Fastbill Rechnungsprogramm – Erfahrungen, Gebühren & mehr (2023)

Das Rechnungsprogramm Fastbill wirbt mit dem Motto: Dein Leben ist zu kurz für Papierkram und Buchhaltung. Damit geht das Versprechen das Erstellen von Rechnungen zu erleichtern, die täglichen Aufgaben zu automatisieren und den Überblick über die Rechnungen in deinem Unternehmen zu wahren.

In diesem Beitrag prüfen wir anhand von für Rechnungsprogramme wichtigen Kriterien, ob Fastbill ihrem Auftrag gerecht wird und tatsächlich für Zeitersparnis bei den täglichen Aufgaben sorgt.

Inhaltsverzeichnis

1) Fastbill:Funktionen
2) Fastbill: Preis-Leistungsverhältnis
3) Fastbill: Nutzerfreundlichkeit
4) Fastbill: Schnittstellen
5) Fastbill: Support & Sicherheit
6) Fazit

1) Fastbill: Funktionen: Angebote und Rechnungen schreiben

Das Rechnungsprogramm Fastbill bildet folgende wichtige Grundfunktionen ab:

– Rechnungen schreiben

– Angebote

– Mahnungen

– Lieferscheine

– Bestellungen

– Auftragsbestätigungen

– Stornorechnungen

Wiederkehrende Rechnungen

FastBill erlaubt darüber hinaus selbst angefertigte Layouts zu nutzen. Im Folgenden werden die Grundfunktionen und deren Besonderheit bei der Nutzung des Rechnungsprogramms erläutert.

Rechnungen erstellen

Die Funktion „Rechnungen erstellen“ ist bereits ab dem Basis-Tarif verfügbar. Die Rechnungsstellung bei Fastbill ist ein wenig komplexer als bei anderen Anbietern. Dafür gibt Fastbill bei der Erstellung von Rechnung mehr Optionen zur Anpassung.

Nützlich ist zum Beispiel, dass eine Rechnung nicht im Voraus angelegt werden muss, sondern die Informationen des Kunden automatisch aus der Kundenkartei übernommen werden können.

Zudem kannst du mit FastBill auch weitere Stellschrauben wie die Prozente des Skontos, eigene Rechnungstexte, die passende Kostenstelle usw. anpassen. Wenn du SEPA-Daten hinterlegt hast, werden diese auch bei SEPA XML-Exporten berücksichtigt.

Wenn du den Schritt „Rechnung schreiben“ abgeschlossen hast, kannst du die Rechnung in der seit 2021 eingeführten Vorschau prüfen. Dort hast du die Möglichkeit aus der Rechnung ein Lieferschein, eine Mahnung oder eine XRechnung zu machen.

XRechnungen sind wichtig, wenn du Rechnungen für öffentliche Auftraggeber schreiben musst. XRechnung stellen die rechtssichere Rechnungsstellung auch für Kunden aus dem öffentlichen Bereich sicher.

Im letzten Schritt findest du unter “Rechnungsversand” weitere Infos. Über die Optionen können auch Stornorechnungen erstellt, Anhänge zu Rechnungen hinzugefügt und Dokumente endgültig festgeschrieben werden.

Unterschiedliche Zahlungsarten und Währungen bei Fastbill

Mit dem Rechnungsprogramm kannst du Kunden unterschiedliche Zahlungswege anbieten: Überweisung, Lastschrift und Kreditkarte, Bar, Vorkasse und PayPal sind mögliche Zahlungsmittel, die Fastbill unterstützt. Auch fremde Währungen werden unterstützt.

Wenn sich ein Kunde entscheidet, plötzlich doch mit Bargeld zu zahlen, kann es auch nachträglich in der Rechnung angepasst werden.

Rechnungsversand

Das Rechnungsprogramm bietet dir zusätzlich zum Versand der Rechnung per E-Mail auch die Option zum Post-Versand, wenn du deine Kunden auf die analoge Variante bestehen.

Zusatzfunktionen

Zusätzlich zu den Basisfunktionen für die Rechnungserstellung und die Buchhaltung, bietet Fastbill mit den Projektmanagementfunktionen inklusive Zeiterfassung noch nützliche Zusatzfeatures.

Mahnungen schreiben

Jeder, der schon länger ein Unternehmen führt, kennt das Problem: Der Kunde zahlt nicht. Wenn der Kunde in Zahlungsverzug gerät, dann kannst du mit Fastbill auch Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellen.

