhalb Deutschlands aufbewahrt.

Die Datenübertragungen werden zudem mit einer 256-Bit-Verschlüsselung nach TLS 1.2 Standard geschützt. Die Datenschutz-Strukturen des Anbieters nach ISO 27001 und ISO 27018 geprüft und zertifiziert.
Die Rechnungssoftware erfüllt darüber hinaus auch DSGVO- und GoBD-Richtlinien.

Du kannst deine Finanzdaten auch in separaten Cloud-Speichern hinterlegen. Dabei handelt es sich im Einzelnen um OneDrive, Google Drive und Dropbox. Über diese Speicher lassen sich Exporte aufbewahren, Backups ablegen oder Rechnungen verwahren.

Hier musst du jedoch darauf achten, dass die Speicher nicht zwingend als GoBD-konform gelten. Hier hilft die Rücksprache mit deinem Steuerberater.

Datensicherung durch Exporte

Die Komplettexport-Funktion des Rechnungsprogramms gibt dir die Möglichkeit Daten inklusive der Kunden, Artikel usw. sicher abzuspeichern. Diese Funktion ist auch von Vorteil, wenn du dich entscheiden solltest zu einem anderen Rechnungsprogramm zu wechseln.

Benutzerberechtigungen

Besonders bei den Finanzdaten deines Unternehmens handelt es sich um sensible Informationen. Durch eingeschränkte Benutzerberechtigungen stellst du sicher, dass deine Mitarbeiter auch nur die Datensätze sehen, die sie für eine reibungslose Arbeit benötigen.

Die Berechtigungen lassen sich für unterschiedliche Nutzergruppen anpassen.

Support bei Billomat

Billomat bietet Support durch ein Textbox-Tutorial nach der Anmeldung und in Form eines Video-Tutorials auf YouTube. In den höheren Tarifen bietet das Rechnungsprogramm auch Telefon-Support, Support via E-Mail oder in Form eines Ansprechpartners (im höchsten Tarif).

Wenn du deine Frage selbst lösen kannst, kann das FAQ, die Online-Hilfe und das Forum weiterhelfen.

Fazit zu Billomat als Rechnungsprogramm

Billomat offeriert alle Grundfunktionen, die wichtig für das Erstellen von Rechnungen und zur Erledigung der Buchhaltung sind. Da das Rechnungsprogramm schon lange auf dem Markt ist, sind die Funktionen ausgereift und funktionieren solide.

Ergänzt wird der ohnehin große Funktionsumfang durch viele Add-Ons und Schnittstellen.

Bei der Tarifstruktur hat sich in letzter Zeit etwas getan, jedoch müssen viele Unternehmen einen Kompromiss machen: Betreibst du ein kleines Unternehmen hast du die Wahl, Billomat nur für die Erstellung von Rechnungen, Angeboten und Mahnungen zu verwenden, oder ein teures Paket für größere Unternehmen zu kaufen. Ist dein Unternehmen etwas größer, bekommst du ein umfangreiches Buchhaltungstool, stößt aber vermutlich schnell an die Grenze der Mitarbeiterzahl und musst individuell ein Angebot verhandeln.

Um dich davon zu überzeugen, ob Billomat als Rechnungsprogramm für dich geeignet ist, kannst du das Tool 14 Tage kostenlos testen.

Wenn du allerdings in deiner täglichen Arbeit im Unternehmen auf Warenwirtschaft angewiesen bist, kann es sinnvoll sein, sich auch Alternativen anzusehen.

HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN – FAQ

KANN ICH BILLOMAT AUCH AM MAC UND UNTER LINUX VERWENDEN?

Ja, es handelt sich um eine Web-Anwendung in der Cloud, die ohne Installation auskommt. Sie ist daher unabhängig von deinem Betriebssystem.

WIE ERREICHE ICH DEN SUPPORT?

In der linken Seitenleiste siehst du einen Reiter mit “Support”. Dahinter findest du alle Möglichkeiten, um Unterstützung zu bekommen. Solltest du dich nicht mehr einloggen, kannst du eine direkte Mail an support@billomat.com schreiben.

WELCHE BILLOMAT ALTERNATIVEN GIBT ES?

Alle Billomat Alternativen findest du in unserem Rechnungsprogramm Vergleich.