Fastbill – Erfahrungen & Testbericht

Die Buchhaltungssoftware “Fastbill” verspricht Zeitersparnis bei der Buchhaltung durch Automatisierung und mehr Ordnung im täglichen Beleg-Chaos. Was steckt dahinter? Wir haben uns das Tool aus Deutschland genauer angesehen. 

Fastbill Testbericht – Welchen Umfang hat die Buchhaltungssoftware? 

Die Software wurde mit Fokus auf kleine Unternehmen und Selbstständige entwickelt, mit dem Ziel dieser Zielgruppe mehr Zeit für ihr Business zu verschaffen. Bei genauerem testen des Programms fällt auf, dass es besonders geeignet ist für Unternehmer, die die aktive Buchhaltung von einem Buchhaltungs- oder Steuerbüro machen lassen – sich also nur auf die Vorbereitung konzentrieren möchten. 

Neu: Mit “Fastbill Premium” gibt es die Möglichkeit, die komplette vorbereitende Buchhaltung an das Fastbill-Team abzugeben. Deine Arbeit beschränkt sich dann auf das hinzufügen der Belege, die nicht automatisiert abgerufen werden können, den Rest übernimmt Fastbill als “digitales Steuerbüro”.

Fastbill ist also eher geeignet um einen guten Überblick über das Unternehmen zu behalten, und die alltäglichen Aufgaben wie zum Beispiel Belegerfassung oder Erstellung von Angeboten und Rechnungen zu meistern. Wer möchte kann die Vorkontierung der Belege und Überwachung der offenen Posten auch komplett abgeben.

Einrichtung & erste Schritte: Wie schnell ist man startklar?

Nach Anmeldung für den kostenlosen 30 Tage Test geht die Ersteinrichtung einfach von der Hand. Nach Eingabe der Stammdaten des Unternehmens hat man noch die Möglichkeit sein Logo hochzuladen, um die Rechnungslayouts individuell zu gestalten. Alternativ kann man auf mehrere Vorlagen zurückgreifen. 

Rechnung schreiben mit Fastbill

Eine der Funktionen, die wir Selbstständige und Unternehmer am liebsten verwenden: Rechnungen schreiben! Das geht innerhalb von Fastbill ziemlich schnell und intuitiv, und ist direkt über das Dashboard erreichbar. 

Positiv fällt auf, dass man nicht nur verschiedene Kunden anlegen kann um Zeit zu sparen, sondern auch Kostenstellen, Ansprechpartner und Projekte verknüpft werden können. So kann man im Nachhinein auswerten welches Projekt welchen Ertrag gebracht hat, und welches eher nicht weiter verfolgt werden sollte. 

Verbesserungsfähig ist die Darstellung des Rechnungsdokuments während der Eingabe. Das haben Mitbewerber optisch angenehmer gestaltet. Einige Änderungen würden dem Nutzer auch Zeit sparen, wie um Beispiel die Auswahl des Leistungsdatums in einem Kalender statt manueller Eingabe als Text. Auch die Einheiten (Stück, Stunde, Pauschal etc.) könnte man als Drop-down Menü vorteilhafter gestalten. Andererseits gibt das freie Textfeld viel Flexibilität für eigene Wünsche. 

Rechnung erstellen mit Fastbill

Gut gelöst finden wir die Möglichkeit verschiedene Rechnungsvorlagen anzulegen, bei denen auch direkt ein Skonto bei Zahlung innerhalb eines festgelegten Zeitraums verknüpft werden kann. Viele Mitbewerber ermöglichen zwar auch Vorlagen für einzelne Dokumente zu verwenden, aber die Zahlungsziele werden dabei oft nicht mit übernommen. 

Diesen Pluspunkt verschenkt das Tool allerdings wieder bei der Rabattfunktion. Rabatte können nur mit dem jeweiligen absoluten Betrag (z.B. 5,00€) gewährt werden, ein prozentualer Nachlass ist nicht möglich. Somit muss man manuell probieren oder vorher den Betrag händisch ausrechnen. 

Schade – Rabatte zu gewähren ist mit Fastbill leider etwas umständlich

Angebote & Mahnungen schreiben mit Fastbill

Angebote & Mahnungen werden ähnlich wie Rechnungen erstellt – mit allen oben genannten Vor- und Nachteilen. Schön gelöst ist der Versand von Angeboten (und später auch Rechnungen), bei dem ein effizienter Workflow möglich ist. Fastbill ist neben sevDesk eins der wenigen Tools, die Dokumente auch per Post automatisiert versenden können. 

