Angebote schreiben leicht gemacht: Sobald der Kunde erstes Interesse zeigt, ist es wichtig, ein konkretes Angebot zu erstellen. Ein professionelles und schnelles Handeln in Bezug auf die Anfrage legt bereits den Grundstein für den Erhalt des Zuschlags.
Es gibt jedoch einige wichtige Aspekte zu beachten, wenn es darum geht, ein Angebot zu erstellen. Wie verbindlich ist es? Und wie geht es nach dem Versenden des Angebots weiter?
Unser Ziel ist es, dass du nach diesem Beitrag keine Fragen mehr zu Thema „Angebote schreiben“ mehr haben wirst und zukünftig ein professionelles Angebot schreiben kannst.
Zudem stellen wir dir eine kostenfreie Vorlage für Angebote zum Download zur Verfügung.
[Download]Angebot erstellen: Inhaltsverzeichnis
- Inhaltsverzeichnis
Was du vor dem Angebotsschreiben unbedingt bachten musst
Welche Angaben müssen verpflichtend in dein Angebot?
Angebote schreiben und richtig verschicken
Wie verbindlich ist ein Angebot?
Angebot verschickt – Weitere Schritte
Angebote schreiben: FAQ
Was du vor dem Angebotsschreiben unbedingt beachten musst
Sobald ein Kunde Interesse an deinem Produkt oder deiner Dienstleistung zeigt, ist es an der Zeit, ein Angebot zu erstellen. Dieser Schritt beinhaltet das (schriftliche!) Festhalten der Kundenanfrage und deiner Leistungen, die für den Kunden erfüllen sollst.
Vor der Erstellung des Angebots sind folgende Aspekte von Bedeutung:
Klarstellung des genauen Umfangs der Leistungen: Dieser Schritt ist wichtig, um den genauen Umfang der Leistungen im Voraus zu klären und in deine Zeitplanung einzubeziehen.
Detaillierte Klärung der Art der Leistung: Hier geht es darum das Unternehmen und seine Wünsche im Detail zu verstehen und das Angebot danach ausrichten zu können.
Abstimmung der Frist: Es muss zudem geklärt werden, ob die Lieferzeiten oder Durchführungsfristen mit dem Zeitplan des Kunden kongruent sind.
Identifizierung besonderer Kundenwünsche: Damit der Kunde auch wirklich zufrieden ist, ist es ratsam besondere Wünsche oder Anforderungen des Kunden im Vorfeld zu identifizieren.
Diese Schritte im Voraus sparen dir ggf. Nachverhandlungen und/oder schlechtes Feedback.
Welche Angaben müssen verpflichtend in dein Angebot?
Obwohl es nur wenige gesetzliche Vorgaben gibt, die Sie bei der Erstellung eines Angebots beachten müssen, empfiehlt es sich, umfangreiche Informationen anzugeben, um spätere Unklarheiten zu vermeiden. Folgende Punkte sollten beim Angebotsschreiben berücksichtigt werden:
- Angebotsnummer
Ähnlich wie bei einer Rechnung ist es ratsam, auch eine Angebotsnummer anzugeben. Darauf kann man sich später gut beziehen und Unklarheiten vermeiden.
- Ansprache
Es ist ebenfalls zu empfehlen beim Anschreiben, eine direkte Anrede des Kunden zu wählen statt eine generische Ansprache wie „Sehr geehrte Damen und Herren“.
- Angebotstext
Beim Angebotstext wird meist Bezug auf ein vorausgegangenes Gespräch genommen, das zum Angebot geführt hat. Das Angebot beginnt dann meist mit einer Formulierung wie: „Vielen Dank für Ihre Anfrage. Wie bereits telefonisch besprochen, biete ich Ihnen folgende Leistungen an…“
- Bezeichnung der Leistung
Eine weitere Voraussetzung ist eine Beschreibung, welche Dienstleistungen erbracht oder welche Produkte geliefert wurden. Hierzu gehört auch eine Angabe über die Stückzahl, die detaillierte Art der Ausführung oder den zeitlichen Umfang der Dienstleistung.
- Preis
Besonders wichtig für den Kunden ist die Aufschlüsselung des Preises. Hier gilt es den Preis für die einzelnen Leistungen anzugeben. Vergiss nicht auch zusätzliche Posten wie Anfahrtskosten, Spesen oder Versandkosten beim Preis aufzulisten, damit es nicht zu Missverständnissen mit dem Kunden kommt.
