Rechnungsstellungen in Deutschland sind in den letzten Jahren zunehmend digital geworden. Rund 90 % der Unternehmen nutzen bereits elektronische Rechnungen, um die Effizienz und Transparenz ihrer Geschäftsprozesse zu erhöhen. Zwei wichtige Standards für diese elektronische Rechnungsstellung sind ZUGFeRD und XRechnung. In diesem Artikel erfährst du, wie du mit diesen Formaten rechtskonforme und praktikable digitale Rechnungen erstellen und versenden kannst.
Elektronische Rechnungsstellung: Vorteile und Notwendigkeit
Die elektronische Rechnungsstellung bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen mit sich. Durch den Einsatz digitaler Rechnungen können Prozesse effizienter gestaltet, Kosten gesenkt und die Transparenz erhöht werden. Ab 2025 wird die Ausstellung elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich in Deutschland sogar gesetzlich verpflichtend. Unternehmen müssen sich also auf diese Umstellung einstellen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Strafen aufgrund von Zahlungsverzug zu vermeiden.
Die öffentlichen Auftraggeber haben bereits verstärkt auf elektronische Rechnungen umgestellt. Expertentreffen zur E-Rechnung fanden in Brüssel am 7. März 2024 statt. Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen nach neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten. Auch für das grenzüberschreitende B2B-Geschäft innerhalb der EU ist die Einführung einer E-Rechnungspflicht geplant.
Unternehmen können durch den Einsatz von E-Rechnungen effizientere Strukturen erzielen und hohe Sparpotenziale mobilisieren. Die Umstellung auf E-Rechnungen ermöglicht es, Kosten im Zusammenhang mit der manuellen Verarbeitung, dem Druck und dem Versand von Papierrechnungen zu reduzieren. Darüber hinaus können elektronische Rechnungen automatisch in Buchhaltungssysteme integriert werden, was Zeit und Ressourcen spart.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht hat auch Auswirkungen auf Verbraucher. Die Implementierung sicherer Technologien schützt die persönlichen und finanziellen Daten der Verbraucher. Zudem zielt die Einführung der E-Rechnungspflicht darauf ab, ein effizienteres Mehrwertsteuermeldesystem zu schaffen.
| Vorteile der E-Rechnung | Beispiele |
|---|---|
| Zeitersparnis/Kosteneinsparung | - Automatische Bearbeitung in Buchhaltungssystemen |
| Effizientere Abwicklung von Rechnungsprozessen | - Digitale Archivierung -Höhere Transparenz |
| Vermeidung von Strafen | - Einhaltung der gesetzlichen E-Rechnungspflicht -Einhaltung der neuen Vorgaben |
ZUGFeRD & XRechnung: Standards und E-Rechnungsformat
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung (XML-Rechnung) sind zwei der führenden Standards für elektronische Rechnungen in Deutschland. ZUGFeRD basiert auf einer Kombination aus XML und PDF, während XRechnung ein rein XML-basiertes e Rechnungsformat ist. Beide Standards gewährleisten Interoperabilität, Transparenz und Rechtssicherheit bei der digitalen Rechnungsstellung und -übermittlung. Mehr über die ZUGFerD-Rechnung findest du in unserem Artikel!
XRechnung ist ein deutscher Standard für den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU zielt darauf ab, die elektronische Rechnungsstellung mit XRechnung im öffentlichen Beschaffungswesen der EU zu fördern. XRechnung wird von einflussreichen Institutionen wie der EU, Mitgliedstaaten und anderen Organisationen unterstützt, was seine Zukunftsfähigkeit sicherstellt.
Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrider Datenstandard für den elektronischen Rechnungsaustausch, der von dem Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie entwickelt wurde. ZUGFeRD integriert strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in ein PDF/A-3-Dokument, was die elektronische Rechnungsverarbeitung ermöglicht.
Beide Formate, XRechnung und ZUGFeRD, entsprechen grundsätzlich den Anforderungen an ein europäisches e-Rechnungsformat laut den Vorgaben der Finanzverwaltung. In Zukunft wird bei hybriden Rechnungsformaten wie ZUGFeRD der strukturierte Datensatz vor der Bilddatei maßgeblich sein.