Die Erstellung einer Rechnung aus einem Angebot, und die Erstellung einer Mahnung aus einer (unbeglichenen) Rechnung geht recht schnell von der Hand. Sinnvolle Zusatzangaben werden an passender Stelle direkt abgefragt. Hier wurde mitgedacht! 

Belegerfassung mit Fastbill

Leider gibt es nicht nur Einnahmen – sondern auch Ausgaben. Diese können innerhalb von Fastbill auf 2 Arten erfasst werden: Über den Bereich “Ausgabe erfassen”, oder über den generellen Belegupload bei dem im Nachhinein der Typ “Ausgabe” festgelegt wird. 

Die erste Lösung ist zwar schnell erreichbar, aber hat den Nachteil, dass man die Stammdaten des belegs selbst eintragen muss. Somit verbringt man einen Teil seiner wertvollen Zeit mit dem abtippen von Daten, die die meisten Buchhaltungsprogramme automatisch erkennen können (dank OCR-Technologie). 

Lädt man den Beleg im Bereich Dokumente hoch nutzt Fastbill ebenfalls OCR um den Beleg zu durchsuchen, und die Stammdaten aus der Datei zu extrahieren. Im Test hat uns dieser Unterschied sehr verwundert, da das Tool die Funktionen zur Zeitersparnis besitzt, aber sie dem Nutzer nicht an den passenden Stellen angeboten wird. Nachdem wir das herausgefunden haben ging die Belegerfassung recht zügig. Die Fehlerquote der Texterkennung war niedrig, die Verarbeitungszeit kurz. Für uns ist unverständlich, warum dieses Feature nicht mehr in den Vordergrund gerückt wurde. 

Fastbill Funktionen – Was steckt unter der Haube?

Die oben genannten Basisfunktionen sollte jedes Tool haben. Was kann man außer Dokumente erzeugen und Ablegen noch mit der Buchhaltungssoftware von Fastbill machen? 

Finanzen im Blick – Das Fastbill Dashboard

Eine Sache kann Fastbill wirklich gut: Gut aussehen! Die grafischen Auswertungen im Bereich Finanzen sehen übersichtlich und ansprechend aus. Ausgaben & Einnahmen sind gut erkennbar, ausstehende Rechnungen & Ausgaben sind ebenfalls erkennbar. Damit sind wichtige Infos für kleine Unternehmen & Selbstständige gut im Blick. 

Das Dashboard auf der Startseite zeigt alle aktuellen Rechnungen, die letzten Dokumente und wichtige Kunden auf einen Blick an. Wichtige Funktionen wie Rechnungen, Angebote und Belegerfassung sind schnell erreichbar. Es wirkt nicht überladen, und man kommt schnell zu der Funktion, die man gerade benötigt. 

Für die Startseite würden wir uns die zusätzliche Darstellung der wichtigsten Finanzkennzahlen wünschen. Dinge wie Umsatz im aktuellen Monat/Jahr, der aktuelle Kontostand und die Summe offener Posten wären unserer Meinung nach eine sinnvolle Ergänzung. 

Online-Banking Anbindung

Zu einem Buchhaltungstool gehört in der heutigen Zeit eine zuverlässige Anbindung der meisten Geschäftskonten. Fastbill löst das Problem durch Kooperation mit dem Dienstleister “FinAPI”, was eine gute Basis für den Abruf von Kontodaten ist. Die Auswahl der verfügbaren Banken ist groß (derzeit >3.000).

Nach Verknüpfung deines Geschäftskontos kannst du direkt loslegen:

https://youtu.be/7Jy7xyX6qgg

Steuerberater Zugang

Möchtest du nur einen Teil der Buchhaltung selbst übernehmen, und die Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. den Jahresabschluss von einem Steuerberater machen lassen? Dann ist der Steuerberater Zugang in Fastbill eine der wichtigsten Funktionen für dich. 

Über den Steuerberater-Zugang bzw. die Exportfunktion können die Buchungsdaten und Belege direkt an deinen Steuerberater übertragen werden. Der obligatorische Schuhkarton oder Pendelordner entfällt, indem er digitalisiert wird. 

Die Exporte sind Datev-konform, was bedeutet dass die Gegenseite sie mit wenig Aufwand in ihr gewohntes System einspielen kann. Dadurch kannst du einen Teil der Steuerberater Kosten sparen, und hast gleichzeitig weniger Kommunikationsaufwand und Rückfragen. 

