Du musst immer wieder dieselben E-Mails schreiben und dieselben Fragen beantworten?
Dann ist das der richtige Beitrag für dich! Es geht um Produktivität als Freelancer.
Ein großes Problem für viele Freelancer, dass sie keine festen und automatisierten Prozesse haben und so gezwungen sind, immer wieder dieselben Prozesse zu wiederholen und damit wertvolle Zeit verlieren.
Deshalb habe ich heute Florian Eisermann eingeladen, um mit ihm über Automatisierung und Produktivität als (kreativer) Freelancer zu reden.
Automatisierung der Buchhaltung
Excellisten sind langfristig nicht das Wahre, da die manuelle Erstellung wertvolle Zeit kostet. Florian hat sich dazu entschieden das Ganze an seinen Steuerberater auszulagern, da er dadurch mehr Zeit hat, sich auf seine kreative Arbeit und die einkommensproduzierenden Prozesse zu fokussieren.
Aber auch Buchhaltungsprogramme sind eine gute Option. Während die Excellistenstrategie manchmal bis zu einem Tag eingenommen hat, ist es mit diversen Buchhaltungsprogrammen in kürzester Zeit eingescannt und elektronisch gesichert.
Ein wichtiger Rat von Florian ist es zudem auf keinen Fall Word zur Erstellung der Rechnungen zu verwenden, da dort schnell Fehler passieren können und diverse rechtliche Vorschriften nicht eingehalten werden oder Rechnungsnummern verdreht sind.
Zudem ist die Archivierung der Dokumente bei einer Wordvorlage, die immer wieder überschrieben werden muss, auch alles andere als optimal.
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Vereinfachung und Automatisierung des Marketings
Laut Florians Erfahrungen ist die Webseite heutzutage das Standardmarktingtool Nummer 1 für Freelancer. Daher macht es auch Sinn, dass diese nicht nur bei Google hoch zu ranken, sondern auch klar die Vorteile für den Kunden und welche Dienstleistungen der Kunde erwarten kann, klar und deutlich zu komunizieren.
Dies ist eine herausragende Möglichkeit die Kunden im Vorhinein zu selektieren, da keine irrelevanten E-Mailanfragen von Kunden kommen. Diese Selektion kann auch noch mit FAQs auf der Webseite verschärft werden.
Zusätzlich können lange E-Mailwechsel vermieden werden, indem gewisse Kontanktformulare auf der Seite eingebunden werden, um den Bearbeitungsprozess schneller und angenehmer zu gestalten.
Antwortvorlagen als Entlastung von einem überfüllten Postfach
Dieses Problem gibt es wahrscheinlich in jeder Branche! Immer wieder die selben Fragen- Tag ein Tag aus!
Deswegen empfiehlt Florian Antwortvorlagen auf die häufigsten Fragen und Workflowvorlagen für übliche Arbeitsprozesse beispielsweise bei Trello. So kann sichergestellt werden, dass der Kunde aufgrund eigener Zeitnot keine unbefriedigende Antwort bekommt und man zusätzlich auch selbst mehr Zeit zur Verfügung hat.
Mit einem überfüllten Postfach korreliert ebenfalls häufig eine mangelnde Übersicht über die E-Mails, die Kunden unbeantwortet haben lassen. Diese E-Mailnachverfolgung kann mit sanebox oder der Googlemail- Alternative Boomerang automatisiert werden.
Ein wahrer Segen im Bereich Workflowoptimierung ist Zapier. Zapier verknüpft viele Online- Services und automatisiert verschiedene Prozesse mit wenig Aufwand. Was heißt das genau ?
Dieses Tool löst Wenn- Dann- Events aus. Wenn beispielsweise eine E-Mail mit einer Rechnung als PDF-Anhang in einen Ordner verschoben wird, kann Zapier diese Mail, wenn diese Prozesse verknüpft worden sind, auch gleichzeitig in Google Drive ablegen und dem Steuerberater per Mail zukommen lassen.