ZUGFeRD & XRechnung in der Praxis: e Rechnung als XML Datei erstellen und versenden
Die elektronische Rechnungsstellung nach den Standards ZUGFeRD und XRechnung erfordert die Nutzung geeigneter Software-Lösungen. Anbieter wie sevdesk bieten Funktionen, die es Unternehmen ermöglichen, elektronische Rechnungen in diesen Formaten zu erstellen, zu versenden und zu archivieren. Der Versand der Rechnungen kann dabei per E-Mail oder über sichere Übertragungskanäle erfolgen.
Darüber hinaus ermöglichen diese Tools die nahtlose Integration in Buchhaltungssysteme. So lassen sich Geschäftsprozesse effizient und reibungslos gestalten. Insbesondere die XRechnung, die auf einem XML-Format basiert, erleichtert den automatisierten Datenabgleich und -austausch zwischen Unternehmen.
Seit Ende 2018 müssen Bundesbehörden in Deutschland elektronische Rechnungen akzeptieren und setzen dabei auf die von der Europäischen Kommission vorgeschriebene XRechnung. Es ist zu erwarten, dass die Nutzung von XRechnungen in Zukunft auch für privatwirtschaftliche Unternehmen zunehmend an Bedeutung gewinnen wird.
Unternehmen, die das in Deutschland entwickelte ZUGFeRD-Format verwenden, welches alle Bedingungen der XRechnung erfüllt, sind auf der sicheren Seite. Damit kannst du deine Rechnungsstellung optimal an die gesetzlichen Vorgaben anpassen und von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung profitieren.
Sicherheit und Datenschutz bei e-Rechnung
Bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen steht die Sicherheit und der Datenschutz an oberster Stelle. Die Standards ZUGFeRD und XRechnung sind darauf ausgelegt, die rechtskonforme Übermittlung und Speicherung der sensiblen Rechnungsdaten zu gewährleisten. Darüber hinaus müssen Rechnungsprogramme wie sevdesk gemäß den GoBD-Richtlinien (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zertifiziert sein, um die Revisionssicherheit der elektronischen Rechnungen sicherzustellen.
Doch Datenschutz und Datensicherheit gehen weit über die rechtlichen Anforderungen hinaus. Moderne E-Rechnungs-Lösungen nutzen fortschrittliche Technologien, um die Vertraulichkeit und Integrität der Rechnungsdaten während der gesamten Verarbeitung zu gewährleisten. Beispielsweise erzeugt das Statistik-Tool Matomo anonymisierte Daten über die Nutzung einer Website, ohne personenbezogene Informationen zu erfassen. Cookies wie pk*.* mit einer Laufzeit von 13 Monaten tragen dazu bei, den Datenschutz zu wahren.
Auch bei der Einbindung externer Dienste wie Vimeo achten Unternehmen sorgfältig darauf, die Compliance zu erfüllen. Der vuid-Cookie von Vimeo hat eine Laufzeit von 2 Jahren und ermöglicht so die Entsperrung von Vimeo-Inhalten, ohne dass personenbezogene Daten preisgegeben werden.
Insgesamt zeigt sich, dass datenschutz und datensicherheit bei elektronischen Rechnungen eine zentrale Rolle spielen. Durch die Einhaltung der geltenden Richtlinien und den Einsatz moderner Technologien können Unternehmen sicherstellen, dass die Rechnungsübermittlung und -verarbeitung rechtssicher und vertrauensvoll erfolgt.
ZUGFeRD & XRechnung: Herausforderungen und Lösungen
Der Umstieg auf elektronische Rechnungen nach den Standards ZUGFeRD und XRechnung kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Neben der technischen Umsetzung müssen auch organisatorische Änderungen und Schulungen der Mitarbeiter erfolgen. Spezialisierte Anbieter wie sevdesk bieten jedoch umfassende Lösungen, die den Umstellungsprozess erleichtern und eine reibungslose Integration in bestehende Prozesse ermöglichen.
Ab 2025 wird in Deutschland eine schrittweise Einführung von E-Rechnungen für Unternehmen durchgeführt. Während PDF- und Papier-Rechnungen in Deutschland und Österreich aktuell noch am häufigsten verwendet werden, gewinnen die Standards ZUGFeRD und XRechnung zunehmend an Bedeutung. XRechnung basiert auf reinem XML-Format, im Gegensatz zu ZUGFeRD, das auf einer Kombination von PDF-Datei und XML-Datei beruht. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie sowohl die PDF- als auch die XML-Datei einer Rechnung prüfen und vergleichen, um Manipulationen zu vermeiden.
