Billbee ist kein Rechnungsprogramm im klassischen Sinne, sondern vielmehr eine Software zur Verwaltung der Warenwirtschaft, die zusätzlich noch mit Rechnungsfunktionen ausgestattet ist.
Auch wenn einige Passagen in dem folgenden Artikel auf die Warenwirtschaftsfunktionen eingehen, bewerten wir Billbee hier primär nach den Kriterien eines Rechnungsprogramms.
- Inhaltsverzeichnis
1) Billbee:Funktionen
2) Billbee: Preis-Leistungsverhältnis
3) Billbee: Nutzerfreundlichkeit
4) Billbee: Schnittstellen
5) Billbee: Support & Sicherheit
6) Fazit
1) Billbee: Funktionen: Angebote und Rechnungen schreiben
Billbee ist auf E-Commerce Händler spezialisiert. Billbee erlaubt dir aber auch Dokumente zu erstellen, die man mit einem klassischen Rechnungsprogramm in Verbindung bringt:
- Rechnungen
- Angebote
- Auftragsbestätigung
- Stornorechnungen
- Lieferscheine
Rechnungen schreiben mit Billbee
Für die Erstellung von Rechnungen stehen dir bei Automatisierungen, Übersetzungen und anpassbare Layouts zur Verfügung. Das Grundlayout der Dokumente bleibt immer gleich, aber die Positionen und die Inhalte der einzelnen Elemente lassen sich verändern.
Wichtige Daten wie Versand- oder Kundeninformationen lassen sich über entsprechende Platzhalter automatisch ausfüllen. Bei Bedarf kannst du deine Dokumente mit eigenen Logos und PDF-Hintergründen individualisieren und deine Änderungen in der Live-Vorschau betrachten.
Fehlende Funktionen
Folgende Funktionen, die andere Rechnungsprogramme klassischerweise anbieten, werden von Billbee nicht geboten:
- Mahnungen
Mahnungen können im Gegensatz zu anderen Rechnungsprogrammen nicht direkt aus dem Tool heraus versendet werden, sondern nur per Benachrichtigungstext über eine (automatisierte) E-Mail.
- Vorlagen für Bestellscheine oder Geschenkgutscheine
- E-Rechnungen
Rechnungsversand
Das Rechnungsprogramm bietet zwei Versandwege an: als E-Mail oder als Download im Billbee-Kundenportal. Für den Versand der E-Mails stehen dir vier Vorlagen zur Verfügung, die du mit deinen eigenen Entwürfen bei Bedarf erweitern kannst.
Per Fax oder per Post kannst du die Rechnungen nicht direkt aus dem Tool versenden.
Warenwirtschaft
Wie in der Einleitung erwähnt, kannst du mit Billbee nicht nur Rechnungen schreiben. Ein starkes Kaufargument liefert Billbee mit seinem Warenwirtschaftssystem. Dieses erlaubt dir die Verbindung von Bestellungen, Warenverwaltung und der Finanzverwaltung.
Für alle, die mit physischer Ware handeln, ist Billbees Artikelverwaltung gut geeignet und sehr intuitiv. Bilder, Textfeldern, Beschreibung und Artikelnummern können von Billbee bearbeitet werden. Zudem können digitale Verkäufe mit Billbee abgewickelt werden.
Über die Suchfelder und Filter kannst du schnell nach einzelnen Elementen oder Gruppen suchen, was dir besonders bei einer großen Datenbank Zeit spart.
Berichtoptionen
Die Rechnungssoftware stellt einige Berichtstypen zur Verfügung, die dir bei der Analyse deiner Versanddaten helfen. So kannst du Probleme früher bemerken oder auch das Marketing für deine Bestseller intensivieren.
2) Billbee: Preis-Leistungsverhältnis
Wenn du das Programm nutzen möchtest, musst du dich nicht zwischen verschiedenen Tarifen unterscheiden. Billbee besitzt nur einen Tarif, der dafür aber alle Funktionen des Rechnungsprogramms beinhaltet.
Die Kosten der Rechnungssoftware berechnen sich auf Basis der Anzahl an Bestellungen pro Monat. Der Grundpreis beträgt 9€ pro Monat und greift bei 0 Bestellungen pro Monat. Zudem wurde seit Anfang 2024 eine feste Gebühr von 0,04 € pro Auftrag (ab ca. 5000 Bestellungen pro Monat) eingeführt.
Die Kosten sind exponentiell festgelegt, sodass du zum Beispiel bei 20 Aufträgen 8 Euro bezahlst, während Billbee bei zum Beispiel 120 Aufträgen 27 Euro verlangt. Auf Billbees Seite gibt es einen Regler, an dem du individuell die Anzahl deiner monatlichen Aufträge auswählen kannst.