Abschließend musst du je nachdem ob du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst oder nicht noch Mehrwertsteuer ausweisen. Als Kleinunternehmer entfällt der Ausweis der Mehrwertsteuer mit entsprechendem Hinweis.
- Rabatt & Skonto
Bei größeren Angeboten oder für Neukunden kann ein Rabatt oder die Möglichkeit Skonto zu nutzen ein Anreiz für die Annahme des Angebotes sein.
- Daten
Hilfreich ist es ebenfalls die Rechnung mit einem Datum und einer Frist zu versehen. In die Kategorie fallen das Erstellungsdatum des Angebots, die Gültigkeitsdauer, das Lieferdatum und Zahlungsbedingungen.
- Abschließende Worte
Es ist üblich mit einer Grußformel wie „Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung und stehen Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung.“ zu enden.
Bei den oben aufgezählten Punkten handelt es sich um allgemeine Richtlinien. Es ist bei der Angebotserstellung dennoch auf individuellen Anforderungen und branchenspezifischen Bestimmungen zu achten. Zum Beispiel können Handwerker Materialkosten als variable Faktoren in Einzelpositionen auflisten.
Eine sorgfältige Angebotserstellung trägt dazu bei, potenzielle Missverständnisse zu vermeiden und ein professionelles Bild deines Unternehmens nach außen zu tragen.
Sämtliche Pflichtangaben sind auf unseren Word- und Excel-Vorlagen bereits enthalten, damit du schnell & mit wenigen Klicks deine Angebote schreiben kannst.
[Download]Angebote schreiben und richtig verschicken
Es gibt verschiedene Wege eine Angebot zu erstellen – vom Word-Dokument bis zur Buchhaltungssoftware.
Wenn du als Gründer viele Angebot schreibst, lohnt es sich eine Rechnungssoftware bzw. Buchhaltungssoftware anzuschaffen, um Rechnungen und Angebote schnell mithilfe der Muster erstellen zu können. Eine eigene Angebotssoftware ist nicht von Nöten, da die meisten Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm diese Funktionen bereits abdecken. Welche Tools sich besonders eignen erfährst du in unserem Rechnungsprogramm Vergleich sowie unserem Buchhaltungssoftware Vergleich.
Ein weiterer großer Vorteil an einer Software ist, dass du aus dem Angebot auch direkt eine Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und gegebenenfalls eine Mahnung generieren kannst. So behältst du den Überblick und sparst wertvolle Zeit.
Wenn du dich für eine kostenfreie Alternative interessieren solltest, kannst du hier unsere Angebotsvorlagen kostenlos herunterladen.
[Download]Wie verbindlich ist ein Angebot?
Wenn du ein Angebot schreiben willst, dann solltest du im Hinterkopf halten, dass es in der Regel rechtlich bindend ist und einem Vertrag gleicht.
Wenn du dir unsicher bist, ob du die Leistung in dem angegebenen Rahmen erfüllen kannst, ist es besser einen Kostenvoranschlag zu schreiben. Darin dürfen die Kosten bis zu 20 Prozent abweichen, nachdem die Gründe dem Kunden offengelegt wurden.
Wenn du dir etwas Spielraum hinsichtlich der rechtlichen Verbindlichkeit schaffen möchtest, kannst du neben dem Kostenvoranschlag auf Formulierungen wie:
- Preise ohne Gewähr
- Preise vorbehalten
- unverbindliches Angebot
- freibleibendes Angebot
- Angebot gültig, solange der Vorrat reicht
zurückgreifen.
Angebot verschickt – Weitere Schritte
Wenn du den Schritt“ Angebot schreiben“ abgeschlossen hast, gibt es im Wesentlichen zwei Szenarios. Der Kunde ist zögerlich, der Kunden gibt den Zuschlag.
Der Kunde zögert?
Wenn der Kunde, nachdem du das Angebot geschrieben hast, zögert, ist es sinnvoll nach einem gewissen Zeitraum nachzufragen. Um den Kunden nicht zu nerven, empfiehlt sich oft ein vorsichtiger Ansatz, damit der Kunde sich nicht auf den Fuß getreten fühlt.