Darüber hinaus besteht das Risiko von Diskrepanzen zwischen QR-Codes auf Rechnungen und den sichtbaren Rechnungsinformationen, was zu finanziellen Schäden führen kann. Anbieter wie Finmatics bieten hier Lösungen zur automatischen Verarbeitung von Papier- und PDF-Rechnungen sowie zur Erkennung und Überprüfung von QR-Codes.
Die Verbreitung und Entwicklung von E-Rechnungen schreitet laufend voran, und Buchhaltungssoftware wie sevdesk passt sich an neue Herausforderungen an. Mit dem Wachstumschancengesetz von 2023 ist in Deutschland ab 2025 ein obligatorisches B2B-E-Rechnungsmandat geplant, was Unternehmen vor die Aufgabe stellt, ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren.
Fazit
Die Einführung elektronischer Rechnungen nach den Standards ZUGFeRD und XRechnung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Mit der richtigen Software-Lösung wie sevdesk können Unternehmen den Umstellungsprozess reibungslos gestalten und von den Vorzügen der digitalen Rechnungsstellung profitieren.
Elektronische Rechnungen ermöglichen eine effizientere, kostengünstigere und rechtskonforme Rechnungsstellung sowie eine verbesserte Transparenz und Kompatibilität in Geschäftsprozessen. ZUGFeRD und XRechnung haben sich als branchenübergreifende Standards etabliert und erfüllen die Anforderungen der deutschen Verwaltung.
Die Akzeptanz neuer Standards kann durch Schulungen und regelmäßige Kommunikation gefördert werden. Bei der Wahl zwischen ZUGFeRD und XRechnung sind individuellen Präferenzen, Anforderungen der Geschäftspartner und die langfristigen Einsparungen entscheidend. Insgesamt bietet die digitale Rechnungsstellung Unternehmen erhebliche Vorteile und ist ein wichtiger Schritt in Richtung effizienter und moderner Geschäftsprozesse.
E-Rechnungen ZUGFeRD & XRechnung: FAQ
- Was sind die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung mit ZUGFeRD Rechnung und XRechnung?
Die elektronische Rechnungsstellung mit ZUGFeRD und XRechnung bietet zahlreiche Vorteile wie Zeitersparnis, Kosteneinsparungen, effizientere Abwicklung von Rechnungsprozessen und erhöhte Transparenz.
- Warum ist die Umstellung auf elektronische Rechnungen ab 2025 in Deutschland gesetzlich verpflichtend?
Ab 2025 wird die Ausstellung elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich in Deutschland gesetzlich verpflichtend, um Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und Strafen aufgrund von Zahlungsverzug zu vermeiden.
- Worin unterscheiden sich die Standards ZUGFeRD und XRechnung für elektronische Rechnungen?
ZUGFeRD basiert auf XML und PDF, während XRechnung ein rein XML-basiertes Format ist. Beide Standards gewährleisten Kompatibilität, Transparenz und Rechtssicherheit bei der digitalen Rechnungsstellung.
- Wie können Unternehmen elektronische Rechnungen nach den Standards ZUGFeRD und XRechnung erstellen und versenden?
Mit geeigneter Software-Lösung wie sevdesk können Unternehmen elektronische Rechnungen nach ZUGFeRD und XRechnung erstellen, versenden und an Buchhaltungssysteme anbinden.
- Wie wird die Sicherheit und der Datenschutz bei elektronischen Rechnungen nach ZUGFeRD und XRechnung gewährleistet?
Die Standards ZUGFeRD und XRechnung sowie zertifizierte Rechnungsprogramme wie sevdesk stellen die rechtskonforme Übermittlung und Speicherung der Rechnungsdaten sowie die Revisionssicherheit sicher.
- Welche Herausforderungen gibt es beim Umstieg auf elektronische Rechnungen und wie können diese gelöst werden?
Neben der technischen Umsetzung erfordern organisatorische Änderungen und Mitarbeiterschulungen beim Umstieg auf elektronische Rechnungen. Spezialisierte Anbieter wie sevdesk bieten Lösungen, um den Umstellungsprozess zu erleichtern.