Wie das konkret aussieht erfährst du in diesem Video: 

https://youtu.be/5Ld_dUa6XIY

Zeiterfassung mit Fastbill

Viele Dienstleister & Projektarbeiter rechnen nicht Pauschal ab, sondern nach der eingesetzten Zeit. Die Grundlage dafür ist, dass die Zeiten im Moment der Entstehung genau erfasst werden, sodass beide Parteien (Dienstleister & Kunde) fair behandelt werden. 

Die meisten Anbieter in unserem Buchhaltungssoftware Vergleich setzen dafür auf die Integration von anderen Services zur Zeiterfassung. Fastbill löst das Problem selbst, und macht die Funktion aus jedem Bereich heraus schnell erreichbar. 

Klug gelöst – integrierte Zeiterfassung in Fastbill

Das ist schlau gelöst, und funktionierte in unserem Test gut. Kritiker könnten anmerken, dass die spezialisierten Anbieter auch Desktop-Apps für Mac und Windows anbieten, und bei Fastbill immer die Website geöffnet sein muss. Allerdings werden bei Fastbill keine weiteren Abos & Gebühren notwendig, sondern es ist in allen Tarifen enthalten. 

eCommerce Schnittstellen zu Fastbill

Bist du Online-Händler? Dann wirst du eine hohe Beleganzahl haben, und viele Ausgangsrechnungen erstellen müssen. Durch Anbindung deines Rechnungs- oder Buchhaltungstools kannst du die Erstellung automatisieren. Folgende Anbindungen zu Fastbill gibt es derzeit. 

WooCommerce / WordPress Rechnungen mit Fastbill erstellen

Mit Hilfe des Plugins “WooCommerce” kann aus dem CMS WordPress ein Shopsystem gemacht werden. Fügt man das Plugin “WooRechnung” oder “WP_Rechnungen” hinzu und verknüpft es per API-Schlüssel mit Fastbill steht der automatischen Erstellung nichts mehr im Wege. 

Amazon, Shopify, eBay und Co. über Billbee mit Fastbill verbinden

Verkaufst du auf mehreren Marktplätzen oder musst Lagerbestände über mehrere Plattformen synchronisieren? Dann wirst du um ein System zur zentralen Verwaltung nicht herumkommen. Eine gute Wahl, besonders für kleine und mittelgroße Händler, ist dafür Billbee. 

Die Vorgehensweise bei dieser Integration ist etwas anders: Billbee erzeugt in diesem Fall die Rechnung, und Fastbill importiert sie dann als Ausgangsbeleg in deine Inbox zur weiteren Verarbeitung. Wichtig zu wissen ist, dass du für die automatische Erzeugung der Rechnungen erst in Billbee eine Automatisierung anlegen musst, das passiert nicht automatisch. 

Nachdem das erfolgt ist kann man eine Verbindung zu Fastbill als Buchhaltungssystem einrichten, wodurch (auf Wunsch auch rückwirkend) alle belege importiert werden. Eine Anleitung für den gesamten Prozess findest du hier.

Fastbill mit Jimdo verknüpfen

Betreibst du einen Jimdo-Shop und möchtest Rechnungen erstellen? Dann ist Fastbill eine Möglichkeit dafür dies in größeren Mengen hinter dich zu bringen. 

Der Vorgang ist leider noch nicht vollständig automatisiert, aber immerhin kannst du mehrere Rechnungen pro Vorgang erzeugen. Dafür müssen die Bestellungen aus Jimdo zuerst exportiert werden (als .XML oder .CSV-Datei). Danach lädst du exakt diese Datei bei Fastbill im Bereich “Dokumenten-Upload” hoch, und kannst danach den Import starten. In der nächsten Ansicht kannst du dann alle Bestellungen sehen, und manuell wählen welche Rechnungen erzeugt werden sollen. Mit einem Klick kannst du alle Rechnungen auch direkt per E-Mail an die Kunden versenden. Ein Video Tutorial dafür findest du direkt in deinem Fastbill-Account.

Tipp: Auch Jimdo kann mit Billbee verknüpft werden. Bei der Variante hast du den Vorteil, dass du gleichzeitig mehrere Marktplätze bedienen kannst, aber die “Arbeit” mit dem manuellen Belegupload der Exportdaten fällt weg und läuft automatisch. Diesen Prozess möchten wir dir ans Herz legen, da dadurch menschliche Fehler, “vergessen” des Uploads etc. ausgeschlossen sind. 

Fastbill Kosten & Tarife

Fastbill gibt es derzeit in 3 Tarifstufen, mit unterschiedlichem Umfang. Folgende Pakete stehen derzeit zur Verfügung: 

Welches Paket ist für wen geeignet?