Du könntest z.B. nach circa einer Woche fragen, ob der Kunde das Angebot erhalten hat und Rückfragen zum Angebot bestehen. Gegebenenfalls hilft auch das Nachhacken kurz vor Ablauf der Gültigkeitsdauer des Angebots.
Aber selbst bei einer Absage bietet sich die Möglichkeit aus der Situation zu lernen, indem du den Angebotsempfänger um Feedback bittest, um zukünftig bessere Angebote zu schreiben.
Zuschlag erhalten?
Wenn du den Zuschlag erhalten hast, ist der nächste Schritt die die Erfüllung der Leistung bzw. der Versand des Produkts. Wenn die Transaktion abgeschlossen ist, steht nun die Erstellung einer Rechnung an.
Wenn du lernen willst, rechtlich und formal korrekte Rechnungen zu schreiben, sieh dir unseren Artikel zu dem Thema an. Auch wenn du eine Kleinunternehmer Rechnung oder Dauerrechnung schreiben möchtest stehen wir dir zur Seite.
Es ist aber unabhängig vom Ergebnis sinnvoll im Kontakt mit dem Kunden zu bleiben, da die Kundenakquise bei neuen Kunden zeitintensiver ist als Kunden, die bereits Interesse hatten, für Aufträge zu kontaktieren. Vielleicht kannst du direkt für einen neuen Auftrag ein neues Angebot schreiben?
Angebote schreiben: FAQ
Abschließend haben wir eine Reihe von häufigen Fragen zum Thema „Angebot schreiben“ für dich beantwortet.
- Was ist ein Angebot?
Bei einem Angebot handelt es sich um eine schriftliche Mitteilung, die einem potenziellen Kunden unterbreitet wird, um bestimmte Leistungen oder Produkte zu einem festgelegten Preis anzubieten.
- Warum ist es wichtig, ein Angebot schriftlich zu erstellen?
Ein schriftliches Angebot dient als rechtliche Absicherung für dich als Unternehmer und für den Angebotsempfänger. Es ermöglicht eine klare Kommunikation über den Umfang der Leistungen, den Angebotspreis, die Zahlungsbedingungen und andere relevante Informationen für deine Offerte.
Zudem vermeidet es Missverständnisse und bietet eine nachvollziehbare Grundlage für spätere Vereinbarungen.
- Welche Informationen sollten in einem Angebot enthalten sein?
Nicht alle der folgenden Informationen sind essentiell, wenn du ein Angebot schreiben möchtest, aber es ist sinnvoll, dass dein Angebot folgende Punkte aufgreift:
- Angebotsnummer und Datum
- Ansprechpartner und Kontaktdaten des Anbieters und des Kunden
- Eine klare und präzise Beschreibung der angebotenen Leistungen oder Produkte/Produktgruppen (Angebotstext)
- Angaben zum Umfang, zur Menge oder zur Dauer der Leistungserbringung
- Der Preis für jede Leistung und gegebenenfalls Zwischensummen
- Zusätzliche Kosten wie Versandkosten, Anfahrtskosten oder Spesen
- Rabatte (falls zutreffend)
- Gültigkeitsdauer des Angebots
- Zahlungsbedingungen und Fristen
- Abschlussformel und Grußformel
- Wie erstelle ich ein professionelles Angebot?
Hier sind einige allgemeine Tipps, um ein professionelles Angebot zu erstellen:
Verwende eine klare und professionelle Sprache.
Strukturiere das Angebot übersichtlich und verwende Absätze und Überschriften, um die Lesbarkeit zu verbessern.
Achte auf Rechtschreibung und Grammatik.
Füge gegebenenfalls Referenzen, Zertifikate oder andere Unterlagen hinzu, um dein Unternehmen zu legitimieren.
Passe das Angebot an die Bedürfnisse und den Stil des Kunden an.
Verwende eine professionelle Angebotsvorlage, um ein konsistentes Erscheinungsbild zu gewährleisten.
- Wie lange ist ein Angebot gültig?
Die Gültigkeitsdauer eines Angebots kann individuell festgelegt werden. Es ist üblich, eine Frist von 30 Tagen anzugeben, innerhalb derer Angebotsempfänger das Angebot annehmen kann. Nach Ablauf dieser Frist ist das Angebot in der Regel nicht mehr verbindlich.
Du kannst jedoch auch eine längere oder kürzere Gültigkeitsdauer festlegen – je nach den Anforderungen deines Geschäftsmodells und der Branche.