3) Billbee: Nutzerfreundlichkeit
Trotz einer kurzen benötigten Eingewöhnungszeit handelt es sich bei Billbee um eine benutzerfreundliche Rechnungssoftware. Wenn man einmal verstanden hat, unter welchem Menüpunkt die gewünschte Funktion zu finden ist, geht die Arbeit gut von der Hand.
Wenn es allerdings um die Automatisierungen geht, muss man eher mal auf das Handbuch und die Video-Tutorials zurückgreifen.
Eine App (z.B. zum Scannen von Belegen) bietet die Software nicht.
4) Billbee: Schnittstellen & Buchhaltung
Billbee bietet eine Reihe von nützlichen Schnittstellen, die an die Zielgruppe der (Online-)Händler angepasst sind. Hier ließen sich folgende Schnittstellen hervorheben:
- Shops
Billbee erlaubt dir Shops und CMS wie Shopify, ePages, Jimdoo, WooCommerce, Magento usw. anzubinden.
- Verkaufsplätze
Auch Schnittstellen zu Verkaufsplätzen wie Amazon, Etsy, eBay, kaufland.de, Otto Market, usw. werden von Billbee gewährleistet.
- Versanddienste
Du kannst bei Billbee auch Versanddienste wie z.B. DHL, DPD, Deutsche Post oder Hermes hinterlegen.
Buchhaltung bei Billbee
Billbee versteht sich eindeutig eher als Multichannel-Software für Online-Händler als als Buchhaltungstool. Du wirst bei Billbee nicht viele Buchhaltungsfunktionen finden.
Du kannst zwar über einen Mitarbeiteraccount deinem Steuerberater Zugang zu deinen Daten bei Billbee geben und die DATEV-Exporte nutzen, aber Funktionen wie einfache und doppelte Buchhaltung oder ein Kassenbuch bietet Billbee nicht.
Dafür musst du auf eine externe Software zurückgreifen.
Zugriff für deinen Steuerberater
Falls du mit einem Steuerberater zusammenarbeitest, kannst du ihm mit Hilfe des Mitarbeiteraccounts Zugang zu deinen Buchhaltungdaten geben. So kann er direkt online auf die Rechnungsdokumente zugreifen. Zudem lassen sich die Dokumente auch per DATEV-Export exportieren.
5) Billbee: Support und Sicherheit
Support bietet Billbee bietet Billbee in Form einer FAQ-Sektion, eines Help-Centers, in Form von Webinaren oder in Form von Anleitungen auf dem YT-Kanal oder im Blog von Billbee an, wenn es sich um eine Frage handelt, die du selbst lösen kannst.
Einen Live-Chat gibt es leider nicht.
Ein Plus: Billbee bietet ein Support-Versprechen, laut dem du, falls der Erstkontakt durch den Support nicht bis zum Ende des darauffolgenden Werktages folgt, für den jeweiligen Monat keine Gebühren bezahlst.
Sicherheit
Da es sich bei Billbee um einen Anbieter mit Servern in Deutschland handelt, unterliegt das Rechnungsprogramm den Vorgaben der DSGVO und bietet damit in puncto Datenschutz Sicherheit.
Im Netz findet man nicht viele andere Informationen hinsichtlich der Sicherheit von Billbee- abgesehen von der Tatsache, dass das Rechnungsprogramm durch eine sichere 256-Bit SSL-Verschlüsselung mit TLS 1.3 Standard geschützt wird.
Fazit zu Billbee als Rechnungsprogramm
Geeignet ist die Software vor allem für Händler, die ihre Waren und Dienstleistungen über mehrere Kanäle verkaufen. Wenn das der Fall ist, profitierst du von den Shop-Anbindungen, der zentralen Verwaltung von Kunden und Artikeln und der integrierten Lagerverwaltung.
Hinsichtlich des Preises können wir keine allgemeingültige Auskunft geben, ob die Software zu teuer oder genau angemessen ist, da es von deinen monatlichen Bestellungen abhängt.
Der Grundtarif von 1€ klingt nach einer Entscheidung, für die man keinen zweiten Gedanken verschwenden sollte, aber da sich die Kostengestaltung von Billbee dynamisch an dein Verkaufsvolumen anpasst, solltest du den Schieberegler auf der Website von Billbee für deine Kalkulation verwenden.
Da bei Billbee viele Funktionen, die für ein umfassendes Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm charakteristisch sind, fehlen, kann es sein, dass Billbee zur vollständigen Verwaltung deiner Finanzen nicht reicht. Daher kann es sein, dass du Billbee noch durch andere Rechnungsprogramme und Buchhaltungsprogramme ergänzen musst.