Du kannst zwischen Zahlungserinnerungen und drei verschiedenen Mahnstufen auswählen. Seit 2021 funktioniert das Mahnwesen bei FastBill sogar automatisch, sodass du dich nicht mehr um den manuellen Versand kümmern musst. Dabei handelt es sich jedoch um ein kostenpflichtiges Add-on.

Zeiterfassung

Gerade für Selbstständige, die auf Stundenbasis bezahlt werden, ist die in der Rechnungssoftware integrierte Zeiterfassung hilfreich, um die Länge der Arbeitszeit festzuhalten.

So weißt du genau, wie viele Stunden welche Projekte in Anspruch genommen haben. Das ermöglicht dir eine präzisere Planung deiner zukünftigen Aufträge und eine gute Basis für die zukünftigen Angebote für deine Dienstleistung.

Die Zeiterfassung erfolgt über Stoppuhr. Sie ist bereits im Beginner-Tarif verfügbar.

2) Fastbill: Preis-Leistungsverhältnis

Du hast die Auswahl zwischen 3 Tarifen:

1) “ Fastbill Starter” kostet je nach Abo 8,99€ oder 9,99€ im Monat.

2) Für “ Fastbill Pro” bezahlst du im Monatsabo 29,99€ beziehungsweise 26,99€ im Monat für das Jahresabo.

3) Den Tarif “ Fastbill Premium” gibt es für 53€ oder 59€ im Monat.

Die wichtigsten Unterschiede hinsichtlich der Funktionen findest du in der Preistabelle. Du kannst Fastbill jetzt 14 Tage kostenlos (mit dem Funktionsumfang “ Fastbill Pro”) testen. Nutze Fastbill jetzt 14 Tage kostenlos und überzeuge dich selbst.

3) Fastbill: Nutzerfreundlichkeit

FastBill punktet mit einer guten Struktur. Die im Rechnungsprogramm oben aufgeführten Menüoptionen erlauben dir schnellen Zugriff auf die wichtigsten Funktionen. Zudem überzeugt das Rechnungsprogramm mit einer einfachen Bedienung.

Punktabzug gibt es jedoch dafür, dass sich die Suche nach einigen Funktionen manchmal als etwas zeitaufwändig darstellt. Über die Youtube-Tutorials von Fastbill kann man lernen sich bei der Bedienung der Masken zurechtzufinden, aber an der ein oder andern Stelle wäre ein kurzes Tutorial für einige Funktionen der Software sinnvoll gewesen.

Die Rechnungssoftware hatte bei unserem Test keine Einbußen hinsichtlich der Performance und die relevanten Funktionen haben funktioniert.

Die Nutzerfreundlichkeit bei Buchhaltung und Übertragung an Steuerberater ist jedoch nicht ideal.

Dashboards

Das Dashboard umfasst alle wichtigen Informationen rund um die Finanzen deines Unternehmens. Aufgeführt sind die letzten Rechnungen, (bald) fällige Rechnungen, Top-Kunden und Top-Ausgaben und Quicklinks, die dir helfen schneller zu den wichtigsten Funktionen deines Fastbill-Accounts zu navigieren.

Auch die Kundenkartei stellt ein wichtiges Dashboard dar, das dir erlaubt, in einer übersichtlichen Anzeige, alle relevanten Informationen über einen Kunden zu sehen: offene Rechnungen, durchschnittliche Dauer bis zur Zahlung und eine Historie der letzten Aktivitäten.

Die Kundenkartei von Fastbill hilft auch dabei kundenspezifische Projekte anzulegen.

Über den Menüpunkt “Finanzen” findest du eine Übersicht zu bisherigen Einnahmen und Ausgaben, die in übersichtlichen Diagrammen aufgearbeitet sind.

Auch hilfreich ist die EÜR-Aufschlüsselung, die anzeigt, ob du noch offene Rechnungen bearbeiten musst und welche Beträge noch fehlen.

4) Fastbill: Schnittstellen & Buchhaltung

FastBill besitzt eine Reihe von Schnittstellen, die dir den Arbeitsalltag erleichtern. So erlaubt das Rechnungsprogramm z.B. über die entsprechende Schnittstelle zu DATEV und DATEV connect deine Finanzdaten mit wenigen Klicks zu übermitteln.