Produktivität und Automatisierung bei der Produktion
Auch hier kann wieder Standardemailvorlagen zurückgegriffen werden, wenn die Produktion der Produkts von mehreren Parteien abhängt. Zum Beispiel könnte sich Florian in seinem Fall mit seinen Standarde-mailvorlagen direkt a bestimmte Freelancer richten, die die Fotos für ihn bearbeiten.
Diese Standardemailvorlagen ziehen keine kognitive Energie. Das heißt, dass man nicht immer wieder fürs Neue darüber nachdenken muss, was man nun eigentlich schreiben muss und kann sich von diesem mentalen Ballast befreien.
Ein weiterer Tipp, den Florian uns ans Herz legen konnte, ist es nicht zwischen den Tätigkeiten hin- und her zu springen und das Denken und Ausführen strikt zu trennen.
Wenn man beispielsweise Fotos bearbeitet und den Prozess immer wieder unterbricht, um über seine Marketingstrategie nachzudenken, verschwendet man neben viel Zeit auch viel Energie.
Unser Gehirn ist nämlich nicht für Multitasking ausgelegt. Um die Analogie fortzuführen. Jeder mental geöffnete Tab zieht deinem Prozessor (Gehirn ) mehr RAM- Speicher.
Zeitmanagement
Auch die Blockierung gewisser Programme wie Facebook und YouTube oder die Prokrastinationswebseite deiner Wahl kann durch gewisse Tools wie Freedom und Newsfeed Eradicator vereinfacht werden.
Im Buch „Die 4 Stunden Woche“ empfiehlt Tim Ferriss ebenfalls die E-mails nur zu festen Zeiten checken und vor allem nicht als erste Aufgabe am Tag. Sonst kann es schnell passieren, dass man den ganzen Tag damit verbringt im E-Mailpostfach herum zu stöbern und keine einkommenserzielenden Tätigkeiten vollbringt.
Automatisierung im Personalwesen
Outsourcen oder zu deutsch Auslagern ist in diesem Bereich eine wertvolle Option. Dem Kunden wird es egal sein, wer seine Bilder bearbeitet hat, solange die Qualität stimmt. Hauptsache ist, dass der Kunde mit dem Endprodukt glücklich ist.
Doch Outsorcen muss gelernt sein! Höre dir hier in meinem Podcastinterview mit Marcus Meurer an, welche Stolpersteine es beim Outsourcen gibt und was du beachten musst.
Es macht insgesamt auch Sinn sich langfristig ein Netzwerk aus Freelancern aufzubauen. Nicht nur, weil man sonst immer wieder neue Zeit aufbringen muss, um neue Freelancer zu suchen, sondern auch weil man bei neuen Freelancern nie Gewissheit über die Qualität ihrer Arbeit haben kann.
Wenn du vertiefende Informationen zum Aufbau eines solchen Netzwerkes haben möchtest, sieh dir gerne die EKS Strategie an.
Kundenzufriedenheit
Bei so viel freigewordener Zeit fragt man sich, was man mit der neu gewonnen Freiheit anfangen soll. Es gibt jedoch Stellen, an denen nicht gespart werden sollte- der Kundenzufriedenheit.
Deshalb ist es sinnvoll nachzufragen, ob die Dienstleistung oder das Produkt dem Wunsch des Kunden entsprochen hat und ob er Verbesserungsvorschläge hat.
Dabei hat man nichts zu verlieren. Entweder man bekommt wertvolles Feedback um seine Dienstleistung zu verbessern oder mit ein wenig Glück und gute Arbeit ein Testimonial für seine Webseite.
Diesen Einsatz und die Weiterempfehlung der Kunden kann man im Gegenzug auch mit Gutscheinen und Rabatten belohnen.
Denn:
Die Zielgruppe kennt die Zielgruppe.
Frage des Tages : In welchen Bereichen kannst du noch mehr Zeit sparen und welche Bereiche kannst du automatisieren und optimieren ?