- Was ist der nächste Schritte nach dem Versand des Angebots?
Nach dem Versand des Angebots solltest du eine Bestätigung des Erhalts vom Kunden einholen, um sicherzustellen, dass es angekommen ist. Danach können Verhandlungen über bestimmte Bedingungen oder Preise stattfinden.
Wenn der Kunde das Angebot akzeptiert, kannst du den Auftrag bestätigen und weitere Schritte zur Auftragsabwicklung einleiten. Wenn der Kunde das Angebot ablehnt oder nicht innerhalb der Gültigkeitsdauer reagiert, kannst du entscheiden, ob du das Angebot aktualisieren, ein neues Angebot erstellen oder andere Maßnahmen ergreifen möchtest, um den Kunden erneut anzusprechen.
- Kann ich Angebote auch elektronisch versenden?
Ja, Angebote können ebenso wie eine Rechnung elektronisch per E-Mail oder über Online-Plattformen versendet werden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass das elektronische Angebot rechtlich gültig ist und vollständig ist.
Verwenden eine professionelle Angebotsvorlage und fügen Sie das Angebot beim Versenden der E-Mail als PDF-Anhang hinzu, um ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild zu gewährleisten.
Wenn du keine E-Mailadresse des Kunden hast, kannst du auch auf den Brief zurückgreifen.
- Wie sollte ich mit Änderungswünschen des Kunden umgehen?
Wenn der Kunde Änderungswünsche zu deinem Angebot hat, ist es wichtig, diese sorgfältig zu prüfen und angemessen darauf zu reagieren. Überlege, ob die Änderungen umsetzbar sind und welche Auswirkungen sie auf den Preis, den Umfang oder andere Bedingungen des Angebots haben können.
Kommuniziere klar und transparent mit dem Kunden über die Änderungen und stelle sicher, dass alle neuen Vereinbarungen schriftlich festgehalten werden.
- Sollte ich meine AGBs (Allgemeine Geschäftsbedingungen) dem Angebot beifügen?
Es wird empfohlen, die AGBs dem Angebot beizufügen oder zumindest auf sie zu verweisen. Die AGBs enthalten wichtige rechtliche Hinweise und regeln die Vertragsbedingungen zwischen deinem Unternehmen und dem Kunden.
Durch die Beifügung oder den Verweis auf die AGBs stellst du sicher, dass beide Parteien über die geltenden Bedingungen informiert sind und diese akzeptieren.
- Gibt es Branchen-spezifische Anforderungen bei der Angebotserstellung?
Je nach Branche können spezifische Anforderungen bei der Angebotserstellung gelten. Beispielsweise können bestimmte Branchen zusätzliche Informationen wie Materialkosten, Qualitätsstandards oder technische Spezifikationen verlangen.
- Wie kann ich den Prozess der Angebotserstellung effizienter gestalten?
Um den Prozess der Angebotserstellung effizienter zu gestalten, kannst du folgende Maßnahmen ergreifen:
Verwende eine standardisierte Angebotsvorlage oder ein Muster, das alle erforderlichen Informationen enthält.
Speichere verwendete Textbausteine des Angebots oder Produktbeschreibungen, um Zeit zu sparen.
Automatisiere Teile des Prozesses, z.B. durch die Verwendung einer Rechnungs- oder Angebotssoftware.
Stelle sicher, dass alle relevanten Abteilungen im Unternehmen in den Angebotserstellungsprozess eingebunden sind, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten.
- Kann ich ein Angebot nachträglich ändern oder zurückziehen?
In der Regel können Angebote nachträglich geändert oder zurückgezogen werden, solange der Kunde das Angebot noch nicht angenommen hat. Ratsam ist jedoch, dies transparent und rechtzeitig mit dem Kunden zu besprechen. Wenn der Kunde das Angebot bereits akzeptiert hat, ist eine nachträgliche Änderung nur nach Zustimmung beider Parteien möglich.
Hinweis: Die Antworten in diesem FAQ sind allgemein gehalten und dienen nicht als rechtliche Beratung. Im Zweifelsfall solltest du dich an einen Rechtsanwalt oder Fachexperten wenden, um spezifische Fragen im Zusammenhang mit Angebotsschreiben und rechtlichen Aspekten zu klären.