Des Weiteren ließen sich u.a. die Billbee-Integration, die WooCommerce Schnittstelle, die Schnittstelle zu Kontist und zum Subscription Management Programm Monsum positiv hervorheben.

Der Tarif “Pro” des Rechnungsprogramms erlaubt es dir Belege automatisiert von FastBill importieren zu lassen. Dies geschieht mit der Schnittstelle zu GetMyInvoices. Das kann dir unter Umständen eine Menge Zeit sparen. Da dieser Service jedoch ein Add-on ist, ist er bei Fastbill kostenpflichtig.

Für eigene Apps bietet das Rechnungsprogramm FastBill API. Wie viele API-Abfragen möglich sind, hängt vom gewählten Tarif ab. Während der Tarif „Starter“ 100 API-Abfragen pro Stunde erlaubt, sind in den teureren Tarifen bis zu 1000 Abfragen inkludiert.

Import/Export von Dateien mit Fastbill

FastBill ermöglicht es nicht nur Dokumente zu importieren. Auch der Export von Dokumenten ist mit dem Rechnungsprogramm möglich. Hier ließe sich zum Beispiel der praktische Steuerberater-Export nennen, der deinem Steuerberater den Zugriff auf Finanzdokumente in digitaler Form erleichtert.

Die Exporte ohne Umwege über den Steuerberaterzugang von FastBill per Mail zu übermitteln, ist sowohl im Sinne des papierlosen Büros als auch im Sinne deiner Zeit.

Umsatzsteuervoranmeldung erledigen

Schon ab dem kleinsten Fastbill-Tarif hast du über die Schnittstelle die Möglichkeit die relevanten Daten für deine Umsatzsteuervoranmeldung direkt an die Server deines zuständigen Finanzamtes zu übermitteln.

Seit 2021 bietet die Rechnungssoftware eine automatische UStVA. Hierbei werden alle Daten basierend auf den Belegdaten und Banktransaktionen in FastBill in die Voranmeldung übernommen.

DATEV-Exporte

Ab der Pro-Variante von Fastbill kannst du deine Finanzdokumente durch den integrierten DATEV-Export an das Finanzamt übermitteln und sparst dir dadurch den Versand per Post.

5) Fastbill: Support und Sicherheit

1:1 Support erhältst du in der Regel über das Kontaktformular. Die Möglichkeit über eine Kundensupport-Hotline oder einen Live-Chat Hilfe in Anspruch zu nehmen, gibt es nicht.

Allerdings kannst du versuchen, ob du über die FAQ-Sektion, die Tutorials auf Youtube, der Online-Hilfe oder im Fastbill Blog fündig wirst.

Fastbill Erfahrungen: Sicherheit

FastBill wird über den in Deutschland (Frankfurt am Main) ansässigen Server der AWS gehostet. Somit kannst du sichergehen, dass die Richtlinien der DSGVO gelten. Zur Verschlüsslung der Datenübertragung wird eine 128-Bit-Verschlüsselung mit TLS 1.2 Standard genutzt.

Die für Rechnungsprogramme ebenfalls wichtige GoBD-Konformität wird ebenfalls von Fastbill garantiert. Auch der Abruf deiner Banking-Daten ist durch die zertifizierte Software finAPI sicher.

Fastbill Test: Fazit zu Fastbill als Rechnungsprogramm

Die Rechnungssoftware punktet mit der Abdeckung aller wichtigen Rechnungsfunktionen, Zeiterfassung und guten Schnittstellen zu Buchhaltung und E-Commerce-Systemen.

FastBill erlaubt eine Vielzahl an detaillierten Individualisierungsmaßnahmen. Im Gegensatz zu anderen Rechnungsprogrammen, die einen simplen Prozess abbilden, bietet Fastbill viele Stellschrauben, um Änderungen vorzunehmen. Du kannst Optionen wie Skonto Prozentsätze, bevorzugte Zahlungsmittel der einzelnen Kunden usw. auswählen. Diese Funktionen müssen erste einmal alle entdeckt und verstanden werden.

Das macht die Eingewöhnung als neuer Nutzer etwas schwieriger, aber ist, sobald du etwas Erfahrung mit der Software gesammelt hast, machbar.

Das Rechnungsprogramm richtet sich jedoch eher an kleine Unternehmen, Kleinunternehmer und Solo-Selbstständige. Wenn du ein großes Unternehmen führst und zum Beispiel Bilanzen erstellen musst, ist Fastbill nicht für dich geeignet.