Fastbill Starter

Das kleinste Paket ist vor allem für Selbstständige geeignet, die sich auf die Basisfunktionen wie Rechnungen & Angebote sowie Banking mit einem Konto beschränken wollen. Insbesondere Einzelkämpfern mit niedrigen Beleganzahlen und wenig Komplexität könnte diese Tarifstufe bereits ausreichen. 

Fastbill Pro

Das mittlere Paket umfasst zusätzliche Wege zur Automatisierung und Zeitersparnis, wie zum Beispiel der Belegerfassung durch E-Mail Inbox und automatischer Übertragung zu Datevconnect. Schade ist, dass trotz des etwas erhöhten Preises der automatische Belegimport via Getmyinvoices zusätzlich bezahlt werden muss. 

Dieses Paket ist vor allem relevant, wenn du mehr als ein Bankkonto oder Benutzer einbinden möchtest und dir eine höhere Automatisierung wichtig ist. 

Fastbill Premium

Die umfangreichste Version von Fastbill hat einen riesigen Vorteil gegenüber einigen Mitbewerbern: Die automatische Vorkontierung von Belegen. Vorkontierung bedeutet, dass nicht nur passende Buchungskonten vorgeschlagen werden, sondern auch die Zuweisung von Belegen zu den Transaktionen auf deinem Bankkonto erledigt wird. Keine Sorge: Du hast trotzdem die volle Kontrolle und bestätigst jeden Beleg noch einmal auf Korrekte Angaben und Kategorisierung (oder dein Steuerberater). 

Interessant finden wir, dass auf Wunsch (und Aufpreis) auch die vollständige Finanzbuchhaltung an Fastbill abgegeben werden kann. Diesen Service leistet sonst (derzeit) kein Mitbewerber, und macht das Tool als “digitale Steuerkanzlei” besonders. Schade ist, dass man das Premium Paket nicht testen kann, da die Einrichtungszeit recht lang ist. Trotzdem kaufen Nutzer die Katze nicht im Sack: Man kann diese Version innerhalb von 14 Tagen stornieren falls man nicht zufrieden sein sollte. 

Fastbill Gutscheine & Rabatte

Immer wieder gibt es Fastbill Gutscheine und Rabatte. Aktuelle Aktionen und Gutscheine findest du hier.

Fastbill Support & Service 

Der Support von Fastbill ist per E-Mail unter support@fastbill.com erreichbar. Falls du nach einer Telefon Hotline oder einem Live-Chat suchst müssen wir dich leider enttäuschen, beides gibt es derzeit nicht. 

Ein sehr umfangreicher FAQ Bereich mit vielen Anleitungen in Text-, Bild- und Videoform ist allerdings vorhanden. 

Fastbill Testbericht – Fazit 

Die Buchhaltungssoftware Fastbill hat uns stellenweise überzeugt, an einigen Punkten sehen wir jedoch noch Verbesserungspotenzial. Insbesondere weil Automatisierung und Zeitersparnis das erklärte Ziel sind ist es für uns nicht nachvollziehbar, wieso wirklich zeitsparende Funktionen nur optional zubuchbar sind – trotz des im Vergleich recht hohen Preises bei dem mittleren und höchsten Tarif. Die Basisfunktionen sind alle vorhanden, werden aber von Mitbewerbern teilweise besser abgebildet. Die integrierte Zeiterfassung ist eine Besonderheit die man definitiv nennen muss, hier hat Fastbill die Nase vorn und es muss kein externer Dienst angebunden werden wie bei anderen Tools. 

Positiv hervorheben muss man außerdem die automatische Vorkontierung der Belege im Premium-Tarif, sowie die Möglichkeit zur Abgabe der kompletten Finanzbuchhaltung. Letzteren Service bietet derzeit kein Mitbewerber, ersterer wird im Marktumfeld hauptsächlich durch KI gelöst – aber nicht durch echte Mitarbeiter. 

Fastbill ist geeignet für Selbstständige, die ihre Rechnungen und Angebote selbst schreiben, mit der restlichen Buchhaltung so wenig wie möglich zu tun haben wollen. Die tatsächliche Verbuchung sollte entweder der „Premium“ Service von Fastbill, oder dein eigener Steuerberater übernehmen. Trifft das auf dich zu? Dann teste das Tool einfach mal 30 Tage unverbindlich. Eine preisgünstigere Alternative ist sevDesk, die für weniger Geld mehr Funktionen liefern.